Tipos de notas fiscais: conheça a lista completa

A emissão da nota fiscal eletrônica é obrigatória para as empresas, exceto no caso de uma operação entre MEI e pessoa física. Mas você conhece todos os tipos de notas fiscais e quando utilizá-los?

Um erro muito comum é confundir os tipos de notas com o status destes documentos na SEFAZ. Portanto, para ajudar você a não ter problemas com equívocos, vamos apresentar 11 tipos de notas fiscais e suas aplicações.

Continue a leitura e confira!

Tipos de notas fiscais

Atualmente, a legislação fiscal brasileira contempla cinco tipos principais de notas fiscais e mais algumas divisões entre elas. A finalidade é documentar as operações de venda de mercadorias, prestação de serviços e transporte de cargas.

Os tipos de notas fiscais são:

NF-e;
Nota fiscal de exportação;
Nota fiscal de remessa;
NFA-e;
NF3-e;
NFS-e;
NFC-e;
CF-e;
CT-e;
CT-e OS;
MDF-e.

NF-e: nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrôn ic a (NF-e) é o documento que registra uma transação comercial, ou seja, a compra e venda de mercadorias. O formato oficial da NF-e é em XML, um documento totalmente digital que substituiu a antiga nota fiscal impressa.

O popular DANFE online ou impresso, portanto, é apenas uma representação visual da NF-e, como o próprio nome diz: Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

A nota fiscal fornece informações detalhadas sobre a transação comercial, incluindo dados sobre os produtos vendidos, preços, impostos, descontos e outros detalhes relevantes para fins fiscais. Ela é uma ferramenta importante para o controle do Fisco, pois permite ao governo monitorar as transações econômicas e combater fraudes fiscais.

Além disso, também pode ser usada como comprovante de pagamento em caso de disputa ou auditoria fiscal.

Por fim, o status das notas fiscais na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) pode variar dependendo da autorização ou não do governo. Algumas situações incluem:

Em processamento: a nota fiscal eletrônica foi enviada para a SEFAZ, mas ainda está sendo processada.

Autorizada: a nota foi aprovada pela SEFAZ e está regular para fins fiscais.

Rejeitada: a nota foi recusada, geralmente, porque não atende aos requisitos fiscais necessários. A SEFAZ retorna um código de erro para que a nota seja corrigida e transmitida novamente.

Denegada: a nota foi negada por conta de algum problema ou irregularidade com uma das empresas envolvidas na operação. Diferente da rejeição, o número da nota denegada é registrado pela SEFAZ e não poderá ser reutilizado.

Cancelada: a nota fiscal eletrônica foi cancelada pelo emissor, seja por preenchimento incorreto, desistência ou algum outro motivo.

Inutilizada: uma NF-e é inutilizada quando ela chegou a ser emitida, mas não será usada, geralmente por consequência de uma quebra na sequência numérica na emissão das notas.

Nota Fiscal eletrônica complementar

A nota fiscal complementar é uma extensão da NF-e padrão e serve para complementar ou corrigir informações já incluídas na nota original. Assim, se uma nota fiscal original foi emitida com um erro de preço, a nota fiscal complementar pode ser utilizada para corrigi-lo.

Além disso, a nota complementar também pode ser usada para incluir informações adicionais, como transportador ou quantidade de produtos, entre outros.

Aqui, é importante lembrar que a Nota Fiscal complementar só pode ser emitida após a autorização da Nota Fiscal original e deve ser enviada ao destinatário e ao fisco junto da Nota Fiscal original.

Por fim, existem também outros tipos de NF-e, que seguem o mesmo layout, mas têm finalidades específicas.

Outros tipos de NF-e

Nota Fiscal de Exportação

A nota fiscal de exportação (NF-e) é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar a exportação de mercadorias no Brasil.

A NF-e de exportação é emitida e arquivada eletronicamente, permitindo um processo mais ágil e seguro, além de permitir a consulta e impressão. Ela é importante porque permite ao exportador comprovar a saída de mercadorias do país, bem como a respectiva cobrança dos impostos devidos.

Além disso, também pode ser utilizada como comprovante de exportação para fins de importação no país destino e para obtenção de incentivos fiscais, além de outros benefícios.

Nota Fiscal de Remessa

A nota fiscal de remessa é um documento fiscal utilizado para registrar a transferência de mercadorias de uma empresa para outra, sem que haja uma venda envolvida. Trata-se de uma espécie de “guia de remessa” que acompanha as mercadorias durante o transporte e serve como comprovante do que é transportado.

Ainda, pode ser usada em diferentes situações, tais como transferência de mercadorias entre filiais de uma mesma empresa, transferência de mercadorias para reparos e devoluções, entre outras.

