Vantagens Que A NFe Oferece E Você Está Ignorando

Programas de incentivo para aumentar a arrecadação tributária e combater a sonegação estão presentes no cotidiano há muito tempo. Temos registros históricos de ações do fisco para despertar o interesse da sociedade. 

Nesse contexto, entre 1964-1970, o Estado de São Paulo criou o Talão da Fortuna. Esse programa teve a finalidade de incentivar os consumidores a reunirem os documentos fiscais solicitados nos estabelecimentos, e efetivarem a troca por um talão, fornecido pelo Sefaz, para concorrer aos sorteios mensais.

A nota fiscal (NFe) é o documento utilizado para comprovar transações comerciais. Ela é utilizada para fins fiscais e tributários e, resumidamente, acoberta as operações de vendas de produtos e serviços. 

Com ela, registramos transferências de propriedades ou aquisições, com acesso a informações sobre o prestador/vendedor e sobre o consumidor. 

Hoje, décadas se passaram e os talões de nota fiscal, antes em papel, evoluíram para a emissão eletrônica. Além de atender a obrigatoriedade, as informações contidas na nota fiscal eletrônica, apresentam dados relevantes para que as empresas possam realizar seu planejamento estratégico e tomar decisões informadas. 

Falaremos neste artigo sobre as vantagens que a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) oferece. Continue a leitura e confira!

A importância da NFe numa empresa

A nota fiscal é um documento obrigatório. Na legislação, são previstas multas e autuações, na falta de emissão ou omissão do documento fiscal. A falta de emissão do documento impacta negativamente na saúde financeira da empresa e pode comprometer até seu posicionamento no mercado. 

A não emissão correta de NFe pode configurar crime contra a ordem tributária e de sonegação fiscal, com reflexos para o contribuinte, que deverá responder por tais atos em âmbito judicial.

O processamento de NFes deve ser realizado por todas as empresas, mediante prestação de serviços e/ou vendas e transações comerciais, para assim cumprirem com as devidas obrigações tributárias. 

No entanto, o contribuinte é quem deve observar os registros necessários para atendimento ao fisco, no que diz respeito às apurações e o recolhimento dos impostos aos cofres públicos. 

Vale, por isso, destacar a importância das NFes para a gestão das informações dentro da empresa: elas são poderosas ferramentas, que podem ser utilizadas para fins gerenciais. Através dos dados preenchidos nos documentos fiscais, pode-se extrair indicadores para: 

• Analisar movimentações de um determinado  período 
• Acompanhar o desempenho e as variações das entradas e saídas de dinheiro na empresa 
• Controlar o estoque 
• Mediar a movimentação econômica e financeira da organização.

Vantagens que a emissão de NFe oferece para o seu negócio

O cenário empresarial apresenta uma evolução constante. Aplicar soluções tecnológicas para facilitar a interação entre ambiente interno e externo pode otimizar processos e o controle da empresa. Ou seja, equipes de operação, recursos humanos e controladoria, estarão melhor alinhados com os interesses de clientes, fornecedores e o próprio fisco. 

Da mesma maneira, ao longo do tempo, o fisco vem trazendo mudanças significativas. Essas mudanças têm o intuito de oferecer benefícios aos contribuintes, para a sociedade, e assim facilitar o acompanhamento das administrações tributárias.

Diante do exposto, vale destacar as mudanças que a nota fiscal eletrônica, que foi instituída em 2005, apresentaram em primeiro momento. 

Em seguida, podemos perceber as significativas alterações para o cumprimento das obrigações e a comunicação entre o fisco e o contribuinte.

A obrigatoriedade das NFes trouxe um modelo de documento que apresenta benefícios e vantagens, para o fisco e aos contribuintes, sejam empresas ou consumidores. A nota fiscal, anteriormente emitida em papel, foi substituída pelo modelo eletrônico, que é gerada, assinada e armazenada de maneira digital. 

Para realizar a emissão, o contribuinte precisa de um certificado digital. Com o certificado, ele está apto a realizar a assinatura do documento eletrônico e passar por validação jurídica na secretaria da fazenda. Toda a operação é realizada eletronicamente.

Nesse contexto, é importante que as empresas identifiquem as vantagens da emissão da NFe, e os benefícios trazidos a partir da sua implementação e obrigatoriedade:

Praticidade

As NFes proporcionam facilidade na automação de processos, a partir da parametrização de um sistema para emitir os documentos fiscais. Assim, elas minimizam os riscos de erros, que são mais frequentes em processos manuais.

