Nota Fiscal De Saída: O Que É E Sua Importância

Sabemos que toda empresa precisa possuir uma contabilidade para gerência interna como, por exemplo, apuração de tributos a serem pagos ou controle de estoque. 

E para que a empresa possa realizar esse trabalho de forma adequada é importante que todas as operações realizadas sejam documentadas.

Para essa documentação há a nota fiscal, isso porque a nota fiscal é um documento fiscal de emissão obrigatória para a maioria das empresas. Nela há a indicação de informações relevantes referentes à operação ali estampada, como, por exemplo, a indicação do destinatário, a descrição de mercadoria, bem como da tributação incidente. 

Ou seja, com base na nota fiscal, a empresa poderá gerenciar seus processos, como dar baixa em seu estoque, além de contabilizar as receitas auferidas para apuração dos tributos devidos ao final de cada mês.

Já para o destinatário da mercadoria, a nota fiscal servirá para dar entrada do bem em seu estoque, além de possibilitar a verificação de tributos a serem recuperados.

Com essa breve introdução já é possível confirmar que a nota fiscal é de suma importância e não se traduz apenas como um mero documento indicativo do bem a ser vendido ou do serviço a ser prestado. 

Na verdade, este documento fiscal possui informações de extrema relevância para a empresa, por isso demanda especial atenção. Necessário entender, com atenção e cuidado as principais caraterísticas desse documento, por isso separamos, os detalhes e os mais importantes pontos para te ajudar nesse artigo.

O que é nota fiscal de saída?

A nota fiscal de venda é um documento (obrigação acessória) que deve ser emitido pela empresa que realiza a venda de uma mercadoria ou presta um serviço. O principal objetivo da nota fiscal é o de documentar a operação, bem como o de concentrar as características contábeis e fiscais inerentes à operação.

Na nota fiscal há a necessidade da empresa emitente incluir dados como o CST (Código de Situação Tributária) e o CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional). Esses códigos referem-se ao tratamento fiscal tributário da operação, notadamente quando há tributação da operação pelo ICMS.

Adicionalmente aos requisitos do CST e do CSOSN, na nota fiscal de saída, é preciso fornecer informações sobre a natureza da operação. No caso de uma operação de venda, por exemplo, há a necessidade de especificar o produto comercializado, a sua classificação fiscal, além da forma de entrega deste ao destinatário. 

Isso quer dizer há a necessidade de detalhar por completo a operação através da nota fiscal. Tudo para que o vendedor e o destinatário possam retratar essa operação de forma adequada em sua contabilidade, bem como na apuração de tributos.

Qual a diferença entre nota fiscal de saída e entrada?

Como vimos, a nota fiscal de saída é um documento fiscal que deve ser emitido pela empresa ao realizar a venda de uma mercadoria ou a prestação de um serviço. Portanto, sempre que uma operação for realizada haverá a necessidade de emissão de uma nota fiscal para acobertar o negócio.

Com a emissão da nota fiscal de saída, o vendedor poderá registrar a venda realizada, dar baixa do item vendido no seu estoque, computar a receita decorrente da operação, e ainda apurar a tributação incidente.

Costumeiramente, a nota fiscal emitida pelo vendedor da mercadoria ou prestador do serviço é considerada, pelo destinatário do bem ou do tomador do serviço, como uma nota de entrada. Assim, com base na nota fiscal de saída emitida, o destinatário e/ou tomador poderá contabilizar o seu estoque, se for o caso, e contabilizar a despesa decorrente da operação.

Contudo, em determinadas situações há a necessidade de o destinatário/tomador emitir nota fiscal de entrada. Nas hipóteses do vendedor do bem não ser um contribuinte do ICMS ou ser uma pessoa física, não há a obrigatoriedade de emissão da nota fiscal de saída. 

Portanto, como não há um documento fiscal acompanhando a mercadoria, o destinatário deverá emitir uma nota fiscal de entrada, para que possa realizar a contabilização da operação em seus livros fiscais.

Para que serve a nota fiscal de saída

A Nota Fiscal Eletrônica de Saída é um documento fiscal digital de emissão obrigatória para determinadas empresas e o documento fiscal tem como principal objetivo registrar transações comerciais envolvendo produtos e serviços. 

