GFIP: Tudo o que você precisa saber sobre a guia de recolhimento do FGTS

Administrar uma empresa não é tarefa simples, por conta das inúmeras obrigações fiscais. Algumas das siglas que fazem parte da rotina do departamento pessoal e de contabilidade podem confundir e gerar dúvidas, como a GFIP. Você já ouviu falar? 

Apesar de ter sido criado no final da década de 90, o serviço não era muito usado. Mesmo assim, o documento passou a ser obrigatório nos anos seguintes. No entanto, é importante que você saiba que em janeiro de 2023, a Receita Federal publicou algumas mudanças relevantes sobre o assunto — agora GFIP foi substituída pela DCTFWeb.

Neste contexto, é necessário ficar por dentro de como funciona o GFIP e qual foi essa grande mudança feita, Assim, sua empresa não perde prazos e nem arca com multas e problemas com o fisco.

Pensando nisso, a Qive desenvolveu o artigo a seguir para que você saiba, de uma vez por todas, o que é GFIP, quem precisa ficar responsável, a substituição pela DCTFWeb e mais. Vamos lá? 

O que é GFIP

GFIP é a sigla para Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. A obrigação foi instituída em 1997, enquanto o documento oficial para ser usado na entrega das informações foi definido no ano seguinte.

Por meio dela, as empresas eram obrigadas a entregar ao INSS as informações sobre as contribuições previdenciárias que compõem a base de dados da empresa, para os cálculos e concessão de benefícios. 

Você deve saber que até o começo do século XXI o documento era chamado de GFIP. Logo depois passamos a chamar de Guia de Recolhimento do FGTS – GRF. Além disso, a guia era gerada por intermédio do aplicativo SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.  

Qual a importância da GFIP?

O documento tem relevância por conta das informações sobre as jornadas dos funcionários e outros dados importantes para a consulta da previdência. Por conta disto, os serviços de atendimento no INSS são otimizados. 

Graças aos avanços da tecnologia, a GFIP era emitida no meio digital, facilitando ainda mais a assinatura de documentos por meio do certificado digital e sem precisar reconhecer firma no cartório.

Mas o que o certificado digital tem a ver com a GFIP? Bom, o certificado é uma identidade virtual. Logo, pode ser usado por pessoa física e jurídica como forma de transmitir dados, e esse processo está ligado a GFIP. 

Outro ponto importante é o auxílio que o documento traz na organização da empresa para a comprovação de tempo de contribuição dos colaboradores, assim como os salários. O resultado disso é a otimização no processo de recolhimento do FGTS e na declaração de impostos.

Qual a diferença e a relação entre GFIP e FGTS?

São dois assuntos diferentes, mas que estão diretamente relacionados. Como já explicamos, o GFIP é a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, enquanto o FGTS é o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. 

A relação entre os dois termos é que sempre que a GFIP era quitada, o sistema informa a previdência social. Ou seja, para o sistema do FGTS, a GFIP é um conjunto de informações do funcionário composto pela Guia de Recolhimento do FGTS. 

Neste contexto, alguns dos documentos gerados para o FGTS são:

• Protocolo de Envio de Arquivos;
• Guia de Recolhimento do FGTS;
• Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social;
• Declaração de ausência de fato gerador para recolhimento FGTS;
• Comprovante de Solicitação de Retificação para o FGTS;
• Comprovante de Solicitação de Exclusão.

Quais informações deveriam estar na Guia de Recolhimento do FGTS?

Algumas informações eram obrigatórias para a GFIP. Para não cometer erros no momento de enviá-la, confira os principais dados que precisavam ser preenchidos:

• Dados da empresa, como nome, razão social, CNPJ e endereço;
• Dados da contribuição previdenciária, como remuneração dos funcionários, comercialização da produção e patrocínios esportivos;
• Identificação dos colaboradores;
• Movimentação de trabalhadores, como afastamentos e retornos;
• Salário-família;
• Salário-maternidade;
• Compensação;
• Valor da contribuição do segurado que não for calculado pelo SEFIP, como nos casos de múltiplos vínculos e fontes de renda.

Sobre a entrega da Guia de Recolhimento do FGTS

Quem precisava entregar a GFIP?

Se você envia informações à previdência sobre seus funcionários, mesmo sendo pessoa física ou jurídica, a GFIP era obrigatória. Se você recolhe o FGTS, também precisava entregar a guia. 

Você deve saber que mesmo sem o recolhimento para o FGTS, a GFIP deveria ser apresentada de forma declaratória. Neste caso, todos os dados usados pela Previdência deveriam constar na guia de recolhimento.

