Por que o empreendedor deve se preocupar com a organização de seus documentos fiscais?

O empreendedor com maior chance de sucesso é aquele que reconhece que os rumos de seu negócio dependem da eficiência dessa organização.

Ele sabe, por exemplo, que o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é um documento impresso sem validade jurídica, enquanto a nota fiscal real é um documento fiscal eletrônico (em arquivo XML) autorizado pela Secretaria da Fazenda e, portanto, apenas esse deve ser armazenado.

Também existe outro fator decisivo ao qual o empreendedor precisa se atentar, que é o prazo que a legislação impõe para o armazenamento desses documentos. A Nota Fiscal eletrônica (NFe) precisa permanecer à disposição da Receita Federal por até cinco anos, os tributos previdenciários podem ser solicitados por até 30 anos, enquanto que, para os documentos trabalhistas, esse prazo é ilimitado.

Para um empreendedor de visão, é fácil perceber como o extravio de qualquer um desses documentos pode significar multas futuras e até enquadramento de crime tributário, o que sujeitaria o responsável à prisão. São riscos que um empreendedor bem sucedido não deve correr.

É fundamental que, assim como ocorre com os demais procedimentos da empresa, a cultura da organização e da guarda dos documentos fiscais deve ser estimulada entre os funcionários. A liderança deve transmitir essa importância, fazendo com que eles compreendam a necessidade de eficiência do processo.

Faça a curadoria dos documentos fiscais, como NFes e CTes

Documentos fiscais precisam ter uma curadoria especializada. Atualmente, podemos contar com a tecnologia para fazer uma organização correta, que seja capaz de vitar diversas situações. Ao optar pela digitalização de documentos, a organização terá grandes benefícios, como manter uma cópia digital.

Outras vantagens são a conservação, segurança das informações, redução de custos com tempo, diminuição de erros, facilidade na análise e mais acertos na tomada de decisões.

Com a facilidade que este meio proporciona, será possível identificá-los efetivamente. Com esta classificação assertiva, o tempo será economizado e os riscos de perdas minimizados.

A melhor saída

Organizar os DANFes, quando necessário, e obrigatoriamente também armazenar com segurança as NFes. Já os boletos devem ser anexados aos DANFes para que se possa realizar uma dupla conferência dos valores. Além disso, posteriormente, os comprovantes ou extratos que comprovem o pagamento também devem ser guardados junto aos respectivos documentos.

No caso da organização e do armazenamento de documentos fiscais eletrônicos, para não se correr riscos desnecessários e, ao mesmo tempo, ganhar produtividade, já existem no mercado sistemas automatizados de processamento de documentos que são a melhor saída para a área contábil.

Com uma ferramenta que consulta e armazena Notas Fiscais de forma automática, esse trabalho da organização fica muito mais fácil. O Qive é diretamente ligado aos servidores da Sefaz, tem a capacidade de organizar e armazenar seus documentos na nuvem.

Há quem diga que basta armazenar esses documentos em um DVD ou mesmo na nuvem. Se eles não estiverem organizados, entretanto, você pode calcular quanto tempo gastaria um funcionário para localizar uma NFe extraviada em 2012? Ou um tributo previdenciário da década de 1990?

Além de sua empresa ganhar em organização, também acaba ganhando em produtividade, pois um documento perdido pode gerar um enorme desperdício de tempo de um funcionário buscando por algo que poderia ser facilmente encontrado.

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Segurança para os documentos fiscais da empresa

Caso você lide com documentos fiscais importantes como Notas Fiscais de produto e serviço, o ideal é armazená-los em nuvem, garantindo a segurança contra ataque de vírus como o rasomware.

Com a plataforma da Qive, é possível armazenar desde NFes, NFSes e CTes, até NFCes e CFes. É sempre bom lembrar que esses arquivos XMLprecisam estar disponíveis por pelos menos 5 anos, para qualquer motivo de fiscalização.

Outra característica importante da Qive é permitir o acesso simultâneo de diversos colaboradores.

Conheça agora a plataforma de gestão, consulta e armazenamento de documentos fiscais, gratuitamente.

Viu como organizar e arquivar seus documentos fiscais eletrônicos pode ser menos complicado do que parece? Invista na sua empresa e ganhe em produtividade! Preparamos um e-book sobre organização de documentos para você poder se aprofundar no tema.

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