Administrar uma empresa não é uma tarefa fácil. Existem inúmeras obrigações fiscais e algumas siglas que fazem parte da rotina do departamento pessoal e de contabilidade podem confundir e gerar dúvidas, como a GFIP.
Essa obrigação é essencial para garantir que a empresa esteja em dia com as responsabilidades trabalhistas e também com o Fisco. Quer saber mais sobre a GFIP 2025, como preencher a declaração e qual o prazo de entrega? Continue lendo este artigo e confira todas as informações sobre ela!
O que é GFIP
GFIP é a sigla para Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. A obrigação foi instituída em 1997, enquanto o documento oficial para ser usado na entrega das informações foi definido no ano seguinte.
Por meio dela, as empresas eram obrigadas a entregar ao INSS as informações sobre as contribuições previdenciárias que compõem a base de dados da empresa, para os cálculos e concessão de benefícios.
Você deve saber que até o começo do século XXI o documento era chamado de GFIP. Logo depois passamos a chamar de Guia de Recolhimento do FGTS – GRF. Além disso, a guia era gerada por intermédio do aplicativo SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.
No entanto, é importante que você saiba que em janeiro de 2023, a Receita Federal publicou algumas mudanças relevantes sobre o assunto, substituindo a GFIP pela DCTFWeb.
Qual a importância da GFIP?
O documento tem relevância por conta das informações sobre as jornadas dos funcionários e outros dados importantes para a consulta da previdência. Por conta disto, os serviços de atendimento no INSS são otimizados.
Graças aos avanços da tecnologia, a GFIP passou a ser emitida digitalmente, facilitando ainda mais a assinatura de documentos por meio do certificado digital e sem precisar reconhecer firma no cartório.
Mas o que o certificado digital tem a ver com a GFIP? Bom, o certificado é uma identidade virtual. Logo, pode ser usado por pessoa física e jurídica como forma de transmitir dados, e esse processo está ligado a GFIP.
Outro ponto importante é o auxílio que o documento traz na organização da empresa para a comprovação de tempo de contribuição dos colaboradores, assim como os salários. O resultado disso é a otimização no processo de recolhimento do FGTS e na declaração de impostos.
Qual a diferença e a relação entre GFIP e FGTS?
São dois assuntos diferentes, mas que estão diretamente relacionados. Como já explicamos, a GFIP é a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, enquanto o FGTS é o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
A relação entre os dois termos é que sempre que a GFIP era quitada, o sistema informa a previdência social. Ou seja, para o sistema do FGTS, a GFIP é um conjunto de informações do funcionário composto pela Guia de Recolhimento do FGTS.
Neste contexto, alguns dos documentos gerados para o FGTS são:
- Protocolo de Envio de Arquivos;
- Guia de Recolhimento do FGTS;
- Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social;
- Declaração de ausência de fato gerador para recolhimento FGTS;
- Comprovante de Solicitação de Retificação para o FGTS;
- Comprovante de Solicitação de Exclusão.
Quais informações deveriam estar na Guia de Recolhimento do FGTS?
Algumas informações eram obrigatórias para a GFIP. Para não cometer erros no momento de enviá-la, confira os principais dados que precisavam ser preenchidos:
- Dados da empresa, como nome, razão social, CNPJ e endereço;
- Dados da contribuição previdenciária, como remuneração dos funcionários, comercialização da produção e patrocínios esportivos;
- Identificação dos colaboradores;
- Movimentação de trabalhadores, como afastamentos e retornos;
- Salário-família;
- Salário-maternidade;
- Compensação;
- Valor da contribuição do segurado que não for calculado pelo SEFIP, como nos casos de múltiplos vínculos e fontes de renda.
Sobre a entrega da Guia de Recolhimento do FGTS
Quem precisava entregar a GFIP?
Se você envia informações à previdência sobre seus funcionários, mesmo sendo pessoa física ou jurídica, a GFIP era obrigatória. Se você recolhe o FGTS, também precisava entregar a guia.
Você deve saber que mesmo sem o recolhimento para o FGTS, a GFIP deveria ser apresentada de forma declaratória. Neste caso, todos os dados usados pela Previdência deveriam constar na guia de recolhimento.