Esses registros são gerados e armazenados eletronicamente, seguindo um padrão nacional estipulado pelo governo brasileiro, conferindo-lhes validade jurídica. Essa validade jurídica, que implica a capacidade de produzir efeito legal, é respaldada pela assinatura digital do emissor, que por sua vez assegura a autenticidade e integridade do documento. Além disso, a validade jurídica é ratificada pela autorização de uso concedida pelo Fisco.

A emissão da nota fiscal de saída é incumbência do vendedor de mercadorias ou serviços, e ela desempenha o papel de comprovar a realização de operações comerciais de venda ou circulação de produtos. Portanto, a emissão desse documento requer a inclusão de informações relativas à transação ou circulação de mercadorias, tais como a descrição do produto ou serviço, os dados do destinatário e qual a forma será realizada a entrega do bem, da classificação fiscal do produto e o ICMS e IPI incidente.

Quem deve emitir nota fiscal de saída

Como vimos, a nota fiscal é um documento fiscal, cuja emissão é obrigatória, conforme previsto na Lei n. 8.846/1994. Os Microempreendedores Individuais (MEI) estão desobrigados de emitir nota fiscal quando a operação ou prestação de serviço estiver sujeita ao ICMS, exceto na hipótese  do estado em que o MEI estiver estabelecido obrigar a referida omissão.

O MEI, pelo contrário, estará obrigado a emitir nota fiscal quanto às operações que não estejam no campo de incidência do ICMS. Essa obrigatoriedade está prevista na Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) n. 169/2022 e entrou em vigor em 01 de setembro de 2023.

Quando a nota fiscal de saída deve ser emitida

A nota fiscal de saída deve ser emitida sempre que ocorrer uma operação de venda de produtos ou serviços por parte da empresa. Isso inclui vendas para consumidores finais, vendas para outras empresas (pessoa jurídica), bem como outras situações em que haja a transferência de propriedade de mercadorias ou a prestação de serviços.

Por exemplo, quando uma loja vende um produto para um cliente, ela emite uma nota fiscal de saída para documentar a transação. Da mesma forma, se uma empresa presta serviços de consultoria para outra empresa, deve emitir uma nota fiscal de saída para registrar essa prestação de serviços.

A emissão da nota fiscal de saída é fundamental para a conformidade fiscal e tributária da empresa, bem como para o controle de vendas e receitas. Além disso, em muitos casos, a legislação fiscal exige que a nota fiscal seja emitida imediatamente na conclusão da operação ou no momento da entrega dos produtos ou serviços. 

Portanto, é importante que as empresas estejam cientes das obrigações legais relacionadas à emissão de notas fiscais de saída e cumpram essas obrigações de maneira adequada.

Como emitir notas fiscais de saída

Emitir notas fiscais de saída envolve uma série de passos que podem variar de acordo com a legislação tributária do seu estado e o tipo de operação que a empresa realiza. 

Para explicar o processo geral, vamos partir de e exemplos com base técnica da área contábil:

1. Cadastro na Secretaria da Fazenda:

Antes de tudo, a empresa precisa se cadastrar na Secretaria da Fazenda do seu estado e obter a autorização para emitir notas fiscais eletrônicas. Isso, geralmente, é feito por meio do cadastro, no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), e na Inscrição Estadual.

2. Escolha do Software Emissor:

A empresa deve escolher um software emissor de notas fiscais que esteja de acordo com as normas e requisitos do estado. Esse software permitirá a criação e transmissão das notas fiscais para a Secretaria da Fazenda.

3. Preenchimento da Nota Fiscal:

Ao realizar uma venda ou prestação de serviço, a empresa preenche os campos obrigatórios da nota fiscal eletrônica, incluindo informações como:

• Dados do emitente (a empresa que emite a nota);
• Dados do destinatário (cliente ou adquirente);
• Descrição dos produtos ou serviços;
• Valores, incluindo o valor total da operação e os impostos devidos;
• Informações adicionais, como CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e forma de pagamento.

4. Assinatura Digital:

A nota fiscal deve ser assinada digitalmente pelo emitente, garantindo a autenticidade e integridade do documento. Essa assinatura é feita com um certificado digital.

