5 erros fiscais mais comuns e como a Qive pode ajudar

Todos estão suscetíveis a cometer erros, mas há falhas que podem gerar grandes prejuízos, como nos casos de erros fiscais. Há incorreções no departamento fiscal de uma empresa que podem gerar perdas substanciais de dinheiro em pagamentos desnecessários de impostos e podem, até mesmo, interromper transações operacionais essenciais ao funcionamento geral da empresa.

Mas, felizmente, alguns dos maiores erros fiscais podem ser evitados com atitudes simples, com mudança de gestão ou rotina. Outros precisam de uma atenção maior, pois o impacto pode ser irreversível. Para que erros fiscais não aconteçam na sua empresa, separamos um resumo sobre os erros mais comuns e vamos te mostrar como evitá-los com o uso da Qive, software de consulta e gestão de notas fiscais.

Os 5 erros fiscais mais comuns e como evitá-los

1. Perder prazos por conta de desorganização 

Um dos erros fiscais comuns é “esquecer” alguma obrigação fiscal. Mas não acompanhar o calendário tributário da sua cidade, estado e união é um erro grave, pois acarreta multas e penalidades pelo Fisco. Da mesma forma, não organizar os prazos de obrigações fiscais internamente pode fazer com que até as entregas de rotina passem despercebidas. 

A solução:

Por isso, é fundamental acompanhar um Calendário Fiscal. O Qive, por exemplo, disponibiliza gratuitamente um calendário com as obrigações federais. Baixe o nosso calendário por dentro das obrigações fiscais federais atualizadas. E para não ter problemas com outras entidades públicas, reúna as informações da agenda municipal e estadual que afetam a sua empresa para criar um cronograma interno e integrado entre os times.

2. Não se preparar para as fiscalizações 

A desorganização é, sem dúvida, um fator chave para cometer erros fiscais. Pois, quando não há um controle de notas fiscais emitidas e demais documentos fiscais, isso pode trazer grandes transtornos caso você tenha que prestar contas para a fiscalização. Além disso, é importante sempre estar em dia com a Lei da Guarda, que obriga as empresas a armazenarem os XMLs das notas recebidas e emitidas dos últimos 5 anos mais o ano vigente. 

A solução:

Com a Qive, software de gestão de notas fiscais, sua empresa vai estar sempre em dia com o Fisco de forma fácil e segura! Por meio do módulo Sincroniza Notas, você cumpre com a Lei da Guarda ao enviar os DFes emitidos do seu computador para a plataforma Qive, reunindo todos os seus documentos em um único lugar. Bem como, esse módulo também permite baixar os DFes recebidos, sincronizando a sua pasta com o seu ERP para que as notas na Qive sejam enviadas para o seu sistema de escrituração de forma automática, reduzindo qualquer erro e otimizando o seu tempo.

3. Cometer erros no preenchimento de dados durante a escrituração 

O processo de escrituração depende da precisão de seres humanos — que são propensos a erros. Mesmo a equipe mais qualificada não o salvará de erros fiscais - e eles acontecerão, mais cedo ou mais tarde. Pontuação, ortografia, gramática, interpretação incorreta de dados, não salvar trabalho ou digitação incorreta nos campos incorretos são comuns na maioria das entradas de campo de dados. Mas, infelizmente, cometer esses deslizes pode fazer com que o envio da escrituração não seja feito ou até mesmo fazer com que o seu negócio apresente algum tipo de irregularidade fiscal, o que acarretará em multas e autuações.

A solução:

Com a Qive é possível fazer a conferência das suas notas antes de escriturá-las! Como? Por meio do módulo Confere C100D100 é possível comparar uma base de chaves de acesso do seu SPED Fiscal com a base da Qive e otimizar seu tempo reduzindo riscos fiscais. O aplicativo oferece:

• Maior agilidade na conferência, permitindo que sua empresa cumpra com todas as obrigações fiscais;

• Conferência de dados do seu SPED antes de fazer a sua escrituração;

• Agilidade e antecipação a apuração de impostos;

• Maior controle sobre NFes e CTes recebidos;

• Redução de multas e autuações com fiscalizações;

• Minimização de gastos com retificações do SPED.

Entenda mais sobre esse aplicativo e como utilizar o Confere C100D100. Acesse!

4. Usar uma tecnologia defasada

A gestão fiscal ficou mais moderna com o surgimento do SPED e do e-Social, mas nem todas as empresas acompanharam a transformação digital do setor. Isto é, há muitas iniciativas isoladas: as poucas ferramentas, quando usadas, não funcionam de maneira harmônica e integrada como um sistema. Como resultado, as informações fiscais ficam descentralizadas e não há o devido controle de documentos, o que fica suscetível a erros fiscais. 

A solução:

Quando se trata de combater os erros fiscais na gestão da sua empresa, é fundamental contar com softwares e ferramentas eficientes. A utilização de uma plataforma online de gestão e inteligência em documentos fiscais eletrônicos como a Qive, por exemplo, é uma importante ferramenta de análise, organização e otimização de atividades do setor fiscal.

5. Falta de integração entre departamentos 

Como vimos anteriormente, a falta de organização provoca erros fiscais. Mas, além disso, quando não há integração de informações com os responsáveis do setor financeiro, contábil, compras, estoque, entre outros, os documentos fiscais de cada um podem se perder e provocar erros. 

A solução:

Integrar os departamentos da sua organização é importante para que os responsáveis saibam o que está acontecendo e melhorem a gestão de documentos fiscais. Com a Qive você pode dar acesso ao seu time! Nele é possível adicionar usuários na plataforma e sua equipe terá acesso a todos os CNPJs da sua conta a partir de um login e senha próprios. Da mesma forma, é possível conceder acesso ao seu contador, por meio do Painel de Acesso Básico. Diferentemente dos seus usuários, que terão acesso a todas as empresas da sua conta, o seu painel terá acesso apenas ao CNPJ escolhido, sem nenhum custo adicional.

Dica bônus:

Planejamento tributário

Com o Fisco utilizando tecnologias que captam informações fiscais das empresas em detalhes, as empresas precisam estar atentas e organizadas. Para isso, é imprescindível a adoção de um plano de gestão fiscal eficiente. Isto é, uma forma correta de administrar o ônus tributário, garantir uma economia legalizada de impostos, taxas e contribuições e, claro, evitar erros fiscais. O caminho para isso é o planejamento tributário.

Portanto, realize uma profunda investigação da atual condição da empresa, que envolve o histórico fiscal e contábil, receitas, despesas operacionais e com pessoal. A base do planejamento tributário é o faturamento, que depende do controle fiscal que a empresa tem sobre as entradas de capital. Para auxiliar nessa tarefa é aconselhável adotar uma solução de gestão de documentos fiscais. Saiba mais sobre os principais pontos de atenção para um planejamento tributário eficiente.

Conclusão

Em suma, para evitar os principais erros fiscais, percebemos que acompanhar as agendas tributárias, se preparar para possíveis fiscalizações, fazer conferências precisas antes da escrituração e manter uma comunicação interna eficiente são estratégias imprescindíveis.

O departamento fiscal é vital para a saúde de uma empresa. Pois, nele os gestores, e a contabilidade se fazem imprescindíveis para que ajudem a empresa a crescer de modo produtivo e assertivo.

E para facilitar a gestão de notas fiscais da sua empresa e estar sempre em dia com as suas obrigações, experimente a Qive!