A nota de remessa é emitida pelo remetente e deve conter informações como a descrição da mercadoria, a quantidade e o valor, entre outros detalhes. Além disso, pode ser utilizada como base para a emissão da nota fiscal de entrada na empresa destinatária, que registra a entrada da mercadoria em seus estoques.

NFA-e: Nota Fiscal Avulsa eletrônica

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um documento fiscal eletrônico utilizado tanto para registrar transações de vendas de mercadorias como para a prestação de serviços.

Criada para substituir a Nota Fiscal Avulsa de papel (NFA), a NFA-e é gerada e enviada eletronicamente para a Receita Estadual e permite ao emitente e destinatário comprovarem a transação comercial realizada.

O documento fiscal automatiza o processo de emissão, envio, armazenamento e consulta de notas fiscais, facilitando o controle fiscal e a fiscalização por parte dos órgãos reguladores.

NF3-e: nota fiscal de energia elétrica eletrônica

A Nota Fiscal de Energia Elétrica eletrônica (NF3-e) é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar a prestação de serviços de fornecimento de energia elétrica no Brasil.

Ela substitui a Nota Fiscal de Energia Elétrica e tem como objetivo padronizar a emissão de notas fiscais, promovendo a transparência, a integridade e a segurança na prestação de serviços de energia elétrica.

A NF3-e é gerada pelas distribuidoras de energia elétrica, assinada digitalmente e transmitida ao Fisco por meio de um sistema eletrônico. Ainda, é utilizada para registrar a venda de energia elétrica para consumidores residenciais, comerciais e industriais.

Esse documento contém informações como data da emissão, quantidade de energia vendida, valor da fatura e dados do fornecedor e do destinatário da energia.

NFS-e: nota fiscal de serviço eletrônica

A nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar e validar as informações relacionadas à prestação de serviços. Trata-se de uma obrigação fiscal para as empresas.

O principal imposto da NFS-e é o ISS, um imposto municipal cobrado sobre a prestação de serviços no Brasil. É uma taxa que deve ser paga pelo prestador de serviços ao município onde o documento foi emitido e o serviço realizado.

A alíquota varia de acordo com o município e o tipo de serviço prestado, e o montante arrecadado com o ISS é destinado ao município onde o serviço foi prestado, para financiar suas atividades e projetos.

Como o ISS é um imposto de competência municipal, é comum encontrar os mais diversos tipos de formatos de nota fiscal de serviços.

Padrão Nacional da NFS-e

O padrão nacional da nota fiscal eletrônica é um conjunto de regras e especificações técnicas para a emissão e o envio de notas fiscais eletrônicas.

Estabelecido pelo Conselho Nacional de Secretários de Fazenda (CONFAZ), tem o objetivo de padronizar a emissão e o tratamento dessas notas em todo o país, facilitando a integração entre os sistemas de diferentes municípios e tornando o processo de emissão e arquivamento de notas mais eficiente.

Ao seguir o padrão nacional da NFS-e, que ainda não é obrigatório, as prefeituras garantem que suas notas fiscais eletrônicas sejam aceitas e processadas corretamente, independentemente da localização de um município.

Porém, apesar de apresentar muitos benefícios, muitos municípios ainda não aderiram ao padrão nacional da NFS-e, o que é um problema para empresas que ainda não usam uma plataforma adequada para receber XML.

NFC-e: Nota Fiscal do Consumidor eletrônica

A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é um documento fiscal eletrônico utilizado para gerar, registrar e armazenar eletronicamente informações relacionadas às vendas de mercadorias para consumidores finais.

Essa é uma alternativa mais moderna e eficiente às notas fiscais em papel e tem como objetivo facilitar os processos de emissão, envio e arquivamento dessas notas, além de ajudar na fiscalização das vendas.

A NFC-e é emitida no momento da venda e contém informações como a descrição dos produtos vendidos, o valor total da venda, a alíquota do imposto cobrado e outros dados importantes.

Mas atenção: a nota fiscal do consumidor eletrônica tem um limite de valor. Em vendas acima de R$ 200.000,00, fica vedada a sua emissão sendo preciso emitir uma NF-e.

Ademais, a NFC-e não é o único modelo de registrar a venda de mercadorias no varejo. Existem também outras maneiras, como o cupom fiscal e o módulo fiscal.

CF-e: cupom fiscal eletrônico

O Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) é um documento fiscal eletrônico utilizado no Brasil para registrar e arquivar informações relacionadas às vendas de mercadorias para consumidores finais, especialmente nas operações realizadas em estabelecimentos comerciais como lojas, supermercados etc.

