Como facilitar a consulta e gestão das NFSe

Recentemente, houve a divulgação da nova Plataforma da Nota Fiscal de Serviço eletrônica - NFSe Nacional, com o intuito de implementar a emissão das notas fiscais eletrônicas em um único padrão para todos os municípios.

É no contexto dessa atualização que este texto aborda os detalhes da NFSe, documento tão importante. Afinal a NFSe é um documento fiscal eletrônico que formaliza a prestação de serviços e, portanto, envolvido em uma infinidade de operações da maioria das empresas. 

Para te ajudar a entender o processo envolvido na padronização das NFSe e ainda te ajudar nos processo de consulta e gestão, separamos as principais informações que você deve saber para facilitar e agilizar a rotina da sua empresa.

O projeto da NFSe Nacional

O Projeto da NFSe Nacional faz parte do Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Ele está sendo desenvolvido pela Receita Federal em parceria com a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais. 

A implementação do projeto busca trazer segurança para as administrações tributárias por meio da padronização dos documentos fiscais que formalizam as prestações de serviços.

O Projeto da NFSe Nacional faz parte do Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Ele está sendo desenvolvido pela Receita Federal em parceria com a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais e está sendo conduzido em conformidade com o Protocolo de Cooperação ENAT nº 02/2007, que confiou a coordenação e a responsabilidade pelo seu desenvolvimento e implementação.

A implementação do projeto busca trazer segurança para as administrações tributárias por meio da padronização dos documentos fiscais que formalizam as prestações de serviços.

Embora várias prefeituras, notadamente São Paulo e Belo Horizonte, já tenham estabelecido sistemas próprios para a emissão de notas fiscais eletrônicas, nossa aspiração fundamental é estabelecer um padrão unificado em todo o território nacional para a NFSe.

Objetivos da NFSe Nacional

No Brasil existem 5.568 municípios, segundo o site do IBGE, sendo que cada um tem suas legislações tributárias municipais e formas processuais de emissão de documentos fiscais que registram as prestações de serviço. 

Devido a essa situação, as empresas e o governo têm grandes dificuldades no gerenciamento e emissão desses documentos. Assim, a implementação do Sistema Nacional da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe) busca regulamentar um padrão nacional para a emissão das notas fiscais de prestação de serviço, além de melhorar o sistema de emissão por parte das empresas através da simplificação das obrigações acessórias.  

Além disso, também traz benefícios tributários, pois aumenta o poder de fiscalização através da melhora na qualidade das informações contidas na NFSe.

Vantagens da padronização NFSe

Padronizar a emissão da Nota Fiscal de Serviço viabilizará a conformidade tributária e trará ganhos na gestão dos documentos fiscais, que passaram a ser integrados. 

O processo de emissão de nota fiscal de serviço eletrônica traz mais segurança, pois sua emissão será assegurada por assinatura digital. No mesmo sentido, também há a diminuição da burocracia, visto que todos utilizarão o padrão nacional. Além disso, há ainda redução de custos, pois a emissão e o armazenamento serão de forma digital.

Por fim, outra vantagem muito importante é a possibilidade de automatização de processos fiscais, que facilita a rotina de trabalho.

Quem deve emitir a NFSe?

A obrigatoriedade de emissão da NFSe fica reservada às seguintes pessoas jurídicas:

• MEI – Microempreendedor Individual (Resolução CGSN 140/2018);
• Profissionais Liberais;
• Profissionais autônomos;
• Instituições financeiras;
• Prestadores de serviços no geral.

A Prefeitura como responsável pela emissão de notas

Importante lembrar que a emissão da NFSe deverá ser verificada junto a cada prefeitura. 

Acontece que, no Brasil, a responsabilidade pela fiscalização da emissão das notas fiscais de serviço é das prefeituras, sem a obrigatoriedade de padronização. 

Mas, justamente por isso, a NFSe tem o intuito de padronizar, eliminar e guardar versões impressas. Além disso, o objetivo é gerar benefícios às administrações tributárias para melhorar a qualidade das informações. 

Tudo com a intenção de racionalizar os custos e gerar maior eficácia, bem como o aumento da competitividade das empresas brasileiras pela racionalização das obrigações acessórias.