Agora, se você quer saber se a sua empresa — que está inativa ou inadimplente pelo INSS ou por sonegação — precisava entregar a GFIP, a resposta é sim. Pelo menos uma vez ao ano você deve ter informado ao órgão a situação da empresa inativa para evitar multas e atualizar possíveis informações.
Quem não precisava entregar a GFIP?
Os seguintes atores não recolhiam e nem informavam a GFIP:
- Segurado especial;
- Contribuinte individual sem segurado que preste serviço a ele;
- Órgãos públicos com servidores efetivos vinculados ao RPPS;
- segurado facultativo;
- candidato a cargo eletivo para o período eleitoral;
- MEI que não possui funcionário.
Onde a GFIP era entregue?
A GFIP tinha a sua entrega pela internet, no próprio aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social). Assim, todos os arquivos gerados pela SEFIP eram transmitidos diretamente para o Conectividade Social.
Esse sistema permitia gerar a GFIP e também a GRPS. Devemos ressaltar que para usar o software da Conectividade Social é preciso ter o certificado digital da sua empresa, ok?
Quais eram os prazos de entrega da GFIP?
De acordo com a legislação, a partir de 1999 o recolhimento da guia era feito mensalmente, mesmo quando o FGTS já foi recolhido ou outras contribuições previdenciárias. Ou seja, era entregue até o dia sete do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga ou creditada ao trabalhador.
Nos dias sem expediente bancário, a entrega era feita no dia útil que antecede o dia 7.
Existiam multas relacionadas à GFIP?
O ideal era não atrasar a entrega da GFIP, pois a multa é de 2% sobre o valor total das contribuições informadas. Adicionalmente, essas contribuições poderiam ultrapassar 20%, e nem R$ 200 no caso de fator gerador, e R$ 500 na GFIP com movimento.
Mesmo pagando a multa, você precisava entregar a documentação para evitar:
- A proibição para obter a Certidão Negativa de Débito (CND);
- Ser listado na Dívida Ativa da União.
Como saber o código GFIP de uma empresa?
Para consultar o código GFIP da sua empresa, era preciso:
- Entrar na SEFIP e ir até “Relatórios RE”
- Depois, clicar em “Arquivo SEFIP” e informar o final do arquivo SFP — lembre-se que ele foi salvo quando o seu contador enviou os documentos.
A guia da GFIP ainda precisava ser entregue nos casos de empresas com GFIP sem movimento, mesmo sem o recolhimento para o FGTS.
Para isso, o administrador da empresa precisava indicar a ausência do fato gerador logo na primeira página do aplicativo SEFIP, discriminar o código 115 e transmitir o arquivo SEFIPCR.SFP via Conectividade Social.
Da GFIP à DCTFWeb
Em janeiro de 2023, uma nova norma foi publicada no Diário Oficial da União referente a uma mudança relevante na apresentação da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb). Dessa forma, o DCTFWeb é oficialmente o substituto da GFIP desde a publicação da norma.
Como foi o processo de mudança da GFIP para DCTFWeb?
Agora, a DCTFWeb substitui a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) como ferramenta de declaração. Ou seja, por meio dele, os contribuintes comprovam os pagamentos da previdência aos colaboradores.
O processo de mudança se deu por conta dos erros gerados na entrega na GFIP. Já que a DCTFWeb centraliza as emissões, o mais coerente era absorver a GFIP neste sistema.
Quando a GFIP foi substituída pela DCTFWeb?
A substituição entrou em vigor e passou a ser obrigatória em Abril de 2023. Portanto, se você está em atraso na entrega da guia, atente-se a essa mudança.
Quais os impactos causados pela substituição da GFIP para a empresa e para o trabalhador?
A mudança foi necessária por conta da necessidade de prorrogação dos eventos do eSocial nos processos trabalhistas. Sendo assim, a DCTFWeb torna-se a versão mais atualizada em tecnologia com o objetivo de facilitar as emissões e agilizar o processo para a empresa e o trabalhador.
Com esse novo processo, caso os pagamentos não sejam quitados devidamente, a situação é levada à Procuradoria da Fazenda Nacional, tendo, a partir disso, uma Dívida Ativa da União. Assim, aplicaram multas, de acordo com a legislação.
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