ECD e ECF 2025: Todas as informações sobre a escrituração

Apesar de parecidas, o ECD e ECF se referem a processos contábeis diferentes. Você sabe o que são, a diferença entre essas duas obrigações acessórias e como entregar cada uma em 2025?

Quem precisa trabalhar com o SPED tem que conhecer em detalhes a parte técnica dos blocos e registros, bem como as informações necessárias, os prazos e a obrigatoriedade daqueles arquivos de entrega obrigatória no dia a dia.

Isso é fundamental para evitar ônus, multas e retrabalhos. Pensando em todos esses aspectos, o artigo a seguir mune a sua empresa com todas as informações necessárias para o ECD e ECF 2025. Confira!

O que é ECD?

O ECD é a sigla para Escrituração Contábil Digital. Essa obrigação acessória faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e tem como principal objetivo a modernização da escrituração contábil das empresas, antes realizadas em papel.

A ECD reúne, em um único arquivo digital, os seguintes contábeis:

• Livro Diário e seus auxiliares;
• Livro Razão e seus auxiliares;
• Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos.

Logo, todos os livros contábeis que antes eram impressos e assinados pelo contador, hoje são de existência e assinatura digital. Em resumo, a ECD é o arquivo a ser entregue todo ano pelos contribuintes ao fisco, no qual constará toda a contabilidade da empresa.

Nesse contexto, precisamos fazer uma observação: a transmissão eletrônica de livros contábeis necessita de assinatura digital por meio de certificado de segurança mínima do tipo A3, emitido pela entidade credenciada Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para assegurar a veracidade das informações dos documentos.

Quem deve entregar a ECD em 2025?

Deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas e as entidades imunes e isentas. É o que diz a Instrução Normativa (IN) da RFB n. 2.003/2021, no art. 3º. Assim, a ECD deverá ser enviada à Receita Federal por meio da validação e assinatura digital no PVA ECD. 

Essa mesma instrução indica também as empresas dispensadas de apresentarem a ECD. São elas:

• As empresas optantes pelo Simples Nacional, desde que não tenham recebido aportes de investidores-anjo;
• As empresas optantes pelo Lucro Presumido adotantes de livro caixa ou que não tenham distribuído dividendos sem a incidência do IRRF em valor superior ao da base de cálculo do imposto sobre a renda apurada, diminuída dos impostos e das contribuições a que estiverem sujeitas; 
• Os órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
• As Sociedades em Conta de Participação (SCP’s);
• Pessoas jurídicas inativas, ou seja, que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira no ano-calendário;
• Pessoas jurídicas imunes, desde que não tenham auferido receitas provenientes de doação ou incentivos em montante superior a R$ 4.800.000,00.

Por outro lado, a entrega da ECD não é obrigatória para:

• empresas optantes pelo Regime de Tributação Simples Nacional;
• órgãos públicos, autarquias e fundações públicas.

E o que é a ECF?

A ECF é a sigla para a Escrituração Contábil Fiscal e demonstra para o Fisco a composição da base de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Ela substitui a Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) desde o ano-calendário 2014, constando todos os rendimentos da pessoa jurídica, e também deve ser entregue pelo SPED.

Entre as informações que compõe a ECF, estão:

• detalhamento dos ajustes do lucro líquido;
• recuperação dos saldos finais da ECF;
• recuperação do plano de contas e saldos das contas;
• associação do plano de contas recuperado da ECD com o plano referencial;
• registro e controle de todos os valores a excluir, adicionar ou compensar;
• demais registros, lançamentos e ajustes.

Quem é obrigado a entregar a ECF em 2025?

Estão classificadas como obrigadas ao envio da obrigação ECF todas as empresas, inclusive aquelas que sejam imunes e isentas, independentemente de qual seja sua opção de regime de tributação: Lucro Real, Lucro Arbitrado ou Lucro Presumido. 

Nas situações em que ocorrer extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a obrigação de envio do arquivo da ECF deverá ser realizada pelas empresas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do 3º mês subsequente ao evento.

Em contrapartida, estão desobrigadas da entrega da ECF:

• Empresas optantes pelo Regime de Tributação Simples Nacional;
• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
• Empresas inativas, segundo a Normativa RFB nº 1.536/2014.

Qual o prazo de entrega da ECD 2025?

Até 2024, a ECD deveria ser entregue até o último dia útil de maio. Entretanto, depois de uma grande mobilização da classe contábil, a Receita Federal prorrogou o prazo até o último dia útil de junho, equilibrando, assim, a distribuição das obrigações acessórias ao longo do ano.

Para 2025, a Receita estipulou a entrega para 30 de maio. Sendo assim, as empresas obrigadas a entregar a Escrituração Contábil Digital, precisam enviar o arquivo digital apresentando a contabilidade da empresa no ano calendário de 2024.

