O que é ECF? Descubra a sua importância e como preencher o documento corretamente
Descubra o que é ECF e quais empresas são obrigadas a emitir o documento. Confira também prazos, erros a serem evitados e possíveis multas.
O que é ECF?
A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é uma obrigação acessória que conecta os dados contábeis e fiscais do apuramento do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido). Dessa forma, adianta as informações ao Fisco e torna mais eficiente o processo de fiscalização através do cruzamento de dados digital, principal objetivo do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
É comum confundir a ECF com a ECD (Escrituração Contábil Digital). Portanto é importante entender que a ECF foi instituída para fins fiscais e previdenciários e faz parte do envio digital da ECD os livros: Diário, Razão e Balancetes Diários, Balanços e Fichas de Lançamento. Já para pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real, é a ECF torna-se obrigatória à escrituração digital do Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur).
A ECF foi implantada como substituta a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014.
A obrigação, que é composta por 14 blocos, torna-se mais complexa e trabalhosa, por isso buscamos esclarecer pontos chave para a compreensão da ECF. Veja abaixo:
Quem está obrigado a preencher a ECF
Estão obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, estando tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido, exceto:
I - As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;
II - Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;
III - As pessoas jurídicas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário.
Caso a pessoa jurídica tenha Sociedades em Conta de Participação (SCP), cada SCP deverá preencher e transmitir sua própria ECF. Para transmitir é preciso utilizar o CNPJ da pessoa jurídica que é sócia ostensiva e o CNPJ de cada SCP.
No caso de SCP que foi extinta ao longo de 2014, quando não havia obrigatoriedade de entrega da DIPJ por SCP, atualmente também não há obrigatoriedade de entrega da ECF.
Pessoa jurídica imune/isenta e assinatura do contador
A obrigação da ECF para pessoas jurídicas imunes/isentas, é recente, somente a partir do ano-calendário 2015. As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que não estejam obrigadas a entregar a ECD deverão preencher os seguintes registros:
Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica
Registro 0010: Parâmetros de Tributação
Registro 0020: Parâmetros Complementares Registro 0030: Dados Cadastrais
Registro 0930: Identificação dos Signatários da ECF
Registro X390: Origem e Aplicações de Recursos - Imunes e Isentas
Registro Y612: Identificação e Rendimentos de Dirigentes, Conselheiros, Sócios ou Titular.
No caso do registro 0930, para as imunes/isentas que não estejam obrigadas a entregar a ECD, só será exigida a assinatura do representante legal. Portanto, não será obrigatória a assinatura do contador.
As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que estejam obrigadas a entregar a ECD, além dos registros acima, também preencherão os blocos C, E, J, K e U (esses blocos serão preenchidos pelo sistema por meio da recuperação dos dados da ECD). Nessa situação, a assinatura do contador é obrigatória.
Qual o prazo de entrega da ECF?
A entrega da ECF é prevista para o último dia útil do mês de julho do ano posterior ao do período da escrituração no ambiente do SPED. Assim, neste ano de 2023, a entrega da ECF será feita até o final do dia 31 de julho.
Acesse nosso texto com as obrigações fiscais do ano e não perca nenhuma data!
Como evitar erros no momento do preenchimento?
Para evitar erros no preenchimento da ECF, você pode seguir estas dicas:
- Conheça as normas fiscais e obrigações relacionadas à ECF.
- Organize e registre corretamente os dados necessários.
- Utilize softwares confiáveis e atualizados.
- Realize conciliações periódicas entre os registros contábeis e fiscais.
- Capacite a equipe responsável para preencher a ECF.
- Faça revisões e validações antes de enviar.
- Consulte profissionais especializados em caso de dúvidas ou complexidades.
Lembre-se de dedicar tempo e atenção ao preenchimento correto da ECF para evitar ter que corrigir depois ou até encarar autuações fiscais!
Transmissão da ECF com erro e como corrigir
Caso o preenchimento da ECF tenha algum erro, será possível corrigir em até cinco anos após a sua transmissão.
Porém, esse prazo de cinco anos, válido para qualquer ECF, pode acabar gerando mais trabalho ao contribuinte, pois qualquer alteração na declaração deve ser ajustada também nos documentos entregues posteriormente.
Para fazer essa retificação, basta exportar o arquivo original do ECF e abri-lo no Bloco de Notas do computador. Certifique-se de remover a assinatura, que fica após o registro 9999 e alterar o campo 12 do registro 0000 (0000.RETIFICADORA), incluindo a letra “S”, isso informará a existência de uma ECF Retificadora.
Siga os passos abaixo para concluir a retificação:
- Exporte o arquivo da ECF original;
- Abra o arquivo da ECF exportado em um programa tipo “Bloco de Notas”;
- Se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de Notas”.
