Lançamento de notas fiscais de entrada: saiba como fazer

Na apuração contábil, o lançamento de notas fiscais manual é muito demorado e pode levar a erros, como o de digitação. Uma falha simples no processo tende a comprometer a precisão e a consistência dos registros.

A boa notícia é que existe um método mais fácil, seguro e automatizado para dar entrada em notas fiscais.

Neste post, mostraremos como fazer o lançamento de notas fiscais de entrada com a ajuda da tecnologia. Continue a leitura!

O que é nota fiscal de entrada?

É o documento fiscal usado para formalizar o ingresso de mercadorias no estoque, seja por meio da compra, devolução ou um mero retorno.

A nota fiscal de entrada está atrelada à movimentação de mercadorias no estoque, e não apenas à aquisição de novos itens propriamente ditos. Sendo assim, os insumos e matérias-primas adquiridos pela empresa também devem ser declarados nas notas fiscais de entrada.

Na prática, a nota fiscal de entrada é um registro simples de tudo que foi adquirido por uma empresa, que fornece aos gestores um controle mais efetivo do estoque.

Leia também: Como ver as notas fiscais emitidas no meu CNPJ

O que é o lançamento de notas fiscais no sistema?

O lançamento de notas fiscais de entrada no sistema é o processo que garante transparência aos setores de compras, financeiro e contábil, já que se trata de colocar as informações de compra no ERP, processo que atualiza os módulos de estoque, faturamento, entre outros.

Todas as mercadorias adquiridas pela empresa — sejam insumos, matérias-primas ou produto final — devem ser compradas de fornecedores que entregam notas fiscais completas, afinal, a sua contabilidade precisa informar sobre todas as movimentações para o Fisco.

Recebidas as mercadorias, fazer o lançamento de notas fiscais no sistema pode ser um processo lento, se for feito da forma manual. Isso porque é preciso digitar a chave de acesso e preencher todas as informações no ERP.

Por isso, existem duas formas de fazer o lançamento de notas fiscais de entrada: manual e automatizado. Confira a seguir!

Como fazer lançamento de notas fiscais de entrada?

Para conduzir esse processo, você pode seguir dois caminhos:

Lançamento de notas fiscais de entrada manual

O passo a passo é relativamente simples, mas demanda muito tempo do time. Veja só:

1. Baixar cada XML usando a chave de acesso ou por e-mail;
2. Conferir a validade dos documentos na SEFAZ;
3. Digitar a chave de acesso e todas as informações no ERP.

Se a nota fiscal tiver muitos itens, é comum levar mais de 10 minutos só no lançamento, sem contar o trabalho de buscar os XMLs e validar.

Além disso, caso o item ou fornecedor não esteja previamente cadastrado no ERP, é possível que o processo demore ainda mais.

Lançamento de notas fiscais de entrada automatizado

Usando um sistema para fazer a importação das notas fiscais de entrada no ERP, tudo pode ser muito mais simples e prático. Com a Qive, o lançamento pode ser um processo +85% mais rápido. Veja como funciona:

1. A Qive captura o XML direto da SEFAZ e prefeituras;
2. A plataforma importa os documentos no ERP de forma automática;
3. Não é preciso digitar a chave de acesso para lançar o documento, e a maioria das informações já vêm preenchidas pelo XML.

A plataforma da Qive é completa, desde a captura e guarda de NFe, NFSe e CTe direto da SEFAZ e em todo o território nacional, até a importação no ERP e sistema contábil, além de diversas outras funcionalidades.

A importância da análise no lançamento de NFe

Analisar e validar os dados dos documentos antes de lançar a NFe é importante para manter um processo mais consistente, com foco na conformidade fiscal a fim de evitar multas e problemas com o Fisco.

Por isso, a Qive ajuda você. O sistema faz a captura e custódia dos documentos de entrada e saída, conta com relatórios avançados para apurar impostos, e ainda oferece validações de segurança antes do lançamento.

Imagine gastar tempo lançando uma nota fiscal de entrada no sistema, para só depois descobrir que o fornecedor havia cancelado o documento? Esse é um dos problemas comuns que as validações da Qive evita.

Como cancelar o lançamento de notas fiscais?

Para cancelar o lançamento das notas recebidas no ERP da empresa, é preciso checar qual processo deve ser seguido em cada ERP ou sistema contábil específico.

Por exemplo, o passo a passo para executar o cancelamento da NFe no Protheus é o seguinte:

1. Após excluir o documento de Entrada ou Saída, acesse a rotina de transmissão (SPEDNFE), e observe que a nota excluída anteriormente não será apresentada na tela.

2. Clique em transmissão. O sistema vai verificar a comunicação entre TSS e SEFAZ e clicar em avançar.

3. Em seguida, informe a série e o número da nota a ser transmitida para cancelamento.

4. Ao avançar, a numeração será transmitida, e você pode realizar o monitoramento da nota em “Outras Ações > Monitor > Faixa”, preenchendo as informações da nota.

É importante saber que, após excluir a nota, caso haja a transmissão de qualquer Documento de Entrada ou Saída, o cancelamento da NFe será transmitido automaticamente. Portanto, vale monitorar e verificar o Status.

Se a sua empresa não utiliza o ERP Protheus, é importante acessar a base de conhecimento do sistema de gestão utilizado, e procurar informações detalhadas sobre como cancelar o lançamento no ERP.

Como a Qive pode ajudar no lançamento de NFe no sistema

Fazer o lançamento de notas fiscais de entrada no sistema pode ser muito mais simples com o suporte da Qive. A plataforma ajuda a empresa a partir da captura dos documentos na SEFAZ e prefeituras.

Com a Qive é possível importar os XMLs no ERP de forma automática (sem digitar a chave de acesso), sendo que a maioria das informações já vêm preenchidas.

A soluçãa Qive permite importar XML nos ERPs Protheus, SAP, Oracle e muitos outros. Com o software, é possível:

• Receber NFe, NFSe e CTe direto no seu ERP e sistema contábil;
• Armazenar documentos fiscais de entrada e de saída na nuvem;
• Obter mais agilidade e segurança com a importação automática;
• Reduzir em +85% o tempo de lançamento de XMLs.

Ao investir na Qive, sua empresa pode obter outras vantagens:

• Eliminação de erros de digitação;
• Compliance com as informações validadas e auditadas;
• Diversas funcionalidades como Manifesto do Destinatário e Desacordo do CTe;
• Fluxo completo dos XMLs em uma única solução.

Como vimos até aqui, fazer o lançamento de notas fiscais de entrada não precisa ser difícil. Conheça a Qive e descomplique sua rotina!

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