Nota Fiscal eletrônica (NFe) e suas obrigações

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) foi criada para substituir a tradicional Nota Fiscal emitida em papel, como parte do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.

A finalidade desse documento digital, que pode ser armazenado eletronicamente, é justamente controlar e registrar a circulação de mercadorias, para que posteriormente sejam tributadas. A validade jurídica da NFe é garantida pela assinatura digital de quem a emite e da recepção desse documento eletrônico pelo Fisco, antes da ocorrência do fato que implica na tributação.

Ela substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as situações previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados, tais como a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

Quando a NFe é emitida, portanto, a Secretaria da Fazenda passa a monitorar todas as etapas do processo de circulação de mercadorias, proporcionando maior rapidez e segurança à fiscalização.

Para quem emite a NFe é importante estar atento à algumas obrigações acessórias. Nesse post, vamos tratar um pouco de quais são e o que o emitente deve fazer com o objetivo de evitar eventuais sanções do Fisco.

Devo armazenar as NFe: por quanto tempo e como fazer isso?

Assim como o contribuinte é encarregado de guardar suas notas fiscais em papel, ele também é responsável por guardar as NFe. Porém, os recursos para armazenar esse tipo de documento digital são bem menores do que arquivos e pastas (mesmo considerando um backup), além disso, eles podem ser recuperados mais facilmente em caso de perda.

A NFe é um arquivo XML assinado digitalmente e conta com a sua respectiva autorização de uso. Para o arquivamento, esses elementos devem ser preservados no mesmo formato em que foram transmitidos.

A legislação tributária determina um prazo de 5 anos para se guardar notas fiscais. No caso da NFe esse prazo também deve ser observado, seja para quem emite, seja para quem recebe o documento.

Caso queira, o contribuinte pode armazenar esses dados em um banco de dados, porém não existe nenhuma exigência legal nesse sentido, embora bancos de dados facilitem a organização de questões operacionais da empresa.

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O que devo armazenar?

A regra geral é que o emitente deverão manter os XMLs das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação, porém, quando a empresa for tanto destinatária quanto emitente, ela não precisará guardar o DANFe, ou seja a representação gráfica da NF-e. Existem diversas formas de armazenar os documentos, com suas vantagens e desvantagens.

Perdi a minha NFe e agora?

No caso de perda ou extravio a Secretaria da Fazenda não se responsabiliza pela recuperação desses documentos. Por isso, vale a pena investir em um bom backup e uma pasta para armazenamento digital. Se você possui a chave de acesso de tal nota, existem formas de você baixá-la através do Portal da NFe. Se ela tiver menos de 3 meses, você consegue usar serviços como o Qive para recuperá-la.

Além disso, com a Qive é possível consultar e fazer o download das NFes, NFSes e CTes emitidas contra o CNPJ da empresa, direto da Secretaria da Fazenda e prefeituras, sem a necessidade da chaves de acesso.

Preciso obter previamente minha Autorização de Impressão de Documentos Fiscal (AIDF)?

Como para a NFe não existe mais a impressão gráfica do documento, o AIDF deixou de ser necessário. O procedimento de autorização para a emissão da NF-e é automático e realizado com a própria emissão da nota. No entanto, se a empresa necessita emitir outros modelos de documento fiscal deverá solicitar a AIDF para esses documentos.

E como fica a escrituração contábil e fiscal? 

Com exceção da AIDF, as demais obrigações fiscais relativas à escrituração contábil e fiscal ficaram mantidas. Com a implantação progressiva de todo o sistema que acompanha a NFe, incluindo o Sistema Público de Escrituração Digital, a tendência é que essas obrigações sejam substituídas ou até eliminadas. 

Agora que você já sabe um pouco sobre como funcionam as Notas Fiscais, confira os nossos guias completos sobre a Nota Fiscal de Serviços (NFSe) e a Nota Fiscal eletrônica (NFe). 

Seu negócio está sujeito a NFe? Tem dúvidas sobre como administrá-la? Então deixe seus comentários abaixo.