- Altere com campo 12 do registro 0000 para “S” (ECF retificadora) – também é possível fazer as correções neste momento, mas caso prefira fazer no próprio programa da ECF, salve o arquivo;
- Importe o arquivo da ECF retificadora;
- Recupere a ECD (se for o caso);
- Faça a correção dos dados no programa da ECF;
- Valide;
- Assine; e
- Transmita a ECF retificadora.
ECF corrompida ou extraviada
Se o arquivo da ECF, ou da ECD, estiverem corrompidos ou extraviados, o procedimento, siga o procedimento abaixo:
- Instale o aplicativo ReceitanetBX no computador. O instalador do ReceitanetBX pode ser baixado do site do SPED, na área de download. Não deixe de escolher o perfil correta, seja contribuinte, procurador ou representante legal. Em caso de procuração, tenha certeza de que a autorização para o download da ECF ou ECD esteja marcada no e-CAC;
- Após realizar o download do arquivo da ECF, importe o arquivo utilizando a funcionalidade “Arquivo/ Importar” do programa da ECF. No caso do arquivo da ECD, ele poderá ser recuperado dentrodo programa da ECF.
O recibo que comprova a transmissão da escrituração não é importado via ReceitanetBX. Caso a empresa perca o recibo de transmissão da escrituração digital, deverá utilizar a funcionalidade de recuperação no menu “Escrituração/Recuperar Recibo de Transmissão”.
Nessa situação o Receitanet (e não o ReceitanetBX) irá identificar que a escrituração digital já foi transmitida e fará o download do recibo novamente para a pasta estabelecida no programa da ECF.
Recuperação da ECD e ECF
O arquivo da ECD não é importado para a ECF e sim recuperado. Primeiramente, deve ser criada uma ECF no próprio programa ou deve ser importado um arquivo da ECF, para, aí sim, recuperar o arquivo da ECD (recuperação de contas, saldos e mapeamento, caso tenha sido realizado na ECD). A ECD recuperada deve estar validada, assinada e transmitida.
Para as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido e imunes ou isentas obrigadas a entregar a ECD, a recuperação da ECD na ECF é obrigatória.
O programa da ECF consegue recuperar mais de um arquivo da ECD, desde que os períodos dos arquivos da ECD sejam equivalentes ao período do arquivo da ECF.
O programa da ECF também permite a recuperação da ECF de período imediatamente anterior transmitida. A recuperação da ECF do período imediatamente anterior é obrigatória quando:
- A data inicial da ECF (0000.DT_INI) do período atual for diferente de 01/01/2014;e
- O indicador de situação de início de período (0000.IND_SIT_INI_PER) for igual a “0” (Regular – Início no primeiro dia do ano) ou “2” (Resultante de cisão/fusão ou remanescente de cisão ou realizou incorporação).
Recuperação de ECD com encerramento diferente da ECF
Os encerramentos do exercício na ECF seguem o período de apuração do tributo. Por exemplo, se a empresa é do lucro presumido, os encerramentos do exercício da ECF serão trimestrais.
Caso a ECD recuperada tenha encerramento diferente (por exemplo, a ECD recuperada tenha apenas um encerramento anual), no momento da validação no programa da ECF, poderá aparecer uma mensagem com o valor da diferença entre os saldos finais credores e os saldos iniciais credores. Nesse caso, a pessoa jurídica poderá ajustar os saldos por meio de alteração nos registros K155 e K355 (alteração de saldo de uma ou mais contas).
Também há a opção de criar uma nova conta do plano de contas da pessoa jurídica (J050) para fazer o ajuste. Contudo, neste caso, também será necessário fazer o mapeamento desse conta para o plano de contas referencial (J051).
Quais são as multas para empresas que não enviarem a ECF?
A não apresentação da ECF pelos contribuintes que apuram o IRPJ pela sistemática do Lucro Real, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, acarretará a aplicação de multas. Para qualquer outra sistemática, que não o Lucro Real, serão aplicadas multas previstas no art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24 de agosto de 2001.
Na penalidade aplicada aos contribuintes que apuram o IRPJ pelo regime de Lucro Real, quando não houver lucro líquido, antes do IR e da Contribuição Social, no período de apuração a que se refere a escrituração, deverá ser utilizado o último lucro líquido, antes do IR e da Contribuição Social informado, atualizado pela taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e de Custódia (Selic), até o termo final de encerramento do período a que se refere a escrituração.
É importante lembra que, as multas podem ter seus valores reduzidos em até 90%, como ocorre quando há apresentação das informações exigidas em um prazo de até 30 dias.
Os valores das multas são limitados a 10% do lucro líquido, R$ 100 mil (no caso de micro e pequenas empresas) ou R$ 5 milhões (para as demais empresas).
No caso dos contribuintes do IRPJ dos outros regimes tributários, a multa aplicada é no valor de R$ 500 por mês-calendário ou fração (empresa em início de atividade, imune ou isenta) ou R$ 1.500 por igual período (demais empresas).
Se for apresentada uma declaração com informações erradas, incompletas ou omitidas, o contribuinte terá de pagar 3% do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, não inferior a R$ 100.
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