Tipos de notas fiscais: conheça a lista completa

A emissão da nota fiscal eletrônica é obrigatória para as empresas, exceto no caso de uma operação entre MEI e pessoa física. No entanto, com tantos modelos e siglas diferentes, é comum surgirem dúvidas sobre qual documento pertence a cada operação.

Um erro muito comum é confundir os tipos de notas com o status destes documentos na SEFAZ. Para esclarecer essa e outras questões, preparamos um guia completo com os principais documentos fiscais e suas finalidades.

Qual a diferença entre Tipos e Status de uma Nota Fiscal?

Primeiramente, precisamos entender que o tipo da nota fiscal define a finalidade do documento, enquanto o status indica sua situação atual na Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Ele mostra se o documento foi validado, se apresentou erros ou se foi invalidado por algum motivo. Saber dessa distinção evita confusões operacionais importantes.

Os principais status de uma NF-e na SEFAZ são:

Autorizada: a nota foi aprovada pela Secretaria e está regular para ser usada por fins fiscais;
Rejeitada: não atende aos requisitos fiscais necessários e, sendo assim, a SEFAZ fornece um código de erro para correção e nova transmissão;
Denegada: a nota foi negada por problemas ou irregularidades com uma das empresas envolvidas na operação. Ou seja, o número desse documento denegado fica registrado e não pode ser reutilizado;
Cancelada: quem emitiu cancelou por preenchimento incorreto, desistência ou outro motivo válido;
Inutilizada: uma NF-e é inutilizada quando foi emitida, mas não será usada, geralmente por quebra na sequência numérica na emissão das notas.

Notas Fiscais para Produtos e Mercadorias

Nesta categoria estão os documentos mais utilizados no dia a dia de milhares de empresas e cobre desde transações entre empresas até vendas diretas ao consumidor final.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o principal documento para transações comerciais de empresas para outras empresas. Ela registra operações de compra e venda de mercadorias, substituindo completamente a antiga nota fiscal impressa.

O formato oficial da NF-e é em XML, sendo um arquivo totalmente digital. Ela fornece informações detalhadas sobre a transação comercial, incluindo:

dados sobre produtos vendidos;
preços;
impostos;
descontos;
e outros detalhes relevantes para fins fiscais.

Essa é uma ferramenta indispensável para o controle do Fisco e ainda pode ser usada como comprovante de pagamento em disputas ou auditorias fiscais.

Já o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), online ou impresso, é uma representação visual da NF-e para facilitar a consulta rápida pelo destinatário ou transportadora.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é específica para vendas diretas ao consumidor final no varejo. Diferentemente da NF-e, a NFC-e documenta operações de empresas para o consumidor, o famoso B2C (business-to-consumer).

A NFC-e deve ser emitido no momento da venda, contendo informações como:

descrição dos produtos vendidos;
valor total da venda;
alíquota do imposto cobrado;
e outros dados importantes.

Outro detalhe importante é o limite monetário estabelecido: para as vendas acima de R$ 200.000,00, é necessário emitir uma NF-e ao invés da NFC-e.

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

O Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) é outra alternativa para o varejo registrar vendas de mercadorias para consumidores finais. É muito utilizado em lojas e supermercados e possui duas variações principais:

CF-e-SAT (Cupom Fiscal SAT): obrigatório no varejo no Alagoas, Ceará, Minas Gerais, Paraná e São Paulo. Além disso, dispensa conexão ininterrupta com a internet, pois a transmissão das informações à Secretaria da Fazenda pode ser feita de forma periódica;
CF-e-ECF (Cupom Fiscal Emissor de Cupom Fiscal): ligado a uma impressora e valida os cupons fiscais impressos, sendo ideal para quem não é obrigado a emitir notas fiscais com frequência. Por isso, muitos MEIs utilizam em vendas para empresas ou pessoas físicas sem a inscrição estadual. Além disso, pode ser utilizada para mercadorias ou prestação de serviços.

A vantagem do documento é automatizar o processo de emissão, assim como o envio, armazenamento e consulta, para facilitar o controle fiscal tanto para o emitente quanto para os órgãos reguladores.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é ideal para quem não tem obrigação de emitir notas fiscais com frequência. É bastante usada por MEIs em vendas para empresas ou pessoas físicas sem inscrição estadual.

Ela automatiza o processo de emissão, envio, armazenamento e consulta para facilitar o controle fiscal. E tem mais: a NFA-e pode ser emitida no caso das transações de mercadorias ou prestação de serviços.

Existem diferentes NF-es com finalidades específicas para situações particulares, confira:

Nota Fiscal Complementar: serve para complementar ou corrigir informações já incluídas na nota original emitida. Se uma NF-e está com preço errado, por exemplo, a nota complementar pode corrigi-lo, mas isso só pode ocorrer após autorização da nota fiscal original.
Nota Fiscal de Remessa: registra a transferência de mercadorias entre empresas sem que haja venda envolvida. Ou seja, é uma espécie de “guia de remessa” para transferências entre filiais, mercadorias para reparo ou devoluções.
Nota Fiscal de Exportação: é o documento fiscal eletrônico para registrar exportação de mercadorias do Brasil. Isso permite comprovar a saída de mercadorias do país e pode ser utilizada como comprovante para obter incentivos fiscais.

