Documentos fiscais - Tudo o que você precisa saber

Documentos fiscais são algumas das obrigações acessórias mais importantes para as mais diversas operações, pois ele prova as transações de vendas, compras, circulação de serviços e mercadorias, tanto entre pessoas jurídicas como pessoas físicas. Importante citar que, conforme o Ministério da Fazenda, todas as instituições que efetuam operações tributáveis estão obrigadas a emitir tais documentos – mesmo que a operação seja isenta dos impostos.

Por isso, é preciso estar atento a todas as exigências do fisco, seja na emissão, na escrituração ou na guarda dos documentos fiscais. Também é preciso entender sobre os principais modelos de documentos fiscais, sobretudo antes de gerenciá-los e escriturá-los.

Assim, neste artigo traremos os conceitos básicos de determinados tipos de documentos fiscais, a fim de auxiliar você nessa tarefa que é tão importante tanto para o empreendedor quanto para o contabilista.

1. O que é documento fiscal?

Documento fiscal é um documento que comprova as operações de venda de bens ou prestação de serviços entre empresas, órgãos públicos, ou até mesmo pessoas físicas. Além da circulação de mercadorias e serviços, esse documento é obrigatório para comprovar o recolhimento de impostos e tributos sobre faturamento.

Atualmente, os documentos fiscais são emitidos de forma eletrônica, e aqueles que ainda não têm essa opção passam por um sistema de validação do fisco, como é o caso das notas fiscais de energia elétrica e telefone. Porém, ambas já possuem projetos em andamento para que sua emissão seja validada de forma eletrônica, assim como já acontece com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e outros tantos modelos.

Esses documentos fiscais são escriturados no livro emitido por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados, o qual é impresso a partir dos dados constantes no sistema de informática do contribuinte. Assim, com a informatização das empresas, surgiu a possibilidade de emitir esses documentos pelo computador, além dos dados digitados poderem automaticamente preencher os livros fiscais. 

A COTEPE, é a comissão responsável por discutir diversos assuntos relacionados ao ICMS e aos documentos fiscais, vamos entender um pouco sobre esta comissão a seguir.

1.2. COTEPE 

A COTEPE é responsável pela publicação de manuais, guias práticos e orientações acerca dos documentos fiscais e suas obrigações acessórias no SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. Geralmente tem por objetivo a definição das especificações e critérios técnicos necessários para a integração entre os Portais das Secretarias de Fazendas das Unidades Federadas, Receita Federal do Brasil – RFB, Superintendência da Zona Franca de Manaus - SUFRAMA e os sistemas das empresas emissoras dos documentos fiscais eletrônicos.     

A Comissão Técnica Permanente do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - COTEPE/ICMS, com sede no Distrito Federal, tem por finalidade realizar os trabalhos relacionados à política e à administração do ICMS, visando o estabelecimento de medidas uniformes e harmônicas no tratamento do referido imposto em todo o território nacional, bem como desincumbir-se de outros encargos atribuídos pelo Conselho Nacional de Política Fazendária - CONFAZ.

Ademais, a COTEPE/ICMS é constituída por representantes do Ministério da Fazenda e um representante do Distrito Federal e de cada estado.

1.3 Documento Auxiliar 

Os documentos fiscais eletrônicos são emitidos e transmitidos eletronicamente para a Secretaria da Fazenda em conjunto com a Receita Federal do Brasil. Esses documentos, ao serem transmitidos, são emitidos em arquivo XML.

O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal e obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal. Normalmente, após a emissão e a validação da NF-e, o emissor disponibiliza em seu site ou envia para o e-mail do comprador a nota fiscal nos formatos PDF e XML.

O arquivo em formato PDF é o documento auxiliar. No caso da NF-e, é conhecido como DANFE, e no caso do CTE, é conhecido como DACTE, e assim em diante.

Essa é uma representação simplificada da Nota Fiscal, com as informações constantes no XML. Na prática, pode ser conceituado como um documento impresso que apresenta as principais informações NF-e, nos modelos instituídos pela legislação pertinente.

Para compreender melhor tudo que envolve documentos fiscais, a seguir veremos alguns exemplos e suas principais características.

2.Tipos de documentos fiscais

2.1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)

A NF-e, modelo 55, é um documento fiscal eletrônico, de existência apenas digital, que deve ser emitido em diversas operações comerciais envolvendo a circulação de mercadorias — venda para pessoa jurídica, devolução, transferência, entre outros — e, em alguns casos, de serviços. 

