Entenda o que é a tecnologia OCR, como ela funciona e como ela pode ser usada na gestão e consulta de NFSe.


O que é OCR? 

Primeiramente, OCR é a sigla do termo em inglês: Optical Character Recognition. Traduzido para o português, pode-se ser entendido como Reconhecimento Óptico de Caracteres. 

Mas, afinal, o que é essa tecnologia? 

De forma geral, o OCR torna possível a conversão de documentos de diversos formatos em dados. Assim, esses dados podem ser acessados, pesquisados e até editados. 

A tecnologia se baseia em três mecanismos básicos: a integração, a finalidade e a adaptação. É com esses princípios que os documentos com informações rígidas e pouco acessíveis podem ser adaptadas e replicadas para um mini banco de dados manipulável.

Como exemplos de documentos possíveis de conversão com OCR temos o PDF, imagem JPEG, GIF, PNG, TIFF e outros.


Como essa tecnologia é usada na rotina das empresas 

O OCR faz a conversão de imagens para textos possíveis de serem acessados, editados e extraídos. Basicamente, a tecnologia atua como uma facilitadora de dados.

Ou seja, o OCR é utilizado para armazenar, pesquisar e extrair dados de diferentes documentos. 

Na rotina das empresas, o OCR é muito utilizado na usabilidade de diversos arquivos, como por exemplo: 

  • Notas Fiscais
  • Contratos
  • Comprovantes
  • Registros
  • Atestados
  • Entrou outros

Assim, independentemente do formato dos documentos, com a tecnologia OCR é possível acessar realmente o arquivo, não apenas no modo de visualização, mas edição e busca de informações. 


Como o OCR funciona?

De forma bem prática, a tecnologia faz digitalização do documento (JPEG, PNG etc), realiza a análise do arquivo, comparando e reconhecendo características dos caracteres presentes. 

Assim, caso você possua uma foto de um documento físico (impresso), com a tecnologia OCR, após a digitalização, o arquivo é convertido, se torna editável e pode ser armazenado eletronicamente. 

Dessa forma, é possível buscar dentro desses documentos informações específicas, pois a foto será convertida em texto. 

Esse tipo de acesso que o OCR proporciona é imprescindível para uma boa gestão de Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSe), bem como do Danfse (Documento Auxiliar da NFSe).  Falaremos melhor a seguir:


OCR na conversão do Danfse em XML

A utilização do OCR na conversão de Danfse em arquivos XML é muito útil, pois as NFSes não possuem um mesmo padrão atualmente. Com o projeto da NFSe Nacional, que visa um formato único isso vai mudar. Porém, vai demorar um bom tempo ainda para tudo se ajustar.

Essa falta de padronização atrapalha as empresas a consultarem suas notas, extraírem dados e fazerem buscas. Isso porque se a empresa receber notas de diferentes municípios, cada um deles pode ter um padrão distinto de Danfse. 

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Isso torna a gestão e acesso a essas informações muito difícil. Como organizar e extrair dados de arquivos diferentes? Sem a tecnologia OCR, o único jeito é abrir Danfse por Danfse para acessar as informações. Além de ir, é claro, de ir atrás dos Danfses.

Através do OCR, um arquivo Danfse pode ser transformado em XML em poucos segundos, facilitando a busca de dados no documento. Afinal, após a conversão, as informações internas do documento poderão ser acessadas e organizadas. 

Dessa forma, é possível saber os valores das notas, fornecedores, datas e outros detalhes sem abrir documento por documento. Com a tecnologia, você tem acesso a dados em poucos minutos, tudo de forma automática, se adianta para a contabilidade, toma conhecimento e garante uma gestão fiscal segura e eficiente


Benefícios da gestão fiscal de NFSe via OCR

Caso você precise consultar NFSes de alguma prefeitura sem padronização, essas notas podem ser convertidas via OCR através da plataforma Qive. Assim, é permitido que um PDF, JPEG ou link da prefeitura com as notas de serviço sejam convertidas em um XML no formato padrão Abrasf.

Além de converter NFSes via OCR, o Qive já tem mais de 1.100 prefeituras integradas para a gestão automática das notas! 

Mais de 90 mil empresas fazem a gestão de notas fiscais com a Qive e conseguiram melhorar diversos processos. 

Confira os benefícios de consultar, gerenciar e armazenar as NFSes na Qive: 

  • Fácil acesso às notas, automaticamente, no formato XML ou PDF
  • Consultar as NFSes sem precisar cadastrar fornecedores
  • XMLs padronizados e estruturados de forma fácil
  • Extração de dados das notas fiscais e exportação automática para o Excel

Faça a gestão das suas NFSes de forma prática, rápida e segura em uma plataforma completa, integrada ao seu ERP, com diversas opções de filtros, relatórios e buscas personalizadas. 

Para assumir o controle da NFSes emitidas para o CNPJ da sua empresa, garantir o compliance fiscal, ficar em dia com a contabilidade e nunca mais perder tempo atrás de notas, acesse:

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Escrito por Daniele Lima

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