Abril se aproxima e, com isso, o prazo para entregar a RAIS 2024, que ajuda o governo a acompanhar a situação trabalhista no país. Mas você sabe quais são os documentos necessários para essa entrega?
O seu envio é obrigatório para determinadas empresas. Entretanto, aos poucos, essa declaração está sendo substituída pelo eSocial, o que garante mais otimização na gestão de negócios.
Neste conteúdo, você vai entender melhor o que é a RAIS, sua importância para o governo e como fazer para declará-la. Confira!
O que é a RAIS e para que ela serve?
A Rais é a Relação Anual das Informações Sociais e foi instituída há mais de 40 anos pelo Decreto nº 76.900 de 23 de dezembro de 1975. Seu principal objetivo é fornecer ao governo um panorama do mercado de trabalho. Essa declaração enviada anualmente ao Ministério do Trabalho reúne informações importantes para a gestão pública.
Nessa declaração, constam dados sobre atividades trabalhistas, Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários, além de informações sobre o mercado de trabalho no país e registros do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
Ou seja, podemos dizer que a RAIS é a declaração responsável pela coleta de dados que subsidiam as estatísticas para o controle de registros do FGTS, Arrecadação e Benefício Previdenciários. Além disso, essa declaração serve para a identificação dos trabalhadores com direito ao Abono Salarial PIS/PASEP. Tudo isso permite ao governo aprimorar cada vez mais a legislação e os direitos trabalhistas e previdenciários.
Substituição da RAIS no eSOCIAL
A RAIS será feita apenas pelo eSocial, contudo o processo é gradual, guiado pelo cronograma de implantação do eSocial (Portaria Conjunta SEPRT/RFB/ME nº 71, de 29 de junho de 2021).
Isso porque o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), desde a sua criação, já visava unificar o envio dos dados dos empregadores, de forma digital. Essa unificação é possível graças à relação que permite entre cinco órgãos governamentais: Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Previdência Social.
RAIS 2024: quem precisa entregar?
As empresas que já declaram suas obrigações dos eventos de folha de pagamento via eSocial não precisam enviar a RAIS. São as empresas dos grupos 1, 2, 3 e 4, ou seja, as empresas privadas que fazem esse tipo de declaração através do eSocial desde 2021, em relação ao exercício de 2019. Resumindo, as empresas privadas não têm obrigação de enviar RAIS, uma vez que a obrigação relativa às informações da folha deve ser declaradas via eSocial.
Contato, em março de 2024 será disponibilizado apenas o programa GDRAIS GENÉRICO, para declarações referentes aos anos-base de 1976 a 2022 para as empresas que não estivessem desobrigadas no ano de referência.
É importante lembrar que o estabelecimento sem empregados no ano-base ou sem movimentação nas atividades deve observar a obrigatoriedade do envio da RAIS Negativa.
Sobre a RAIS negativa e como entregá-la?
RAIS negativa é a declaração feita pela empresa, quando ela não teve empregado durante o ano-base. Ou seja, se em 2023 uma empresa não teve empregados, então em 2024 ela precisará declarar a RAIS Negativa, referente ao ano anterior. Por isso, é muito importante que todas as empresas estejam atentas a RAIS. Porque mesmo que não haja necessidade de entrega dessa declaração, por motivos de não contratação de empregados, mesmo assim a empresa estar de acordo com a lei e entregar a RAIS negativa.
Sendo que na RAIS negativa a empresa precisa informar somente os dados cadastrais do estabelecimento, cadastrado com CNPJ. E essa declaração deve ser feita por meio do programa GDRAIS. Para declarações RAIS Negativas de anos anteriores, deve ser utilizado apenas o programa GDRAIS Genérico (1976-2019).
Quais informações devem constar na RAIS 2024?
A RAIS 2024 é informada pelas empresas obrigadas por meio do eSocial, e pelos programas GDRAIS e GDRAIS Genérico, a fim de que sejam transmitidos os vínculos de seus trabalhadores.
Assim, com o envio dos dados, o Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho coleta as seguintes informações:
- Data de admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador;
- Data e motivo da rescisão de contrato de trabalho;
- Valores das remunerações dos trabalhadores.
Para as empresas pertencentes aos grupos obrigados ao eSocial, ocorreu a substituição do preenchimento da RAIS pela transmissão via eSocial. Importante destacar que a substituição ocorre inclusive com relação à RAIS Negativa (decorrente do fechamento “Sem Movimento”), conforme disposto no Manual de Orientação do eSocial.
O que acontece se eu não enviar a RAIS 2024?
É muito importante que as empresas obrigadas a entregar a RAIS 2024 estejam atentas aos prazos previstos na legislação e nas informações necessárias para o preenchimento.