Agora, se você quer saber se a sua empresa — que está inativa ou inadimplente pelo INSS ou por sonegação  — precisava entregar a GFIP, a resposta é sim. Pelo menos uma vez ao ano você deveria ter informado ao órgão a situação da empresa para evitar multas e atualizar possíveis informações. 

Quem não precisava entregar a GFIP?

Os seguintes atores não recolhiam e nem informavam a GFIP:

• Segurado especial;
• Contribuinte individual sem segurado que preste serviço a ele;
• Órgãos públicos com servidores efetivos vinculados ao RPPS;
• segurado facultativo;
• candidato a cargo eletivo para o período eleitoral; 
• MEI que não possui funcionário. 

Onde a GFIP era entregue?

A GFIP tinha a sua entrega pela internet, no próprio aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social). Assim, todos os arquivos gerados pela SEFIP eram transmitidos diretamente para o Conectividade Social. 

Esse sistema permitia gerar a GFIP e também a GRPS. Devemos ressaltar que para usar o software da Conectividade Social é preciso ter o certificado digital da sua empresa, ok?

Quais eram os prazos de entrega da GFIP?

A legislação a partir de 1999 diz que o recolhimento da guia era feito mensalmente, mesmo quando o FGTS já foi recolhido ou outras contribuições previdenciárias. Ou seja, era entregue até o dia sete do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga ou creditada ao trabalhador.

Nos dias sem expediente bancário, a entrega era feita no dia útil que antecede o dia 7. 

Existiam multas relacionadas à GFIP? 

O ideal era não atrasar a entrega da GFIP, pois a multa é de 2% sobre o valor total das contribuições informadas. Adicionalmente, essas contribuições poderiam ultrapassar 20%, e nem R$ 200 no caso de fator gerador, e R$ 500 na GFIP com movimento. 

Mesmo pagando a multa, você precisava entregar a documentação para evitar:

• A proibição para obter a Certidão Negativa de Débito (CND);
• Ser listado na Dívida Ativa da União.

Como saber o código GFIP de uma empresa?

Se você precisava saber do código GFIP da sua empresa, os passos eram assim: 

1. Entre na SEFIP e vá até “Relatórios RE”
2. Depois, clique em “Arquivo SEFIP” e informe o final do arquivo SFP — lembre-se que ele foi salvo quando o seu contador enviou os documentos.

Como funcionava a GFIP para empresas sem movimento?

Nos casos de empresas com GFIP sem movimento, a guia ainda precisava ser entregue, mesmo sem o recolhimento para o FGTS. 

Para isso, o administrador da empresa precisava indicar a ausência do fato gerador logo na primeira página do aplicativo SEFIP, discriminar o código 115 e transmitir o arquivo SEFIPCR.SFP via Conectividade Social.

Da GFIP à DCTFWeb

Em janeiro de 2023, uma nova norma foi publicada no Diário Oficial da União referente a uma mudança relevante na apresentação da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb). Dessa forma, o DCTFWeb é oficialmente o substituto da GFIP.

Como foi o processo de mudança da GFIP para DCTFWeb?

Agora, a DCTFWeb substitui a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) como ferramenta de declaração. Ou seja, por meio dele, os contribuintes comprovam os pagamentos da previdência aos colaboradores.

O processo de mudança se deu por conta dos erros gerados na entrega na GFIP. Já que a DCTFWeb centraliza as emissões, o mais coerente era absorver a GFIP neste sistema.

Quando a GFIP foi substituída pela DCTFWeb?

A substituição entrou em vigor e passou a ser obrigatória em Abril de 2023. Portanto, se você está em atraso na entrega da guia, atente-se a essa mudança. 

Quais os impactos causados pela substituição da GFIP para a empresa e para o trabalhador?

A mudança foi necessária por conta da necessidade de prorrogação dos eventos do eSocial nos processos trabalhistas. Sendo assim, a DCTFWeb torna-se a versão mais atualizada em tecnologia com o objetivo de facilitar as emissões e agilizar o processo para a empresa e o trabalhador.

Com esse novo processo, caso os pagamentos não sejam quitados devidamente, a situação é levada à Procuradoria da Fazenda Nacional, tendo, a partir disso, uma Dívida Ativa da União. Assim, aplicaram multas, de acordo com a legislação.

Ainda não sabe se essa mudança afetou as declarações já entregues por você? Que tal fazer uma conferência? Para agilizar e garantir a entrega de todas as obrigações fiscais no prazo, conte com a Qive.