2.2.   CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O CT-e é um documento eletrônico que acompanha a prestação de serviços de transporte. Assim como a NF-e, ele é emitido e armazenado eletronicamente e possui o documento auxiliar denominado DACTE. Tem como finalidade prestar contas sobre serviços relacionados à movimentação de cargas, seja no modal rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

2.3.   NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)          

A NFS-e é também um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada. Esse documento tem a finalidade de documentar as operações de prestação de serviços.

2.4.   NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)

A NFC-e é um documento fiscal eletrônico emitido para o consumidor final e está alinhado às propostas do SPED fiscal. Trata-se de um documento que pode ter o DANFE impresso por uma impressora comum, sem a necessidade de permissões ou de compra de equipamentos caros.

2.5.  CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico)

O CF-e é emitido através do SAT - Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos. É o documento fiscal emitido por grande parte do varejo do estado de São Paulo.

2.6.   MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos)

O MDF-e é um documento emitido e armazenado eletronicamente para vincular documentos fiscais transportados na carga, como a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). A principal finalidade desse documento é acompanhar o registro dos documentos fiscais em trânsito e identificar as unidades de carga utilizadas. 

O manifesto deve ocorrer por empresas prestadoras de serviço de transporte para operações que envolvam mais de um CT-e, ou pelas demais empresas nas operações cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal.

2.7.   Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa pode ser emitida por micro e pequenas empresas, autônomos que não possuem CNPJ, microempreendedores individuais e por não contribuintes do ICMS. Em alguns estados também pode ser emitida por contribuinte CNPJ com IE (Inscrição Estadual) que não tenha operações regulares interestaduais e que ainda utiliza talão de nota fiscal manual. Porém, para as operações interestaduais é obrigatória a emissão de documento eletrônico. Para isso, a SEFAZ disponibiliza esse serviço de emissão de documentos avulsos diretamente em atendimento ao posto fiscal. 

2.8.   Situação dos documentos fiscais

Para cada transmissão de documento fiscal eletrônico, é apresentada a situação do documento, que pode divergir de acordo com a finalidade da emissão ou por irregularidades com os contribuintes envolvidos na operação. Agora, vamos ver os tipos de situações, baseados nos manuais de documentos fiscais eletrônicos e sua escrituração, com códigos e descrição, conforme representado a seguir:

2.8.1.  00 Documento regular

Documentos regulares são os documentos fiscais emitidos e transmitidos sem nenhum tipo de particularidade ou divergência em sua transmissão. Ou seja, significa que a nota fiscal, ou o documento fiscal, consta com validade normal no ambiente eletrônico da RFB.

2.8.2.  01 Escrituração extemporânea de documento regular

De acordo com o manual de orientações do SPED, a escrituração extemporânea é feita quando os documentos deveriam ter sido escriturados em períodos anteriores. Nesses casos, a data de emissão e a data de entrada ou saída não devem pertencer ao período da escrituração informado no arquivo em questão. 

Cabe ressaltar que é preciso verificar a legislação de cada UF quanto à escrituração desses documentos.

2.8.3.  02 Documento cancelado

Essa situação de documento equivale a quando um documento é emitido regularmente, porém é identificada alguma falha ou erro em sua emissão, sendo cancelado posteriormente. 

Atualmente o prazo máximo para o cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contados a partir da autorização de uso. Conforme Ato COTEPE 35/10, esse prazo será reduzido para 24 horas a partir de 01/01/2012.

2.8.4.  03 Escrituração extemporânea de documento cancelado

Assim como no tipo de situação código 01 – escrituração extemporânea, esse código é utilizado para escriturar documentos que deveriam ter sido escriturados em períodos anteriores, porém na situação cancelado. Para esse caso, utiliza-se o código de situação 03.

2.8.5.  04 NF-e, NFC-e ou CT-e – denegado

A situação de documento denegado é definitiva, isto é, para os documentos fiscais denegados por qualquer motivo, essa situação não será revertida em regular, devendo o mesmo ser escriturado sem valores fiscais, apenas com a chave de acesso para declarar ao fisco que a numeração e o documento foram denegados. 

O retorno da SEFAZ como denegada acontece quando esse órgão identifica alguma irregularidade fiscal por parte do emitente ou do destinatário da nota. Alguns exemplos são: quando a Inscrição Estadual está suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa.

2.8.6.  05 NF-e, NFC-e ou CT-e - Numeração inutilizada

A inutilização de NF-e tem como principal finalidade permitir que o emissor comunique à SEFAZ os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da nota fiscal eletrônica ou uma rejeição que não é possível ser corrigida.

