Entraremos em mais um ano em que sua empresa precisará lembrar dos prazos para a transmissão de documentos fiscais. Esse é o caso da RAIS 2025, responsável por ajudar o governo a acompanhar a situação trabalhista no país. Mas você sabe quais são os documentos necessários para essa entrega?
Apesar do seu envio ser obrigatório para determinadas empresas, aos poucos, essa declaração está sendo substituída pelo eSocial, o que garante mais otimização na gestão de negócios. Isso quer dizer que daqui para frente, vários outros negócios precisarão se atentar ao RAIS.
Neste conteúdo, você vai entender melhor o que é a sigla, sua importância para o governo e como fazer para declará-la. Confira!
O que é a RAIS e para que ela serve?
A RIAS é a Relação Anual das Informações Sociais e foi instituída há mais de 40 anos pelo Decreto nº 76.900 de 23 de dezembro de 1975, sendo atualmente regida pelo Decreto nº 10.854, de 10 de novembro de 2021. O principal objetivo é fornecer ao governo um panorama do mercado de trabalho com dados para elaboração de estatísticas de trabalho.
Nessa declaração, enviada anualmente ao Ministério do Trabalho, constam dados sobre:
- atividades trabalhistas;
- Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
- informações sobre o mercado de trabalho no país;
- registros do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
- identificação dos trabalhadores com direito ao abono salarial PIS/PASEP. Inclusive, a partir do ano-base 2021, o campo de identificação do trabalhador para esse campo passará a ser facultativo, segundo o Manual de Orientação da RAIS.
Tudo isso permite ao governo aprimorar cada vez mais a legislação, os direitos trabalhistas e previdenciários e entender a evolução do nosso país.
Substituição da RAIS no eSOCIAL
A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) foi substituída pelo eSocial, mas essa mudança está ocorrendo de forma gradual, guiado pelo cronograma de implantação do eSocial (Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME nº 71, de 29 de junho de 2021). Isso quer dizer que a partir de 2024 todos os grupos do eSocial estarão dispensados da entrega da RAIS e as informações sobre os empregados serão reaproveitadas do sistema eSocial. A substituição foi definida conforme os grupos de obrigatoriedade do eSocial:
- Ano-base 2021: grupo 1
- Ano-base 2022: grupo 2 e 3
- Ano-base 2023: grupo 4
Isso porque o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), desde a sua criação, já visava unificar o envio dos dados dos empregadores, de forma digital.
Essa unificação é possível graças à relação que permite entre cinco órgãos governamentais: Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Previdência Social.
RAIS 2025: quem precisa entregar?
As empresas que já declaram suas obrigações dos eventos de folha de pagamento via eSocial não precisam enviar a RAIS. São as empresas dos grupos 1, 2, 3 e 4 que citamos, ou seja, as empresas privadas que fazem esse tipo de declaração através do eSocial desde 2021, em relação ao exercício de 2019.
Resumindo, as empresas privadas não têm obrigação de enviar RAIS, uma vez que a obrigação relativa às informações da folha deve ser declaradas via eSocial.
Mesmo assim, fique atento: em março de 2024 foi disponibilizado apenas o programa GDRAIS GENÉRICO, para declarações referentes aos anos-base de 1976 a 2022 para as empresas que não estivessem desobrigadas no ano de referência. A sua empresa fez essa entrega? É importante ficar em conformidade para evitar percalços em 2025.
Sua empresa ficou sem colaboradores no ano-base ou atividades paralisadas? Então, deve-se observar a obrigatoriedade do envio da RAIS Negativa.
O que é RAIS Negativa e como entregá-la?
RAIS Negativa é a declaração feita quando a empresa não teve nenhum colaborador e atividade durante o ano-base. Ou seja, se em 2024 uma empresa passou por isso, então em 2025 ela precisará declarar a RAIS Negativa, referente ao ano anterior.
Por isso, é muito importante que todas as empresas estejam atentas a RAIS, mesmo que não haja necessidade de entrega. Para estar em conformidade com a lei, é necessário entregar a RAIS Negativa. Inclusive, deve ser entregue por meio do eSocial, a partir de 2024.
Para isso, utilize o evento S-1299, declarando falta de movimento:
- Acesse a plataforma da Central eSocial;
- Na aba eSocial, é preciso selecionar “Demais eventos”;
- Selecione o evento S-1299 – Fechamento;
- Selecione a empresa e informe a referência 01/AAAA no quadro Tipo de apuração informe Mensal;
- Clique em Gerar;
- Pronto! O ideal é acompanhar o envio acessando a aba Central eSocial – Andamento dos envios.
Quais informações devem constar na RAIS 2025?