Importante observar que havendo a ocorrência de algum evento especial (cisão, fusão ou incorporação). Nestes casos, a ECD deverá ser entregue:

• No último dia útil de maio, caso o evento ocorra entre janeiro e abril;
• No último dia útil do mês subsequente ao evento especial, caso este ocorra entre maio e dezembro.

E qual o prazo de entrega da ECF 2025?

Já a ECF precisa ser entregue ao Fisco até o último dia do mês de julho do ano calendário ao qual a escrituração contábil fiscal se refere, ou seja, em 31/07/2025, referente ao ano-calendário de 2024.

Na ocorrência de eventos especiais, a entrega da ECF segue a mesma lógica da ECD. Ou seja:

• evento especial entre os meses de janeiro a abril, a entrega da ECF deve ocorrer no último dia útil do mês de julho do ano da escrituração;
• evento especial entre os meses de maio e dezembro, a entrega deverá ocorrer até o último dia útil do 3º mês subsequente ao do evento.

Novidades para 2025 na ECD

1. Novo layout

A partir de 2025, a ECD contará com um layout atualizado, tornando a estrutura dos arquivos mais clara e organizada. Essa mudança facilitará a leitura das informações e tornará a análise pelos órgãos fiscalizadores mais eficiente.

2. Integração com a EFD-REINF

O fluxo na conexão entre a ECD e a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-REINF) será otimizado. Essa novidade é essencial para empresas sujeitas à retenção de impostos, já que o intercâmbio de informações entre essas obrigações será mais ágil e preciso.

3. Novos campos obrigatórios

Serão inseridos novos campos que a sua empresa deverá preencher, como:

• dados sobre o responsável pela escrituração;
• classificação fiscal de produtos e serviços;
• informações detalhadas sobre as transações realizadas.

4. Melhoria na validação de dados

A nova versão traz regras mais rigorosas para validar as informações enviadas. Dessa forma, as empresas precisarão redobrar a atenção no preenchimento dos dados, reduzindo riscos de inconsistências resultantes em multas.

Quais as multas relativas à ECD e ECF?

Caso o contribuinte não observe os prazos fixados para a entrega da ECD e ECF ou as apresente com incorreções, ou omissões estará sujeito a multas.

Multas da ECD

Para a ECD, caso a pessoa jurídica obrigada a apresentar a escrituração não a faça, ou a faça com incorreções, ou omissões, estará sujeito às seguintes multas:

• Multa equivalente a 0,5% do valor da receita bruta do período a que se refere a escrituração, caso não se atenda aos requisitos para apresentação;
• Multa equivalente a 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta do período, caso haja omissão ou incorreção de informações;
• Multa equivalente a 0,02% por dia de atraso, calculado sobre a receita bruta no período, limitada a 1%, caso não haja cumprimento do prazo para envio da ECD via SPED.

Multas da ECF

Para a ECF há uma diferenciação quanto ao regime de tributação adotado pelo contribuinte. Os optantes pelo Lucro Real estarão sujeitos às seguintes multas:

• Multa equivalente a 0,25%, por mês-calendário ou fração, do lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL do período a que se refere a apuração, limitada a 10%, caso a ECF seja entregue com atraso;
• Multa de 3%, não inferior a R$ 100,00, caso haja valor incorreto, omitido ou inexato.

Já as demais pessoas jurídicas que são obrigadas a entregarem a ECF e que não são optantes pelo Lucro Real estão sujeitas às mesmas penalidades já indicadas pelo descumprimento da ECD.

Posso aproveitar os dados das entregas passadas da ECD e ECF?

Sim. Com a modernização do SPED, é possível aproveitar dados das entregas anteriores da ECD e ECF.

A ECF pode recuperar os saldos finais informados na ECD das empresas obrigadas a essa escrituração. Além disso, a ECF também resgata os saldos finais de suas próprias versões anteriores, pois esses valores influenciam a apuração do IRPJ e da CSLL no período da escrituração.

Como facilitar a entrega das escriturações contábeis fiscal e digital?

Tanto a ECD como a ECF são obrigações acessórias de extrema importância, que demandam cuidado em seus preenchimentos e, principalmente, no cumprimento dos prazos previstos pela Receita Federal.

Devido a este fato, as empresas devem capacitar os seus colaboradores para que as informações prestadas estejam corretas, de modo a afastar possíveis aplicações de multas que podem onerar a companhia.

Uma forma de facilitar a entrega da ECD e ECF é contar com uma plataforma de automação de gestão fiscal como a Qive.

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Fique por dentro de todas as obrigações fiscais da sua empresa para o ano atual. Confira a nossa tabela a seguir. 

CIDE	CSLL	DAE
DARF	DASN-SIMEI	DBF
DCP	DCTF Mensal	DCTFWeb
DECRED	DEFIS	DIMOB
DIRF	DITR	DME
DMED	DOI	ECD
ECD E ECF	eFinanceira	eSocial
GFIP	IRPF	IRPJ
PIS/COFINS	PGDAS	RAIS

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