Como emitir a NFSe? - Passo a passo 

A emissão da nota fiscal de serviços eletrônica passa por alguns processos digitais, mas eles são simples, como você pode ver no passo a passo abaixo 

• 1º CADASTRE-SE NA PREFEITURA: o primeiro passo é ter uma inscrição municipal na prefeitura.
• 2º ACESSE O SISTEMA: feita a inscrição, solicite o acesso ao sistema, seja ele por meio de senha ou certificado digital.
• 3º EMITA A NOTA: Após ter em mãos a inscrição municipal e o acesso, serão necessários os dados do seu contratante e quais serviços serão prestados. Com isso, será possível emitir a nota fiscal de serviço eletrônica

Lembre-se ainda de consultar possíveis particularidades em seu município. Por isso, antes de emitir verifique, com seu contador ou mesmo direto nos sites de informação da prefeitura e veja se já existe alguma especificidade extra que você deva seguir.

E, saiba que mesmo que haja algumas situações de contingências, que podem ocorrer no dia a dia de trabalho, ainda há situações de saída para não impactar de forma negativa o contribuinte. 

RPS: uma solução para quando não há conectividade online

O RPS deve ser gerado de forma manual, contendo a numeração sequencial que será convertida em NFSe no prazo determinado pela legislação tributária municipal. 

Os contribuintes que não tiverem sistemas com conectividade online junto à Prefeitura poderão gerar os documentos em lote, para processamento e geração das respectivas NFSe.

E para comprovar o envio do lote de RPS, o contribuinte receberá um número de protocolo de recebimento.

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) pode ser cancelada?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) pode ser sujeita a cancelamento pelo emissor através do sistema, desde que o valor do serviço não ultrapasse R$ 10.000,00. 

Conforme Instrução Normativa GABS/Sefin nº 7/2019, artigo 12, nesse processo de cancelamento, é necessário fornecer uma justificativa para a anulação da NFSe, bem como indicar a NFSe substituta, quando aplicável. A nova nota fiscal emitida deve fazer referência à NFSe cancelada para registro.

No entanto, quando o valor do serviço excede esse limite, o contribuinte deve solicitar autorização ao Fisco Municipal através do sistema para que seja feita uma análise do pedido de cancelamento. Em alguns casos, o Fisco Municipal pode solicitar a anuência do tomador de serviço como parte do processo de análise, quando considerar necessário para fornecer informações relevantes."

Na NFSe é possível descrever mais de um serviço realizado?

Sim, de acordo com o Manual de Orientação do Contribuinte é viável incluir diversos serviços em uma única Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe), desde que esses serviços estejam relacionados a um único item da Lista de Serviços, possuam a mesma alíquota e sejam destinados ao mesmo tomador de serviço. 

Em conformidade com a legislação municipal aplicável, especificamente no caso das atividades relacionadas à construção civil, é obrigatório emitir NFSe por obra, conforme exigido."

Após a emissão da NFSe suas informações poderão ser consultadas?

A funcionalidade de consulta de Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFSe) proporciona a obtenção de informações de uma ou mais NFSe, com base nos parâmetros de pesquisa disponíveis. 

Esses parâmetros podem ser a identificação da própria nota, a identificação do prestador de serviços, a identificação do tomador de serviços ou a identificação do intermediário do serviço. 

Para realizar a consulta de uma NFSe, basta acessar o Portal Nacional da NFSe por meio do seguinte endereço eletrônico: https://www.gov.br/nfse/pt-br/acesso-aos-sistemas.

Quais são as obrigatoriedades tributárias da NFSe?

A NFSe é um documento com validade jurídica gerado em ambiente nacional pela prefeitura, já que é ela quem formaliza a prestação de serviços. A NFSe é emitida por meio da utilização de certificado digital ou senha junto ao site da prefeitura.

Quem regulamenta a NFSe?

A NFSe deve ser emitida conforme a Lei Complementar n°116, de 2003. Porém, o ISS (Imposto sobre Serviços) é um imposto de competência municipal, conforme o artigo 156, III, da Constituição Federal de 1988. 

Logo, é preciso verificar a legislação de cada município, que regulamenta as tratativas e os detalhes da tributação do ISS e meios de emissão da NFSe.

Como uma gestão e consulta de NFSe inteligente ajuda a evitar autuações

A gestão fiscal vem passando por uma transformação, tendo como uma de suas principais aliadas a tecnologia. Isto é, através do uso da tecnologia para o gerenciamento, emissão e consulta das notas fiscais, o processo tributário vem ficando cada vez mais automatizado. 

Isso porque a otimização fiscal traz junto uma integração das informações contábeis, fiscais e financeiras dos negócios realizados, uma vez que a emissão das notas fiscais ocorre de forma automática, facilitando, por exemplo, o fluxo de caixa que estará atrelado às emissões. 