5. Envio para a Secretaria da Fazenda:

Após o preenchimento e a assinatura, a nota fiscal é enviada eletronicamente para a Secretaria da Fazenda do estado. Isso é feito por meio do software emissor, que se comunica com o ambiente da Secretaria da Fazenda.

6. Autorização e Protocolo:

A Secretaria da Fazenda verifica a nota fiscal e, se estiver correta, emite um protocolo de autorização. Esse protocolo confirma que a nota está em conformidade com as normas fiscais.

7. Entrega ao Cliente:

A empresa pode então entregar a nota fiscal ao cliente. Em muitos casos, a nota fiscal é enviada por e-mail, ou fica disponível no site da Secretaria da Fazenda para que o cliente possa consultá-la.

8. Arquivamento:

A empresa deve manter uma cópia da nota fiscal arquivada por um período determinado pela legislação, que geralmente é de cinco anos.

Exemplos de Tipos de Operação Da Nota Fiscal de Saída

Venda de Produtos: Uma loja de eletrônicos emite uma Nota Fiscal de Saída ao vender smartphones para um cliente.

Prestação de Serviços: Uma empresa de consultoria emite uma Nota Fiscal de Saída ao prestar serviços de consultoria em gestão para outra empresa.

Transferência de Mercadorias: Uma matriz de uma rede de supermercados emite uma Nota Fiscal de Saída ao transferir mercadorias para uma de suas filiais.

Devolução de Mercadorias: Um cliente devolve produtos defeituosos a uma loja. O cliente deverá emitir uma nota fiscal de saída indicando que a operação se trata de uma devolução.

O processo pode variar em detalhes de acordo com a legislação estadual e as peculiaridades da operação, mas esses são os passos gerais envolvidos na emissão de notas fiscais de saída. 

É importante que a empresa esteja sempre atualizada sobre as regras fiscais do seu estado e conte com a orientação de um contador para garantir a conformidade tributária.

Como consultar notas fiscais de saída?

Para verificar os eventos registrados em uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é necessário acessar o portal do ambiente nacional da NF-e, que é o Portal da Receita Federal do Brasil designado para consulta de documentos fiscais eletrônicos.

O procedimento para consultar os eventos de uma NF-e envolve os seguintes passos:

• Acesse o portal do ambiente nacional da NF-e por meio do seguinte endereço: https://www.NF-e.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx
• Selecione a opção “Consultar NF-e Completa”.
• Insira a chave de acesso da NF-e que você deseja consultar e clique em “Consultar NF-e”.

A consulta de uma NF-e é de extrema importância para acompanhar o desenvolvimento das operações e assegurar a conformidade fiscal das empresas. Em um cenário cada vez mais digital e interconectado, a emissão e o controle precisos de documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e, tornaram-se essenciais para as empresas que almejam se manter competitivas e em conformidade com a legislação fiscal brasileira.

É possível retificar uma nota fiscal de saída? 

A possibilidade de retificar uma nota fiscal de saída se dá por meio da emissão de um documento suporte chamado de Carta de Correção. O principal objetivo da Carta de Correção é  retificar determinadas informações que, por algum motivo, foram inseridas equivocadamente na nota fiscal emitida pela empresa.

A CC-e é regulamentada e gerenciada pela Secretaria da Fazenda de cada estado brasileiro, e sua emissão torna-se uma alternativa necessária quando não é mais possível realizar a correção diretamente na Nota Fiscal original.

Como retificar este documento?

Para corrigir ou retificar uma nota fiscal a empresa deverá emitir uma Carta de Correção. Esse documento oferece uma solução ágil e prática para corrigir informações em uma NF, evitando processos mais complexos de cancelamento e reemissão. 

Além disso, a Carta de Correção confere maior segurança e confiabilidade às informações fornecidas, uma vez que o documento é emitido eletronicamente pelo mesmo emissor da NF original e deve ser autorizado pela Secretaria da Fazenda antes de ser utilizado.

A Carta de Correção pode ser utilizada para correção de diversas informações, como a razão social ou nome fantasia do emitente ou do destinatário, a descrição ou quantidade de produtos ou serviços (desde que não afete o cálculo dos tributos), entre outras.

