Reforma tributária e contas a pagar: o que muda?

A complexidade do sistema tributário brasileiro sempre foi um dos maiores pesadelos para a gestão empresarial.

No entanto, com a aprovação da Emenda Constitucional 132/2023, estamos diante de uma mudança estrutural histórica: a Reforma Tributária. Embora a promessa seja de simplificação a longo prazo, o período de transição impõe desafios imediatos e profundos, especialmente para quem está na linha de frente das finanças.

A Reforma Tributária e o cenário financeiro atual

Historicamente, o Brasil operou sob um modelo de tributação sobre o consumo fragmentado e cumulativo. PIS, COFINS, IPI, ICMS e ISS formavam uma “sopa de letrinhas” que gerava insegurança jurídica e custos operacionais elevados. A Reforma Tributária propõe a substituição desses cinco tributos por um IVA (Imposto sobre Valor Adicionado) Dual.

Este novo modelo divide a competência tributária, mas unifica a base de cálculo, prometendo maior transparência. No entanto, para o departamento financeiro, o cenário atual é de alerta. A transição não será instantânea, com um convívio simultâneo entre o sistema antigo e o novo entre 2026 e 2033. Isso exige que as empresas operem com “dois sistemas” por um longo período, dobrando a necessidade de atenção na validação de documentos e cálculos.

Para entender a fundo a base dessa mudança, é importante consultar a legislação vigente, como aLei Complementar e acompanhar as atualizações sobre a Reforma Tributária em nosso blog.

Impactos diretos da reforma no contas a pagar

O Contas a Pagar é o guardião das saídas de caixa e, consequentemente, o primeiro a sentir o impacto de qualquer alteração na cobrança de impostos. A Reforma altera a lógica de precificação, retenção e aproveitamento de créditos, exigindo uma revisão completa dos processos atuais.

Mudanças na Apuração de Tributos (CBS, IBS)

O coração da reforma é a criação da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal (substituindo PIS, COFINS e IPI), e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), de competência de estados e municípios (substituindo ICMS e ISS).

Para o Contas a Pagar, isso muda a dinâmica de validação dos boletos e notas fiscais. O modelo de cobrança passará a ser “por fora”, ou seja, o imposto não estará mais embutido no preço do produto ou serviço da mesma forma opaca de antes. Além disso, surge a figura do “split payment” (pagamento dividido), onde o recolhimento do tributo pode ocorrer no momento da liquidação financeira da transação.

Isso significa que, ao pagar um fornecedor, o sistema financeiro poderá separar automaticamente a parcela do imposto e enviá-la diretamente aos cofres públicos. Se o seu Contas a Pagar não estiver integrado e automatizado para conciliar esses valores, o risco de divergência no fluxo de caixa é altíssimo. Entender o conceito de IVA e o que muda para as empresas é o primeiro passo para não ser pego de surpresa.

Créditos tributários: novas oportunidades e desafios

Um dos pilares do novo sistema é a não cumulatividade plena. Em tese, tudo o que a empresa adquire que seja necessário para sua atividade poderá gerar crédito tributário. Isso é uma excelente notícia, pois acaba com as discussões intermináveis sobre o que é ou não insumo.

No entanto, para o Contas a Pagar, isso aumenta a responsabilidade sobre a idoneidade da documentação. O crédito só será válido se o imposto for devidamente destacado e recolhido na etapa anterior. A gestão de créditos tributários passa a depender diretamente da qualidade da nota fiscal recebida e processada.

Se o documento fiscal não for capturado e validado corretamente na entrada, a empresa perde o direito ao crédito, encarecendo a operação. A eficiência na conferência deixa de ser apenas uma boa prática para se tornar uma questão de sobrevivência financeira.

Alterações na Emissão e recebimento de Documentos Fiscais

A padronização é a palavra de ordem, mas a implementação trará novos layouts de documentos eletrônicos. A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) sofrerão ajustes para comportar as novas alíquotas e códigos de tributação, incluindo regras específicas para o Imposto Seletivo (o “imposto do pecado”), que incidirá sobre produtos nocivos à saúde e ao meio ambiente.

O time de Contas a Pagar precisará garantir que os XMLs recebidos estejam em total conformidade com as novas regras de validação da Receita Federal. Receber um documento com a alíquota antiga ou código errado durante a fase de transição poderá travar o pagamento ou gerar um passivo fiscal imediato.

Aprofunde-se sobre a importância da gestão correta de documentos fiscais para mitigar esses erros.

Desafios e Riscos para as Empresas

A transição não será suave para quem ainda depende de processos manuais. A Reforma Tributária expõe as fragilidades de operações financeiras que não possuem governança de dados.