API de Integração

As APIs desempenham um papel fundamental na comunicação entre os sistemas de dados municipais, empresas e entidades conveniadas com o Ambiente de Dados Nacional (ADN). Elas representam o canal por meio do qual os documentos fiscais são compartilhados com as partes interessadas. 

Esses documentos incluem informações cadastrais, Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFSe), números sequenciais de notas, eventos relacionados a notas e solicitações de consulta de notas.

Por meio das APIs, os municípios têm a capacidade de enviar os documentos fiscais gerados localmente para o ADN. Além disso, empresas que utilizam software próprio têm a oportunidade de se conectar às APIs para emitir suas próprias notas fiscais, realizar o download de parâmetros municipais e acessar outros recursos.

É importante observar que os contribuintes também têm acesso ao Portal da NFSe!

Impossibilidade de integração automática nas prefeituras

Conforme destacado ao longo deste artigo, o sistema de cada prefeitura é diferente e o manual de geração manual da NFSe é complexo. Assim, esse processo de integração demanda muito tempo e, claro, gera custos para a empresa. 

Por outro lado, a automatização gera uma forma de emissão rápida e simples. Contudo, existem muitas prefeituras que ainda não têm essa possibilidade, o que acaba dificultando o aumento da produtividade e deixa margem para que ocorram erros, uma vez que o processo é manual. 

Instabilidades e mudanças nos sistemas 

Além da falta de automatização geral, nem todas as prefeituras têm um sistema estável para a emissão de notas fiscais de prestação de serviços. Um dos fatores que causa essa instabilidade é o grande número de emissões de notas fiscais. Outro problema comum são as manutenções frequentes sem aviso prévio para os usuários. 

Assim, para tentar evitar que esses fatores negativos impactem nos negócios, o mais recomendado é nunca deixar para emitir as notas fiscais de última hora.

Por fim, pode-se concluir que a padronização nacional para a emissão das notas fiscais de serviços é um projeto em andamento e, para acobertar todos os municípios, levará um tempo. Por isso é importante acompanhar a aderência de seu domicílio tributário para saber qual é o andamento da implementação desse projeto.

Qive como ferramenta de automação para ajudar na rotina da NFSe

Compreendendo a complexidade que pode haver no processo de emissão dadas as especificidades e adesão das prefeituras, o uso de uma ferramenta de automação capaz de agilizar e garantir maior facilidade nos processos rotineiros da NFSe e, de fato, uma solução de tranquilidade e produtividade para as empresas.

Com a Qive o fluxo de documentos de entrada são facilitados e rapidamente otimizados em 5 passos:

1. Prestador de serviços emite a NFSe contra a sua empresa
2. A Plataforma da Qive captura os documentos automaticamente
3. Os XMLs são armazenados na Nuvem e transformados em um padrão único
4. Todas as NFSes  vão automaticamente para o ERP através do uso da API
5. Só é preciso fazer algumas validações e o documento será lançado!

Além disso, com a Plataforma da Qive a consulta e gestão de NFSe são também otimizadas, facilitando a rotina da sua empresa. Garantindo a sua empresa 5 principais benefícios:

1. Praticidade   e agilidade: integração direta com  as prefeituras  
2. Eficiência na rotina fiscal e otimização do tempo sem necessidade de cadastrar fornecedores 
3. Visão estratégica com informações estruturadas em Relatórios Avançados com os dados de NFSe
4. Fechamento do mês com poucos cliques sem conferência manual de pilhas de papéis
5. Otimização dos processos com importação automática da NFSe no ERP ou Sistema Contábil

Assim sua empresa ganha tempo com os fechamentos mensais; minimiza as preocupações com auditorias; te ajuda nas baixas dos documentos fiscais em diversas prefeituras; além disso a Plataforma “digita” todas as informações ao lançar no ERP ou sistema contábil, garantindo assim a parametrização de processos e automação direto no ERP. Saiba mais sobre a plataforma  e, entende a NFSe de A a Z: da apuração a escrituração 

Conclusão 

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços tributadas pelo ISSQN.

A criação e a implementação da NFSe cumpre, portanto, com os seguintes objetivos:

1. Integração e compartilhamento de informações entre as administrações tributárias (da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios), conforme definido no art. 37 , XXII, da CF/88 ;
2. Padronização e melhoria na qualidade das informações, racionalizando os custos e gerando maior eficácia, bem como aumentar a competitividade das empresas brasileiras pela racionalização das obrigações acessórias (redução do "custo-Brasil"), em especial a dispensa da emissão e guarda de documentos em papel; e
3. Desenvolvimento da Sefin Virtual e sua implantação no Ambiente Nacional Sped.
   ( CF/88 , art. 37 , XXII).