Organização de documentos: o caminho da Nota Fiscal Eletrônica nas empresas

As notas fiscais eletrônicas (ou NFes) são documentos fiscais emitidos, armazenados e organizados digitalmente. O objetivo dessas notas é o de comprovar uma compra ou venda de mercadorias ou uma prestação de serviços.

Tendo em vista a importância das NFes, você deve imaginar que para manter a sua empresa de acordo com as fiscalizações, deve haver uma organização de documentos fiscais muito assertiva, certo? 

Por isso, nesse conteúdo, vamos falar das etapas ideais pelas quais uma Nota Fiscal deve passar em uma empresa, desde a emissão até a escrituração.

Dessa forma, vai ser possível enxergar esse documento com outros olhos, esquecer um pouco a ideia de que ele não passa de um documento para ser guardado na gaveta e deixar de cometer alguns erros ao lidar com ele.

Quer compreender melhor como a Nota Fiscal Eletrônica está relacionada com as operações mais diversas da empresa e as várias funções que ela pode desempenhar? Confira nosso post!

Como economizar tempo e dinheiro com a boa gestão das Notas Fiscais eletrônicas (NFes)?

Como já mencionado, qualquer transação que envolva a compra e venda de produtos ou serviços por empresas implica que uma Nota Fiscal seja emitida. É um documento comum ao conhecimento de grande parte das pessoas, por isso, nem sempre é possível observar outros aspectos relativos ao seu uso e organização.

Serviços implicam na emissão de uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe), que tem regras e modelos variáveis por municípios, enquanto produtos são associados às Notas Fiscais eletrônicas (NFe), com regulamentação e implementação nacional. 

Uma boa maneira de economizar tempo e dinheiro na organização de documentos fiscais é buscar fazer isso de maneira online, o que implica em manter todos esses documentos como XML.

Mantendo a organização de documentos em dia, você consegue saber quais NFes foram emitidas contra o CNPJ da sua empresa e fazer o balanço mensal de maneira muito mais eficaz.

Passo a passo para a organização de documentos fiscais:

Abaixo, listamos os principais caminhos de uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) nas empresas. Acompanhe o passo a passo, tire suas dúvidas e comece a fazer uma boa gestão de todos os documentos fiscais. Vamos lá?

Passo 1: Emissão da Nota Fiscal eletrônica

Quando uma compra de um produto é feita, uma Nota Fiscal eletrônica deve ser emitida pelo fornecedor – isso significa que os dados sobre a operação de venda são enviados, validados e registrados pelos servidores da Secretaria da Fazenda do estado do emissor.

No momento da emissão, a SEFAZ devolve um arquivo digital (no formato XML) que representa oficialmente a Nota Fiscal.

O fornecedor deve também gerar uma versão impressa desta nota, chamada de DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), que deverá acompanhar a mercadoria em sua jornada até o cliente, facilitando, inclusive, todo o processo de organização de documentos que será posterior.

Não emitir a nota e armazenar a mesma equivale à prática de sonegação fiscal, isto é, que informações sobre transações comerciais foram ocultadas do Governo.Se sua cabeça já está embaralhada com NFe, arquivo XML e DANFe, dê um pulinho neste outro post que explicamos o que é cada um deles.

Passo 2: Disponibilização e Guarda da Nota Fiscal eletrônica

Além da nota auxiliar impressa que acompanha o produto na transportadora, o emissor é obrigado por lei a disponibilizar o arquivo XML da NFe para seus destinatários, assim que for emitido.

Uma forma de disponibilizar é, por exemplo, enviando a nota por e-mail ou tendo uma página na internet onde eles possam baixá-las.

E mais um detalhe: este arquivo deve ser armazenado, tanto pelo receptor quanto pelo destinatário, por no mínimo 5 anos mais o ano corrente – e pode causar multas e dores de cabeça às empresas quando elas não guardarem e a fiscalização cobrar.

Então, para manter a organização de documentos fiscais durante todo o tempo de armazenamento, o mais ideal é deixar todas as notas fiscais em arquivo XML e armazenadas digitalmente, evitando pilhas e pilhas de papéis.

Passo 3: Recebimento da NFe

A NFe é, na maioria das vezes, obtida pelo setor de recebimentos, que recebe o arquivo XML do fornecedor e já pode conferir, antes mesmo da chegada dos itens, se as quantidades e descrições dos produtos constantes na nota estão corretas.

Caso haja algum erro, é possível entrar em contato com o fornecedor e acertar os problemas antes do envio físico dos produtos – o que representa um imenso ganho em tempo, já que não vai haver a necessidade de devolução e troca.

Pela descrição desta etapa, é fácil associar a NFe a um recibo, afinal, consiste na conferência de um recebimento. Mas, cuidado para não confundir os termos. Um recibo apenas atesta um pagamento, ele não serve para o controle fiscal na arrecadação de impostos pelo Governo. Apenas a Nota Fiscal eletrônica contém as devidas informações exigidas.

Neste ponto, já é preciso lembrar que as Notas Fiscais eletrônicas contêm uma diversidade de informações, justamente pelo fato de terem de descrever detalhes relativos à transação.

Esses detalhes equivalem a dados que podem ser usados a favor do negócio, até mesmo influenciando decisões gerenciais importantes que tragam benefícios para a empresa.