Aumento da Lucratividade

Para aumentar a lucratividade da empresa, é necessário ter uma gestão fiscal e de recursos eficientes. Dessa forma, é possível manter o equilíbrio e o controle de estoque, bem como reduzir despesas desnecessárias. 

As NFes contribuem para otimização de processos e verificação eficiente de informações e utilizam os registros dos documentos fiscais para acompanhar o estoque, a partir do cadastro do item e do controle de suas movimentações.

Confiabilidade

A NFe deve cumprir os aspectos de validação e autorização na secretaria da fazenda, e assim, possui validade jurídica para corroborar as operações. A assinatura, realizada através do certificado digital, assegura a representação da empresa perante o fisco e a autorização para a confiabilidade das transações.

Segurança 

As NFes possuem a representação gráfica, o DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. No entanto, o arquivo que possui validade jurídica, e deve ser armazenado, pelo período de 05 (cinco) anos, é disponibilizado no formato digital, identificado como XML. 

Armazenar os arquivos em nuvem ou em um servidor interno traz maior segurança para a empresa, facilidade no gerenciamento das informações, e ainda reduz significativamente os papéis.

Utilize NFe para organização interna e logística para a empresa

As NFes agilizam o processo de entrega e trânsito de mercadorias, isso porque sua emissão ocorre de maneira simultânea. 

Sua representação gráfica – o DANFE – acompanha o trânsito das mercadorias e, a partir desse documento, o transportador, contribuinte ou responsável pelo recebimento, pode realizar a conferência física da mercadoria, preço ou valor do serviço. 

Ainda, a gestão eficiente da nota fiscal eletrônica confere à empresa maior credibilidade perante clientes e fornecedores. O que facilita o compartilhamento de informações, inclusive com o fisco.

Como usar as notas fiscais para melhorar a gestão do seu negócio

Para emitir a NFe, o contribuinte deve obter um certificado digital e deve possuir credenciamento ativo na secretaria estadual. Com o apoio de um sistema de informação ou plataforma disponível no mercado, o contribuinte deve realizar o preenchimento dos campos obrigatórios para gerar, validar e autorizar a emissão do documento fiscal. 

Um sistema gratuito pode ser utilizado para efetuar a emissão, no entanto, a empresa deve analisar o custo x benefício de contratar um software especializado para realizar a gestão fiscal dos documentos e dos dados da empresa.

Gestão de dados com NFe

Dessa forma, com o auxílio de um sistema ou plataforma, a empresa pode realizar a gestão dos dados extraídos a partir das notas fiscais (entradas e saídas) para construir indicadores de faturamento e desempenho do período. 

Gerenciamento de estoque e conferência de informações

A empresa também será capaz de controlar e gerenciar seus estoques, identificando a movimentação dos itens, e podendo analisar possíveis alternativas de promoções para determinados produtos ou mercadorias. 

Também é possível consolidar informações sobre os maiores fornecedores ou clientes, para assim elaborar ações estratégicas para solicitar ou conceder descontos, bem como negociar prazos.

Vale lembrar sobre a importância do acompanhamento profissional para a correta parametrização do sistema no que tange os aspectos fiscais e tributários. A validação da nota fiscal eletrônica está relacionada aos campos de preenchimento. Ou seja, a estrutura do arquivo, (sendo os dados referentes base de cálculo, alíquotas e impostos), está sujeita a auditorias pela fiscalização tributária.

Conclusão 

As NFes possuem caráter de emissão obrigatória. Nos termos da legislação, negar ou deixar de fornecer o documento, pode resultar em crime contra a ordem tributária e também caracterizar sonegação fiscal.

Para além disso, conforme exposto no texto, sua emissão traz vantagens e benefícios para as empresas. Elas podem ser utilizadas como fonte de informações e elaboração de indicadores para a gestão fiscal dos negócios.

Diante desse recurso, é destacada a importância da sua emissão para a organização da empresa, e também para a gestão contábil no registro de suas entradas e saídas. Além disso, a correta emissão de NFes permite assegurar a regularidade das transações comerciais, apurações dos impostos e entrega das declarações.

A nota fiscal eletrônica possui informações valiosas para os gestores. Elas devem ser exploradas para construir um planejamento estratégico e contribuir com a continuidade e expansão dos negócios.