Complexidade na Adaptação dos Sistemas

Os ERPs (sistemas de gestão integrada) precisarão de atualizações robustas. No entanto, confiar cegamente que o ERP resolverá tudo sozinho é um erro. A parametrização das novas regras, definindo o que é material de uso e consumo, ativo imobilizado ou insumo produtivo sob a nova ótica, exigirá uma inteligência que muitas vezes o sistema padrão não entrega nativamente.

A complexidade aumenta ao considerarmos a coexistência dos dois sistemas tributários por anos. Manter o legado rodando enquanto se implementa o novo modelo exige sistemas flexíveis e uma solução parametrizável que permita ajustes ágeis sem depender de longos projetos de TI.

Risco de Autuações e Multas

Com a simplificação dos tributos, a fiscalização se tornará muito mais eficiente e automatizada. O cruzamento de dados será instantâneo. Qualquer divergência entre o que foi pago, o que foi escriturado e o que foi declarado no SPED será detectada rapidamente.

Nesse cenário, o compliance tributário e fiscal nunca foi tão crítico. O risco de multas por erros operacionais, como pagar um boleto sem a devida retenção ou aceitar uma nota fiscal fria ou cancelada, aumenta exponencialmente. O Contas a Pagar precisa atuar como a primeira barreira de defesa da empresa contra passivos fiscais.

Necessidade de Treinamento da Equipe

A tecnologia é essencial, mas as pessoas são a chave. As equipes financeiras e fiscais precisarão desaprender conceitos arraigados há décadas e aprender a nova lógica do IVA. Isso exige investimento em capacitação contínua.

O profissional de Contas a Pagar do futuro precisa ser analítico, entendendo o impacto tributário de cada lançamento, deixando para trás a digitação manual de dados.

Como a Automação do Contas a Pagar Ajuda na Transição

Diante de tantas mudanças, tentar gerenciar o Contas a Pagar via planilhas ou processos manuais torna-se inviável. A automação surge para garantir escala, segurança e previsibilidade com muito mais eficiência.

Otimização da Parametrização Tributária

Uma plataforma especializada permite criar regras de automação que vão além do básico do ERP. Com uma solução parametrizável, você pode configurar fluxos que identificam automaticamente o tipo de fornecedor e a natureza da operação, aplicando as regras fiscais corretas antes mesmo de o pagamento ser agendado.

Essa otimização garante um planejamento tributário eficiente, evitando pagamentos indevidos de impostos.

Geração e Validação de Documentos Fiscais

A captura automática de notas fiscais direto da SEFAZ e das prefeituras elimina o erro humano na entrada de dados. Mas a automação vai além: ela realiza cruzamento entre pedido de compra, nota fiscal e recebimento físico de forma inteligente.

Plataformas como a Qive garantem a captura oficial e confiável direto da fonte, assegurando que 100% dos documentos fiscais, sejam NFes, NFSes ou CTe, estejam centralizados e validados. Isso é determinante para assegurar o direito ao crédito tributário no novo modelo não cumulativo.

Monitoramento contínuo e compliance

A automação proporciona visibilidade em tempo real. Dashboards gerenciais permitem que o CFO e os gestores monitorem se os fornecedores estão emitindo as notas corretamente e se não há documentos cancelados ou denegados na base.

Com a Qive, por exemplo, é possível ter uma auditoria contínua, garantindo governança e consistência conectada aos principais ERPs do mercado, como SAP e TOTVS. Isso transforma o setor, entregando mais controle, mais previsibilidade de caixa e menos riscos.

Próximos Passos: Prepare sua empresa para a mudança

A Reforma Tributária já é uma realidade e o tempo para adaptação está correndo. Esperar o período de transição começar para agir pode custar caro.

Avalie seu processo atual

Faça um diagnóstico honesto da sua operação. Quanto tempo seu time gasta digitando notas? Quantos erros de escrituração ocorrem por mês? Você tem certeza de que todos os créditos tributários estão sendo aproveitados?

Se a resposta envolver processos manuais e planilhas descentralizadas, o sinal vermelho está aceso.

Invista em Tecnologia e Expertise

Não enfrente essa mudança sozinho. Busque parceiros que não apenas forneçam software, mas que tenham expertise comprovada e participem ativamente da construção do novo cenário fiscal.

A Qive é a única solução de Contas a Pagar integrante do comitê da Receita Federal para a Reforma Tributária. Isso significa que nossa tecnologia é desenvolvida com base em informações privilegiadas e antecipadas, garantindo que nossos clientes estejam sempre à frente das obrigações legais.

Oferecemos uma plataforma segura, eficiente e parametrizável para processar grandes volumes de pagamentos e documentos com alta performance.

Quer preparar sua empresa para a Reforma Tributária com quem está ajudando a escrever as regras?Conheça a plataforma Qive e leve inteligência para o seu Contas a Pagar. Qive é a única solução de Contas a Pagar integrante do comitê da Receita Federal para a Reforma Tributária