Falaremos novamente disso mais adiante, no último tópico.Um problema que o ocorre aqui é que muitas vezes a empresa que está adquirindo os produtos acaba não recebendo a nota, por uma série de razões, que contamos aqui (olhe especialmente o item #4), o que atrapalha todo o processo de organização de documentos, dentro e fora da empresa.

Passo 4: Chegada da Mercadoria

A chegada do produto é o momento em que a empresa alimentará seu estoque. Como a nota já tinha chegado antes do produto, o responsável já está com a nota em mãos e sabe o que esperar na entrega – ele pode verificar se o que chegou fisicamente bate com o descrito na nota e prosseguir com o processo.

Caso hajam divergências, ele pode entrar em contato com a empresa e resolver, talvez utilizando o mesmo entregador para levar os itens errados de volta – ou negar completamente o recebimento da entrega, quando necessário.

Se este estoque for gerenciado por um sistema de Controle de Estoque, o arquivo XML tem papel primordial. É possível, na maioria dos sistemas do mercado, a alimentação automática de estoque por XML da NFe.

Neste cenário, ao confirmar o recebimento da mercadoria, o estoquista pode importar o XML da NFe em seu sistema.A organização de documentos (em especial das NFes) é um passo a mais para ganhar agilidade nessa verificação e trazer bons resultados para o negócio.

Passo 5: Pagamento

Para o pagamento de qualquer cobrança contra a empresa, o setor financeiro utiliza como comprovante de transação a Nota Fiscal eletrônica. Portanto, ela valida a veracidade da cobrança recebida e protege a empresa de pagamentos de mercadoria desacompanhada de Nota Fiscal eletrônica, o que pode ser considerado crime fiscal ou sonegação de impostos.

Neste passo, já com o produto e Nota Fiscal em mãos, o responsável pode já proceder para o pagamento e atualizar as informações em sistemas de gestão, caso utilizem.

Passo 6: Escrituração e organização de documentos fiscais

A contabilidade faz a escrituração e calcula, a partir da Nota Fiscal, os impostos e tributos envolvidos para depois fazer o fechamento do Caixa. A NFe é também um fato contábil, por isso, o registro dela precisa ser lançado nos livros de contabilidade com esse fim – e as versões eletrônicas dos documentos chegaram para acelerar as coisas.

O cálculo dos impostos talvez seja o aspecto mais conhecido no que diz respeito aos propósitos da NFe. É do entendimento de grande parte das pessoas que a NFe prova que tanto o comprador quanto a loja e o fornecedor da loja pagaram os devidos impostos exigidos na transação comercial em que participaram.

A técnica contábil de escrituração é uma forma de organização de documentos e de registrar informações a respeito do patrimônio de uma empresa, daquilo que ela possui e que a contabilidade quantifica.

Uma aquisição ou uma venda feita sem que tenha sido emitido um documento comprovativo, que é a Nota Fiscal, não poderá ser lançada nos registros contábeis e isso pode criar vários problemas quanto à administração patrimonial do negócio, além de implicar complicações diante dos órgãos de fiscalização do Governo.

Bônus: acesso às garantias e negociação de pagamento

Não é em vão que as Notas Fiscais eletrônicas são desde sempre conhecidas como um papel importante que deve ser guardado. Nelas constam as características que identificam o produto, valores para base de cálculo de impostos, além de serem a garantia de ter ocorrido uma transação comercial dentro da lei.

Por tudo isso, caso sejam necessários reparos, ou mesmo a substituição ou troca do produto, é imprescindível apresentar NFe para ter acesso à garantia.

A ideia principal é que outros aspectos relativos ao manuseio da NFe fiquem evidentes para que sejam percebidas as funções que ela pode desempenhar dentro da empresa.

Vamos imaginar uma situação hipotética: um revendedor já tenha realizado muitas compras de um mesmo fornecedor. Sabemos que para cada situação de compra foi emitida uma NFe.

O revendedor, se reunir todas as Notas Fiscais das compras anteriores feitas com esse mesmo fornecedor, pode perfeitamente tentar negociar melhores condições de pagamento, de financiamento ou outro benefício e conseguir obter vantagens para uma próxima compra – além de poder comparar preços entre diferentes fornecedores.

Desmistificar a função e o uso das Notas Fiscais

A NFe é um documento que passa pelas mãos de muitos profissionais ao longo de seu percurso e, por isso, pode ser desafiador encarar que um documento simples e de uso tão corriqueiro vá somar possibilidades variadas de uso.

Para começar a pensar diferente, podemos partir do princípio da organização de documentos: uma só NFe permite acessar dados sobre uma só compra, muitas Notas Fiscais eletrônicas juntas permitem, por exemplo, analisar o potencial de compra de uma empresa inteira. 

A organização de documentos como as Notas Fiscais eletrônicas e a posse de seus XMLs possibilitam consultas que podem induzir a respostas conclusivas a respeito do comportamento da empresa, servindo até de plano de fundo para a tomada de decisão nos processos de gestão.

Os profissionais que conseguem perceber a importância desse documento, terão maiores chances de fazer a manipulação adequada, verão mais sentido nas rotinas da empresa que envolvam as Notas Fiscais eletrônicas e poderão compreender o potencial por trás das iniciativas de organização de documentos como esses.

Tem mais dúvidas sobre o percurso da Nota Fiscal eletrônica, sobre a organização de documentos como esses e sobre seu usos? Conte pra gente nos comentários!

Você usa um processo e organização diferente com as notas? Comente, participe e continue acompanhado nossos posts!