DEFIS 2026: Prazos, Como Fazer e Documentos Necessários
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) constitui uma das principais obrigações acessórias impostas às microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional. Ainda que não envolva, em si, o recolhimento direto de tributos, a DEFIS desempenha papel estratégico no sistema tributário brasileiro. Isso pois ela funciona como instrumento de fiscalização indireta. Ela permite que a Receita Federal do Brasil (RFB) cruze dados econômicos, patrimoniais e cadastrais das empresas que se enquadram nesse regime.
Para o exercício de 2026, a DEFIS ganha relevância adicional em razão das alterações normativas que impactam o ambiente do Simples Nacional. Especialmente no que se refere a prazos, penalidades por atraso e maior rigor no controle das informações declaradas.
Neste contexto, torna-se imprescindível que profissionais da contabilidade e empresários compreendam o conceito da obrigação, bem como seus procedimentos operacionais, documentos necessários e consequências do descumprimento.
Este artigo tem como objetivo analisar, de forma técnica e aprofundada, a DEFIS 2026. Abordaremos seus prazos, conteúdo informacional, procedimentos de preenchimento no PGDAS-D e particularidades aplicáveis às empresas inativas.
Buscamos, assim, oferecer um material de referência científica e prática, que se alinha às exigências normativas e à realidade da contabilidade contemporânea.
O que é a DEFIS e qual o prazo em 2026?
A DEFIS é a obrigação acessória que substituiu a antiga Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI e DASN). Sua exigência é anual para empresas optantes do Simples Nacional, excetuando-se apenas os microempreendedores individuais (MEI), que possuem declaração própria.
Do ponto de vista conceitual, a DEFIS tem como finalidade prestar informações à Receita Federal e aos demais entes federativos acerca da situação econômica, financeira e societária da empresa. Entre os dados declarados, destacam-se:
- Receitas auferidas
- Distribuição de lucros
- Número de empregados
- Valores pagos a sócios
- Informações relativas ao estoque e ativo imobilizado
No exercício de 2026, o prazo para entrega da DEFIS permanece vinculado ao encerramento do ano-calendário de 2025. Sua transmissão deve ocorrer até o dia 31 de março de 2026.
Trata-se de prazo fatal, não prorrogável, cujo não cumprimento acarreta penalidades automáticas, conforme disciplina a legislação do Simples Nacional. É importante destacar que a DEFIS somente pode ser transmitida após a consolidação de todos os períodos no Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório (PGDAS-D). Assim, eventuais omissões ou inconsistências no PGDAS-D impedem a entrega da declaração, criando um efeito cascata de irregularidade fiscal.
DEFIS para Empresas Inativas
As empresas optantes pelo Simples Nacional que permaneceram inativas durante todo o ano-calendário também têm obrigação com a entrega da DEFIS. Considera-se empresa inativa aquela que não realizou qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou então financeira, inclusive aplicações no mercado financeiro.
Nesses casos, embora não haja receitas ou movimentações a declarar, a DEFIS deve transmitir informações zeradas, sinalizando formalmente a condição de inatividade. A ausência de entrega, mesmo sem movimentação, sujeita a empresa às mesmas penalidades aplicáveis às empresas ativas.
Do ponto de vista contábil, essa exigência reforça o princípio da formalidade fiscal, segundo o qual a inexistência de fatos geradores não afasta a obrigação de prestar informações ao Fisco.
Quais informações devem ser declaradas?
Além do rol básico de dados que exige o sistema, a DEFIS demanda uma leitura técnica apurada por parte do profissional contábil. Isso pois as informações prestadas refletem, de forma indireta:
- Capacidade contributiva;
- Estrutura operacional;
- Coerência econômico-financeira da empresa perante o Fisco.
A declaração não se limita à reprodução mecânica de números, mas pressupõe análise e validação prévia.
Do ponto de vista normativo, as informações declaradas na DEFIS devem observar estrita consonância com a Lei Complementar nº 123/2006 e com a Resolução CGSN nº 140/2018. Especialmente no que tange à segregação de receitas, à distribuição de lucros e ao enquadramento correto das atividades.
O preenchimento da DEFIS exige atenção técnica, pois envolve a consolidação de dados que refletem a realidade econômica e patrimonial da empresa.
Dentre as principais exigências de informações, destacam-se:
- Receita bruta total do período, segregada conforme a natureza da atividade;
- Ganhos de capital auferidos na alienação de bens do ativo imobilizado;
- Quantidade de empregados existentes no último dia do ano-calendário;
- Valores pagos a título de pró-labore, aluguéis e distribuição de lucros aos sócios;
- Informações sobre estoque inicial e final;
- Dados relativos ao ativo imobilizado, quando aplicável.