Assim, com o envio dos dados, o Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho coleta as seguintes informações na RAIS 2025:
- Data de admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador;
- Vínculo empregatício;
- Data e motivo da rescisão, afastamento ou licença;
- Remunerações mensais;
- Verbas rescisórias;
- Valores das remunerações dos trabalhadores.
Para as empresas pertencentes aos grupos obrigados ao eSocial, ocorreu a substituição do preenchimento da RAIS pela transmissão via eSocial. Importante destacar que a substituição ocorre inclusive com relação à RAIS Negativa, conforme disposto no Manual de Orientação do eSocial.
O que acontece se eu não enviar a RAIS?
Mesmo com a mudança de 2024, ainda, sim, é importante checar as entregas nos últimos anos. O artigo 2 da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006 determina, por exemplo, que a omissão ou a falta da entrega de informações obrigatórias implica em multas e penalidades — sendo ele alterado pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009.
Os valores das multas começam em R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da declaração, além de percentuais adicionais a critério da autoridade julgadora e do número de funcionários da companhia.
Já no caso de omissão de informações ou declarações erradas, ou falsas, incidem multa a partir de R$ 425,64, com acréscimo de R$ 26,60 por empregado omitido ou informação incorreta/inexatamente, conforme previsto no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990.
Vale lembrar que, ainda que a empresa pague a multa, ela não fica isenta do envio das informações da RAIS.
Como consultar a RAIS
O acompanhamento das atualizações sobre a declaração e, principalmente, consulta de informações do trabalhador, pode (e deve) ser feita via site do governo.
Para isso, é só acessar o site da Relação Anual de Informações Sociais – RAIS – Ministério da Economia.
Download do programa GDRAIS Genérico
Antes de tudo, é importante que a empresa esteja atenta ao prazo de envio das informações requeridas pelo eSocial para evitar multas e outras penalidades. Isso porque o órgão responsável avisou que está encerrado o período de declaração da RAIS referente aos anos-base de 1976 a 2022, através do PGD GENÉRICO.
A boa notícia é que as opções de exclusão e retificação voltarão a ser disponibilizadas a partir de março de 2025.
Além disso, há empresas que precisam fazer envios das informações dos eventos dos seus empregados (ou mesmo evento de ausência de empregados – RAIS Negativa), via GDRAIS Genérico e, portanto, precisará ter o programa.
Primeiramente, é necessário o software GDRAIS atualizado de acordo com o ano-base. O passo a passo para instalação do programa do ano-calendário (e desinstalação de programas dos anos anteriores) é todo explicado no próprio portal RAIS (acesse-o aqui).
Lembrando que para o uso do GDRAIS Genérico será preciso que o computador tenha instalada o Sistema Operacional Windows XP com Service Pack 3 ou superior e no mínimo 16 MB de espaço livre no disco rígido.
- PRIMEIRO: No caso da empresa já possuir uma versão anterior do programa, então ela precisará fazer o backup (cópia) dos dados no programa, e da pasta Declarações no diretório GDRAIS, no drive C;
- SEGUNDO: Para prosseguir com nova declaração no GDRAIS será preciso, então:
- Desinstalar a versão anterior (lembrando que é para desinstalar somente após o backup e a cópia do diretório;
- Instalar a nova versão do programa, após novo download.
Finalidades do programa GDRAIS
O programa GDRAIS tem a finalidade de gerar a declaração da RAIS – desenvolvido para o estabelecimento ou entidade que não possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado.
Nesse caso, após a digitação das informações, o declarante deverá emitir os relatórios necessários para correção de erros e arquivamento e gerar o arquivo a ser entregue. Bem como gerar as cópias de segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas à disposição da fiscalização.
Informações úteis presentes no GDRAIS
Para a transmissão da declaração da RAIS é obrigatória a utilização da certificação digital na transmissão da declaração ou do arquivo que tiverem 11 vínculos empregatícios ou mais. A obrigatoriedade da utilização da certificação digital também inclui a Administração Pública.
Além disso, as declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou CNPJ.
A utilização da certificação digital continuará facultativa para os demais estabelecimentos que não se enquadram nessa obrigatoriedade, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.
Como evitar Inconsistências ou Erros na entrega da RAIS 2025
Para evitar erros e/ou inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue, as informações devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS gera os relatórios necessários para correção de erros.
Se houver inconsistências, será emitido o Relatório de Erros ou Relatório de Avisos, conforme seja o caso:
- Relatório de Erros: relaciona as inconsistências que deverão ser corrigidas para que se possa gerar a declaração.
- Relatório de Avisos: relaciona as inconsistências que não impedem a geração da declaração, mas deverão ser verificadas pelo declarante para possível correção, porque as inconsistências podem distorcer as informações da RAIS, como remunerações incoerentes, erros de digitação e outros.
Caso surjam dúvidas extras, sua empresa pode consultar o Manual de Orientação RAIS.
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