Entretanto, é importante ressaltar que a Carta de Correção não pode ser utilizada para corrigir as seguintes informações:

• As variáveis que determinam o valor do imposto, como base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação.
• A correção de dados cadastrais implica na mudança do remetente ou do destinatário.
• A data de emissão ou de saída.
• Campos da NF-e de exportação informados na Declaração Única de Exportação.
• A inclusão ou alteração de parcelas de vendas a prazo.

Quanto ao prazo de emissão da Nota Técnica n. 2011.003 previa como requisito para validação da Carta de Correção que esta fosse emitida em até 720 horas (30 dias) da emissão da nota fiscal a ser corrigida. 

Contudo, a Nota Técnica n. 2011.004 retirou o prazo de emissão da Carta de Correção para item de validação deste documento, de modo que se entende que a Carta pode ser emitida a qualquer tempo, desde que se limite a correção das informações autorizadas.

A emissão da Carta de Correção deve ser realizada o mais rapidamente possível após a detecção do erro, a fim de evitar problemas fiscais. É crucial também que o documento corrigido seja enviado ao destinatário da NF-e para que ele possa validar a correção. É importante notar que a CC-e não altera as informações no XML da NF-e, ela é considerada um “anexo” à NF-e. Portanto, tanto o emitente quanto o destinatário devem providenciar a correção em seus livros fiscais.

Quanto ao formato da carta de correção, não existe um modelo específico. No entanto, de acordo com o Manual de Orientação do Contribuinte (MOC), ela deve conter as seguintes informações:

• Identificação da NF-e a que se refere a correção, incluindo a chave de acesso e a numeração da NF-e.
• Descrição da correção a ser efetuada.
• Identificação do emitente (CNPJ/CPF, nome empresarial, endereço completo e telefone).
• Data de emissão da CC-e.
• Assinatura digital do emitente, utilizando um certificado digital válido.

Por que você deve armazenar as notas fiscais de saída

Como vimos anteriormente, as notas fiscais são de emissão obrigatória para a maior parte das empresas. Através delas é possível se verificar a mercadoria comercializada ou o serviço prestado, bem como várias informações a respeito da tributação incidente.

Deste modo, em razão das valiosas informações que a nota fiscal possui, a empresa deve realizar o seu armazenamento, ao menos, até o prazo de 5 anos. A guarda dos documentos, ainda, possui importância essencial para a empresa, pois ele registra a operação realizada, sendo que poderá servir para comprovar a operação e dar fundamento para as informações contábeis e fiscais da empresa. 

Na contabilidade, esses documentos facilitam o registro de movimentações financeiras, permitindo o cálculo de impostos e simplificando o controle de estoque. Na esfera jurídica, as Notas Fiscais têm peso como documentos oficiais e podem ser usadas como evidências em processos judiciais. Adicionalmente, seu papel se estende à manutenção da conformidade fiscal e tributária da empresa. De fato, a emissão incorreta de notas fiscais pode sujeitar a empresa a multas e penalidades. 

Portanto, de forma geral, as empresas fazem uso das Notas Fiscais em diversas circunstâncias, tais como:

1. Registro de vendas e compras: Nesse contexto, as Notas Fiscais desempenham o papel crucial de registrar todas as transações de vendas e compras realizadas pela empresa. Esses registros são a base para um eficiente controle financeiro, permitindo que a empresa identifique suas receitas e despesas de forma precisa.
2. Cálculo de tributos: As Notas Fiscais contêm informações cruciais, incluindo valores de produtos e serviços, bem como os tributos associados a cada transação. Com base nessas informações, a empresa pode realizar o cálculo e o recolhimento dos tributos devidos, tais como ICMS, IPI, PIS, COFINS, entre outros, conforme detalhado no Módulo IV.
3. Verificação da situação fiscal de clientes e fornecedores: Ao emitir ou receber uma Nota Fiscal, a empresa tem a oportunidade de verificar o status fiscal de seus clientes e fornecedores. Essa prática evita que a empresa se envolva em transações com parceiros comerciais que possam ter pendências fiscais, prevenindo potenciais problemas legais no futuro.
4. Controle de estoque: Além disso, as Notas Fiscais desempenham um papel essencial no controle de estoque da empresa, pois fornecem informações sobre a quantidade e o valor dos produtos envolvidos em cada transação. Com base nessas informações, a empresa pode manter um controle preciso de seu estoque, planejar compras e vendas de maneira eficiente.
5. Auditoria fiscal: As Notas Fiscais são documentos que podem ser solicitados pelas autoridades fiscais durante uma auditoria. Portanto, é fundamental que as empresas mantenham arquivos digitais das Notas Fiscais armazenados pelo período mínimo de 5 anos, conforme estabelecido pelo art. 174 do Código Tributário Nacional e Cláusula Décima do Ajuste Sinief nº 7/2005. Isso garante conformidade e facilita a cooperação durante processos de auditoria fiscal.