É fundamental ressaltar que os valores declarados na DEFIS devem ser coerentes com a escrituração contábil e fiscal da empresa, bem como com as informações prestadas em outras obrigações acessórias.
O avanço dos mecanismos de cruzamento eletrônico de dados torna cada vez mais arriscada qualquer inconsistência, ainda que decorrente de erro formal.
Sob a ótica da governança contábil, a DEFIS assume papel relevante na transparência das informações empresariais. Ela reforça a necessidade de controles internos adequados, escrituração contábil regular e alinhamento entre contabilidade societária e fiscal.
Também destacamos que a correta declaração de informações relativas à distribuição de lucros possui uma relevância especial. Tais dados são frequentemente objeto de cruzamento eletrônico pela Receita Federal, sobretudo para fins de verificação de isenção do imposto de renda na pessoa física dos sócios.
A ausência de escrituração contábil regular pode descaracterizar a natureza isenta dos lucros distribuídos, assim ampliando significativamente o risco fiscal.
Além disso, informações como número de empregados, estoque e ativo imobilizado permitem ao Fisco avaliar a compatibilidade entre estrutura operacional e volume de receitas que uma empresa declara. Incongruências nesses dados podem acarretar procedimentos de fiscalização, ainda que não exista inadimplência tributária aparente.
Passo a Passo para o Preenchimento no PGDAS-D
O preenchimento da DEFIS no PGDAS-D é a etapa final de um processo contínuo de conformidade fiscal. Não se trata de um procedimento isolado, mas do resultado da consolidação de informações que se presta mensalmente ao longo do ano-calendário.
Antes de iniciar o preenchimento, recomendamos a realização de uma revisão sistemática da escrituração contábil, da apuração mensal do Simples Nacional e da documentação de suporte, para assim minimizar riscos de inconsistências.
Acesso ao Portal do Simples Nacional
O preenchimento e transmissão da DEFIS ocorre exclusivamente por meio do PGDAS-D, sistema eletrônico que o Portal do Simples Nacional disponibiliza. O correto manuseio da plataforma é condição indispensável para o cumprimento da obrigação.
Acesso ao Portal do Simples Nacional
O primeiro passo consiste no acesso ao Portal, utilizando certificado digital ou então código de acesso válido. Uma vez autenticado, o responsável deverá selecionar o menu referente ao PGDAS-D e, posteriormente, a opção de declaração anual (DEFIS).
É recomendável que, antes do preenchimento, ocorra uma conferência prévia de todos os períodos mensais do PGDAS-D, garantindo assim que não existam apurações pendentes ou em atraso.
Importação de Dados
O sistema permite a importação automática de informações já declaradas ao longo do ano, especialmente aquelas relacionadas às receitas.
Contudo, cabe ao profissional contábil revisar criticamente os dados, complementando-os com informações que não constam do PGDAS-D mensal, como distribuição de lucros e dados societários.
Após o preenchimento integral, o sistema realiza validações automáticas que confrontam os dados com informações já existentes em sua base. Eventuais inconsistências devem ser sanadas antes da transmissão definitiva, seja por meio de ajustes na própria DEFIS, seja pela retificação de períodos do PGDAS-D.
Quando concluir a entrega, é imprescindível arquivar o recibo de transmissão. Esse é o documento que comprova o cumprimento da obrigação acessória. Do ponto de vista probatório, esse recibo assume relevância em eventuais fiscalizações, defesas administrativas ou auditorias.
Penalidades, Multas e Reflexos da Não Entrega
O descumprimento da obrigação de entrega da DEFIS, seja por atraso, omissão ou prestação de informações inexatas, sujeita a empresa às penalidades previstas na legislação do Simples Nacional. As multas aplicáveis possuem caráter automático e tem cálculo com base em critérios objetivos, o que reduz significativamente a margem de discricionariedade administrativa.
Além da penalidade pecuniária, a ausência da DEFIS pode gerar impedimentos operacionais relevantes. Como por exemplo:
- Impossibilidade de obtenção de certidões de regularidade fiscal
- Restrições em processos de parcelamento
- Entraves em operações societárias e bancárias
Sob a perspectiva do risco tributário, a não entrega ou então a entrega inconsistente da DEFIS expõe a empresa a fiscalizações mais aprofundadas. Isso pois interpreta-se a omissão declaratória como indício de irregularidade sistêmica.
A DEFIS como Instrumento de Planejamento e Conformidade
Quando analisada de forma estratégica, a DEFIS pode ser utilizada como ferramenta de diagnóstico da situação econômico-fiscal da empresa.