Emitido no momento da venda, contém informações como a descrição dos produtos vendidos, o valor total da venda, a alíquota do imposto cobrado e outros dados importantes.

O CF-e é gerado e armazenado eletronicamente, tornando o processo de emissão e arquivamento mais rápido e eficiente do que o processo de emissão de cupons fiscais em papel.

Além disso, o CF-e foi introduzido com o objetivo de aumentar a eficiência e a transparência nas transações comerciais, como também reduzir a fraude fiscal. Ainda, permite aos contribuintes acessarem informações sobre suas transações e obter comprovantes de pagamento em formato eletrônico.

Existem dois tipos de CF-e e cada um deles é utilizado em diferentes situações:

CF-e-SAT (Cupom Fiscal SAT): obrigatório no varejo dos estados de Alagoas, Ceará, Minas Gerais, Paraná e São Paulo. Dispensa a necessidade de conexão ininterrupta com a internet, uma vez que a transmissão das informações à Secretaria da Fazenda pode ser feita de forma periódica;

CF-e-ECF (Cupom Fiscal Emissor de Cupom Fiscal): ligado a uma impressora e por meio de um certificado digital próprio, “valida” os cupons fiscais impressos. É considerada uma opção de baixa segurança fiscal.

CT-e: conhecimento de transporte eletrônico

A sigla CT-e tem como significado conhecimento de transporte eletrônico, que é um documento utilizado para registrar a prestação de serviços de transporte de cargas em território brasileiro.

O CT-e é obrigatório para todas as empresas que prestam serviços de transporte de cargas no Brasil, incluindo transportadoras e autônomos. Ele é emitido no formato eletrônico e serve como uma nota fiscal de transporte, comprovando a realização do serviço e a movimentação da carga.

Ainda, é importante porque ajuda a garantir a transparência, a segurança e a agilidade no transporte de cargas, além de facilitar o processo de cobrança de fretes e o acompanhamento do transporte da carga.

O documento também fornece informações importantes sobre o que é transportado, como o destino, a origem, o tipo de carga e o valor cobrado pelo serviço de transporte. Ferramenta essencial para a gestão eficiente do transporte de cargas no Brasil, ajuda a garantir a transparência, a segurança e a agilidade na prestação de serviços de transporte.

Existem três tipos de CT-e:

CT-e complementar: é um documento adicional ao CT-e original e é utilizado para registrar alterações na informação original do CT-e, tais como mudanças de destinatário, remetente, endereço de entrega, entre outras informações.

CT-e de substituição: utilizado para substituir um CT-e original que tenha sido emitido com informações incorretas ou incompletas. Fornece informações atualizadas e precisas sobre a prestação de serviços de transporte de cargas.

CT-e de anulação: utilizado para anular um CT-e original já emitido. O CT-e de anulação é emitido quando o CT-e original não é mais válido ou necessário, por exemplo, devido a um cancelamento do transporte de cargas.

Ao emitir o CT-e de anulação, é importante informar o motivo, que pode ser, por exemplo, cancelamento do transporte ou erro na emissão do CT-e original, entre outros. Além disso, o CT-e de anulação deve ser emitido antes da saída da carga do estabelecimento do remetente.

CT-e OS: Conhecimento de Transporte eletrônico para outros serviços

Outro tipo de conhecimento de transporte é o CT-e OS. Ele é usado para registrar a prestação de outros tipos de serviços de transporte de cargas, como transporte de pessoas, transporte de animais, transporte de valores, entre outros.

O CT-e OS é emitido de forma similar ao CT-e normal, mas contém informações específicas sobre o tipo de serviço prestado.

Ainda, o CT-e OS é um importante documento para garantir a transparência e eficiência na prestação de serviços de transporte de cargas para outros fins, além de facilitar o processo de fiscalização e controle pelas autoridades competentes.

MDF-e: Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

O MDF-e é utilizado para registrar a movimentação de cargas transportadas por uma empresa. O documento é emitido pelo transportador e contém informações sobre a carga transportada, como descrição, quantidade de volumes, peso, entre outros dados.

Ele é obrigatório para todas as empresas que realizam transporte de cargas no Brasil, sendo utilizado para facilitar o processo de fiscalização e controle pelas autoridades competentes.

Na prática, assim como o CT-e reúne dados das notas fiscais das mercadorias, o MDF-e reúne todos os dados de CT-es e NF-es em um único documento.

Conclusão

Há diversos tipos de documentos fiscais e é muito mais fácil do que se imagina confundir o uso e objetivos de cada um deles.

Além de aprender mais sobre os tipos de notas fiscais, neste super post, você também conheceu os status possíveis das notas fiscais eletrônicas na SEFAZ: autorizada, rejeitada, denegada, cancelada e inutilizada.