Como consultar, armazenar e gerenciar notas fiscais do seu negócio

Como apresentamos a consulta e armazenamento das notas fiscais é de grande importância para a empresa, uma vez que este documento fiscal possui informações contábeis e fiscais de grande valia para a empresa. Aqui estão as etapas-chave a serem seguidas:

1. Consultar notas fiscais:

• Acompanhamento regular: É importante estabelecer um sistema de acompanhamento regular de todas as notas fiscais recebidas e emitidas. Isso pode ser feito por meio de um software de gestão financeira ou sistema ERP (Enterprise Resource Planning).
• Validação: Certifique-se de que todas as notas fiscais estejam de acordo com a legislação fiscal vigente. Isso inclui verificar se os dados do emissor estão corretos, se a descrição dos produtos/serviços está completa e se os valores estão de acordo com o acordado.
• Arquivamento seguro: Guarde as notas fiscais de forma organizada e segura, preferencialmente em formato digital. Isso pode ser feito escaneando as notas físicas ou recebendo notas eletrônicas diretamente em um sistema apropriado. Certifique-se de que os documentos estejam acessíveis quando necessário.

2. Armazenar notas fiscais:

• Digitalização: Converta notas fiscais em papel em arquivos digitais, garantindo que a qualidade da imagem seja boa e que os documentos sejam legíveis.
• Organização: Crie um sistema de pastas ou categorias para armazenar as notas fiscais digitalizadas. Isso facilitará a localização rápida quando necessário.
• Backup: Faça cópias de segurança regulares dos documentos digitais em locais seguros, como servidores protegidos e serviços de armazenamento em nuvem. Isso garantirá que os dados não sejam perdidos em caso de falha no sistema.

3. Gerenciar notas fiscais:

• Classificação: Classifique as notas fiscais de acordo com categorias relevantes para sua empresa, como despesas operacionais, fornecedores, clientes, etc.
• Registro contábil: Registre as notas fiscais de forma precisa em seu sistema contábil. Isso inclui a contabilização correta das transações e a reconciliação regular das informações financeiras.
• Arquivamento legal: Cumpra os requisitos legais para retenção de notas fiscais, que podem variar de acordo com a legislação local. Mantenha as notas fiscais arquivadas pelo tempo necessário, geralmente por um período de cinco a dez anos, dependendo das regulamentações.
• Auditoria interna: Realiza auditorias internas regulares para garantir que todas as notas fiscais estejam em ordem e que não haja discrepâncias nos registros financeiros.
• Automatização: Considere a automação de processos relacionados a notas fiscais, como a integração com sistemas de contabilidade e o uso de ferramentas de reconciliação automática.

Manter um sistema eficaz para consultar, armazenar e gerenciar notas fiscais é crucial para evitar problemas fiscais, melhorar a eficiência operacional e garantir a transparência financeira em sua empresa. 

Além disso, aderir a boas práticas nessa área ajuda a economizar tempo e recursos valiosos que podem ser direcionados para o crescimento do negócio.

Conclusão

Como vimos, a nota fiscal de saída contém valiosas informações a serem utilizadas pelas empresas. Neste artigo buscamos explorar alguns elementos fundamentais deste documento fiscal como, por exemplo, o que é a nota fiscal de saída até entender a diferença entre notas de entrada e saída, discutimos porque é importante emitir, retificar e armazenar esses documentos. Compreendendo  a importância da conformidade fiscal e os benefícios de uma gestão eficiente das notas fiscais de saída.