A consolidação anual de dados permite identificar distorções entre receitas, custos, estrutura operacional e distribuição de resultados, oferecendo subsídios relevantes para o planejamento tributário lícito.
Nesse sentido, a atuação do contador extrapola o cumprimento formal da obrigação, assumindo papel consultivo e preventivo.
A DEFIS, quando corretamente elaborada, contribui para a construção de um histórico fiscal coerente, reduzindo assim a exposição a autuações e fortalecendo a segurança jurídica do contribuinte.
DEFIS no Contexto da Fiscalização Eletrônica e do Cruzamento de Dados
O avanço da fiscalização eletrônica no âmbito da Receita Federal do Brasil e dos fiscos estaduais e municipais reposicionou a DEFIS como uma obrigação acessória de alto potencial fiscalizatório.
As informações que ela apresenta passam por cruzamento sistemático com dados provenientes de outras declarações, sistemas bancários, notas fiscais eletrônicas e obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Dessa forma, a DEFIS passa a integrar um ecossistema de controle que se baseia em inteligência fiscal. Nele, a coerência entre a declaração de receitas, estrutura operacional e capacidade econômica do contribuinte sofre monitoramento constante.
Divergências entre o volume de receitas, a quantidade de empregados e os valores distribuídos aos sócios, por exemplo, tendem a acionar alertas automáticos nos sistemas de fiscalização.
Do ponto de vista científico-contábil, esse ambiente reforça a necessidade de alinhamento entre contabilidade societária, fiscal e gerencial.
A DEFIS deixa de ser uma simples obrigação anual e passa a assumir papel estratégico na mitigação de riscos fiscais. Por isso, ela exige do contador atuação integrada e tecnicamente fundamentada.
O Papel do Profissional Contábil na Qualidade da Informação Declarada
A crescente complexidade do sistema tributário brasileiro e o fortalecimento dos mecanismos de controle eletrônico ampliaram significativamente a responsabilidade técnica do profissional da contabilidade.
No contexto da DEFIS, essa responsabilidade manifesta-se tanto na correta interpretação das normas quanto na validação crítica das informações prestadas.
O contador assume papel central na tradução da realidade econômica da empresa em dados fiscais coerentes, consistentes e juridicamente defensáveis.
Isso implica não apenas domínio da legislação aplicável ao Simples Nacional, mas também capacidade analítica para identificar inconsistências, orientar o empresário quanto às melhores práticas de conformidade e prevenir exposições desnecessárias ao risco tributário.
Sob essa perspectiva, podemos compreender a DEFIS como instrumento de consolidação da função social da contabilidade. A declaração contribui para a transparência das informações e para a segurança jurídica dos contribuintes, bem como para a efetividade da arrecadação tributária.
A atuação técnica, ética e preventiva do profissional contábil revela-se, portanto, elemento indispensável para o adequado cumprimento dessa obrigação acessória.
Conclusão
A DEFIS 2026 se reafirma como instrumento central de controle fiscal no âmbito do Simples Nacional. Ela exige do profissional da contabilidade não apenas conhecimento normativo, mas também rigor técnico e atenção aos detalhes operacionais.
Seu correto preenchimento depende da integração entre escrituração contábil regular, apurações mensais consistentes no PGDAS-D e ótima gestão documental.
À luz das normas que regem o Simples Nacional, especialmente a Lei Complementar nº 123/2006 e as resoluções do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), a DEFIS não se limita a uma obrigação meramente declaratória.
Trata-se, na realidade, de um mecanismo de transparência fiscal, que permite ao Fisco avaliar a compatibilidade entre receitas, distribuição de resultados, estrutura operacional e enquadramento tributário das micro e pequenas empresas.
O cenário normativo vigente para 2026 evidencia um movimento de fortalecimento da fiscalização eletrônica e de maior rigor no tratamento das omissões e inconsistências declaratórias.
Nesse contexto, a atuação preventiva do contador assume caráter estratégico. Isso pois a conformidade da DEFIS tem relação direta com a mitigação de riscos fiscais, preservação da regularidade do contribuinte e credibilidade da prestação de informações aos entes tributantes.
Conclui-se, portanto, que o cumprimento tempestivo e tecnicamente correto da DEFIS transcende a lógica do atendimento formal à legislação. Ele se insere em uma perspectiva mais ampla de governança contábil e tributária. A qualidade da informação contábil representa elemento essencial para a segurança jurídica das empresas optantes pelo Simples Nacional e para a efetividade do sistema tributário brasileiro.
Continue lendo sobre as obrigações fiscais
Temos uma gama de conteúdos sobre as principais obrigações fiscais! Confira o guia completo de cada uma delas:
carolina.silva
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