A legislação determina, por exemplo, que a omissão ou a falta da entrega de informações obrigatórias implica em multas e penalidades, conforme Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009.
Os valores das multas começam em R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da declaração, além de percentuais adicionais a critério da autoridade julgadora e do número de funcionários da companhia.
Já no caso de omissão de informações ou declarações erradas ou falsas, incidem multa a partir de R$ 425,64, com acréscimo de R$ 26,60 por empregado omitido ou informação incorreta/inexatamente, de acordo com o previsto no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990.
Vale lembrar que, ainda que a empresa pague a multa, ela não fica isenta do envio das informações da RAIS.
Como consultar a RAIS
O acompanhamento das atualizações sobre a declaração e, principalmente, consulta de informações do trabalhador, pode (e deve) ser feita via site do governo. Para isso, é só acessar o site da Relação Anual de Informações Sociais – RAIS – Ministério da Economia. Basta apenas as informações do seu CPF.
Download do GDRAIS 2024E GDRAIS Genérico
Antes de tudo, é importante que a empresa esteja atenta ao prazo de envio das informações requeridas pelo eSocial para evitar multas e outras penalidades. Além disso, há empresas que precisam fazer envios das informações dos eventos dos seus empregados (ou mesmo evento de ausência de empregados – RAIS Negativa), via GDRAIS Genérico e, portanto, precisará ter o programa.
Primeiramente, é necessário o software GDRAIS atualizado de acordo com o ano-base. O passo a passo para instalação do programa do ano-calendário (e desinstalação de programas dos anos anteriores) é todo explicado no próprio portal RAIS (acesse-o aqui).
Lembrando que para o uso do GDRAIS Genérico será preciso que o computador tenha instalada a versão 9 ou superior do Java com o seu sistema operacional.
- PRIMEIRO: No caso da empresa já possuir uma versão anterior do programa, então ela precisará fazer o backup (cópia) dos dados no programa, e da pasta Declarações no diretório GDRAIS, no drive C;
- SEGUNDO: Para prosseguir com nova declaração no GDRAIS será preciso, então:
- Desinstalar a versão anterior (lembrando que é para desinstalar somente depois de feito a o backup e a cópia do diretório;
- Instalar a nova versão do programa, após novo download.
Finalidades do programa GDRAIS
O programa GDRAIS tem a finalidade de gerar a declaração da RAIS 2024 – desenvolvido para o estabelecimento/entidade que não possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado.
Nesse caso, após a digitação das informações, o declarante deverá emitir os relatórios necessários para correção de erros e arquivamento e gerar o arquivo a ser entregue. Bem como gerar as cópias de segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas à disposição da fiscalização.
Informações úteis presentes no GDRAIS
Dentre as “Informações Úteis” presentes no GDRAIS estão detalhes como:
Para a transmissão da declaração da RAIS é obrigatória a utilização da certificação digital na transmissão da declaração ou do arquivo que tiverem 11 vínculos empregatícios ou mais. A obrigatoriedade da utilização da certificação digital também inclui a Administração Pública.
Além disso, as declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou CNPJ.
A utilização da certificação digital continuará facultativa para os demais estabelecimentos que não se enquadram nessa obrigatoriedade, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.
Como evitar Inconsistências ou Erros na entrega da RAIS 2024
Para evitar erros e/ou inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue, as informações devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS gera os relatórios necessários para correção de erros.
Se houver inconsistências, será emitido o Relatório de Erros ou Relatório de Avisos, conforme seja o caso:
- Relatório de Erros: relaciona as inconsistências que deverão ser corrigidas para que se possa gerar a declaração.
- Relatório de Avisos: relaciona as inconsistências que não impedem a geração da declaração, entretanto deverão ser verificadas pelo declarante para possível correção, porque as inconsistências podem distorcer as informações da RAIS (remunerações incoerentes, erros de digitação etc.).
Caso surjam dúvidas extras a empresa pode consultar o Manual de Orientação RAIS.
Calendário fiscal 2024 completo e atualizado
Para não perder a entrega da RAIS 2024 e das demais declarações e obrigatoriedades, acesse o calendário fiscal da Qive.
O material é gratuito e você consegue se organizar de forma prática e rápida, sem confundir datas ou esquecer entregas. O calendário está atualizado com as entregas mais importantes do ano.
Aproveite e também conheça a Qive, uma plataforma de gestão e automação de processos fiscais e contábeis!
Veja também
Otimize rotinas, reduza custos e evite multas
Tudo o que você precisa na Qive para gestão financeira e fiscal do jeito certo: automatizada e estratégica.