2.8.7.  06 Documento Fiscal Complementar

A NF-e Complementar, como já citamos, é utilizada para acrescentar os dados e valores que não foram informados na NF-e original. A legislação prevê a sua emissão em alguns casos como exportação, quando o valor do dólar, por exemplo, for diferente na hora da emissão da NF-e e no recebimento da mercadoria.

2.8.8.  07 Escrituração extemporânea de documento complementar

Assim como no tipo de situação código 01 (escrituração extemporânea), esse código é utilizado para escriturar documentos que deveriam ter sido escriturados em períodos anteriores, porém na situação complementar. Para ele utiliza-se o código de situação 03.

2.8.9.  08 Documento Fiscal emitido com base em Regime Especial ou Norma Específica

Essa situação de documento se refere à situação do documento fiscal, não guardando pertinência ao emitente ou ao destinatário. Assim, o uso do código “08” se aplica especificamente àqueles documentos emitidos em virtude de regime especial ou norma específica, por exemplo, na emissão de nota fiscal modelo 01 que referencie um cupom fiscal. Também é utilizado para a escrituração de documentos emitidos por terceiros: os casos de escrituração de documentos fiscais, inclusive NF-e, emitidos por terceiros (como o consórcio constituído nos termos dispostos nos arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976) e das NF-e avulsas emitidas pelas UF (séries 890 a 899). Esses casos devem ser informados como emissão de terceiros, com o código de situação do documento igual a 08 - Documento Fiscal emitido com base em Regime Especial ou Norma Específica.

2.2. Documentos fiscais - Natureza da operação

Os documentos fiscais devem ser emitidos para acompanhar todos os tipos de operações de circulação de bens e prestação de serviço, até mesmo quando não se tratar de uma venda especificamente.

Para isso se utiliza na NF-e o campo de natureza da operação. Esse campo tem o papel de indicar a finalidade da emissão da nota, ou seja, a que operação se destina a emissão da nota. Nele se encontra a operação final de cada NF-e, sendo um código que identifica o tipo da natureza de circulação da mercadoria.

Portanto, o campo de Natureza da Operação serve para descrever todas as operações que envolvem o produto, podendo ser compra, venda, devolução, remessa, retorno, entre outras.

Vamos tratar sobre algumas destas operações a seguir:

2.2.1. Nota Fiscal de Exportação

A nota fiscal de exportação é o documento que oficializa perante a Secretaria da Fazenda a saída das mercadorias para fins de exportação, dando base para fazer todo o registro de escrituração fiscal e contábil da empresa. Nessa nota fiscal ficam registradas as mercadorias ou serviços que serão objetos da exportação, e qual o valor de faturamento será recebido com a operação.

Além disso, ela é um documento fiscal de âmbito interno e será utilizada para efetivação do desembaraço (liberação da carga) da mercadoria para o exterior.

2.2.2.  Nota Fiscal de Remessa

Existe um documento especial para mercadorias que estão em transporte por algum motivo, sem que ainda tenham sido vendidas. Trata-se da Nota Fiscal de Remessa.

A emissão da nota fiscal de remessa exige cuidado e atenção ao ser preenchida para evitar cobrança de impostos indevidos, e também para evitar o não destaque dos impostos devidos pela circulação da mercadoria.

3. Comentários

Como vimos, os documentos fiscais são extremamente importantes para regularizar as operações. A nota e sua boa utilização valem também para manter uma relação saudável entre comerciantes e compradores. Além de garantir os direitos do consumidor, a nota fiscal também evita a evasão do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). 

A Nota Fiscal é a certidão de nascimento da compra. Ela mostra onde e quando o consumidor adquiriu o produto. Além de comprovar a garantia, informa o tipo, o modelo, a marca, a série e assegura o direito na hora de registrar a reclamação nos Órgãos de Defesa do Consumidor.

O simples ato de não emitir uma nota fiscal é crime passível de punição e pode gerar penalidades e atuações para qualquer natureza, sendo de venda ou de prestação de serviços. Mais do que evitar problemas para o bolso da empresa, a importância da emissão da nota fiscal tem a ver com assegurar vantagens competitivas para o negócio, especialmente no caso dos pequenos prestadores de serviço.

Hoje, o processo de emissão de nota fiscal não poderia estar mais simplificado devido ao projeto SPED. Contudo, muitas vezes, cuidar da contabilidade não é seu foco e é necessário contar com um sistema de gestão para facilitar os processos. Assim, poder focar no que você realmente sabe fazer se torna um grande diferencial.

Se você tiver dúvidas ou deseja fazer suas considerações, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: marinaandrian@vamosescrever.com.br .