Variações da NF-e (Complementar, Remessa e Exportação)

Existem diferentes NF-es com finalidades específicas para situações particulares:

Nota Fiscal Complementar: serve para complementar ou corrigir informações já incluídas na versão original. Assim, se há erros no valor, por exemplo, a nota complementar pode corrigi-lo. Além disso, só pode ser emitida se a primeira nota for autorizada.
Nota Fiscal de Remessa: registra transferência de mercadorias entre empresas sem vendas envolvidas. É uma espécie de “guia de remessa” para transferências entre filiais, mercadorias para reparo ou devoluções.
Nota Fiscal de Exportação: registra a exportação de mercadorias do Brasil para comprovar a saída de mercadorias do território, além de ser usada para obter incentivos fiscais.

Notas Fiscais para Serviços

A partir daqui, o artigo aborda exclusivamente os documentos utilizados para prestação de serviços, com características e regulamentações específicas.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal eletrônico para registrar e validar informações relacionadas à prestação de serviços. Sua competência é municipal e o principal imposto é o ISS (Imposto Sobre Serviços), enquanto a alíquota varia conforme o município e tipo de serviço prestado.

Com o montante arrecadado, o município onde o serviço foi prestado consegue financiar atividades e projetos sociais.

O Padrão Nacional da NFS-e

O Conselho Nacional de Secretários de Fazenda (CONFAZ) desenvolveu o padrão nacional como um esforço de padronizar a emissão e tratamento dessas notas em todo o país. Assim, fica mais fácil a integração entre sistemas de diferentes municípios.

Apesar dos vários benefícios, a adesão ainda não é total. Muitos municípios continuam resistentes e não aderiram ao padrão nacional da NFS-e. O efeito disso é a complexidade operacional para empresas prestadoras de serviços em múltiplos municípios, onde cada um possui suas próprias especificações técnicas.)

Documentos Fiscais para Transporte de Cargas

Aqui você encontrará todos os documentos relacionados à logística e transporte, essenciais para o controle fiscal da movimentação de mercadorias.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é como se fosse a “nota fiscal do frete”. Ele é obrigatório para todas as empresas de transporte de cargas no Brasil, incluindo transportadoras e autônomos.

Neste contexto, ele fornece informações importantes sobre destino, origem, tipo de carga e valor cobrado pelo serviço de transporte. Essa é uma ferramenta essencial para a gestão eficiente do transporte, pois garante transparência, segurança e agilidade na prestação dos serviços.

Existem três subtipos de CT-e:

CT-e complementar: documento adicional para registrar alterações nas informações originais;
CT-e de substituição: substitui um CT-e original emitido com informações incorretas ou incompletas;
CT-e de anulação: anula um CT-e original quando este não é mais válido ou necessário.

Conhecimento de Transporte para Outros Serviços (CT-e OS)

O CT-e OS é uma variação do CT-e tradicional, sendo específica para transportes de carga não convencional. Utilizam essa ferramenta para registrar o transporte de pessoas, animais, valores e outros serviços especializados.

Esse documento contém informações muito específicas sobre o tipo de serviço prestado, garantindo 100% de transparência, eficiência e facilidade de fiscalização nestes transportes especializados.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O MDF-e funciona como um “índice” da carga transportada. Por isso, sua função é agrupar várias NF-es e CT-es de uma mesma carga para facilitar o trabalho da fiscalização nos postos.

Na prática, enquanto o CT-e reúne dados das notas fiscais das mercadorias, o MDF-e consolida todos os dados de CT-es e NF-es em um único documento. Além disso, ele é obrigatório para quem transporta carga no Brasil.

Outros Tipos Específicos de Notas Fiscais

Por fim, chegamos na seção com um tipo de nota fiscal bem particular ao ramo que serve.

Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3-e)

A Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3-e) tem uso exclusivo por distribuidoras de energia elétrica. Este documento registra a prestação de serviços de fornecimento de energia elétrica no Brasil, substituindo a antiga nota fiscal de energia elétrica em papel.

A NF3-e é gerada pelas distribuidoras, assinada digitalmente e transmitida ao Fisco eletronicamente, registrando a “venda” da energia elétrica às residências, comércios e industriais. Outro ponto específico dessa nota é o tipo de informação contida, além dos dados que já conhecemos: a quantidade de energia fornecida.

Conclusão: A importância de emitir o documento fiscal correto

O Brasil é conhecimento por ter um dos sistemas mais complexos do mundo. Por isso, a grande diversidade de documentos fiscais exige atenção constante. Até aqui, você já entendeu que cada tipo de nota fiscal tem aplicações específicas, e a emissão incorreta pode gerar multas e problemas operacionais.

Sendo assim, com diferentes documentos para produtos, serviços e transporte, combinada com variações municipais e estaduais, o ideal é contar com sistemas de gestão fiscal para automatizar processos.

Esse tipo de plataforma é a melhor forma de garantir conformidade fiscal e evitar erros na emissão e recebimento das notas, protegendo a empresa de penalidades e otimizando processos operacionais. Que tal conhecer quem faz mais pela sua gestão fiscal e tributária? Clique e conheça a Qive hoje!