5 lições do dia a dia sobre como gerar arquivo XML

Para gerar XML da NFe basta fazer o download do software gratuito disponibilizado pelo Sebrae utilizando um certificado digital no padrão ICP-Brasil. 

Gerar arquivo XML e fazer sua gestão de maneira eficiente é importante para que as leis tributárias sejam cumpridas.

Além disso, ter controle sobre as informações presentes nos arquivos XMLs pode garantir ações estratégicas para a empresa.

Vale lembrar que a NFe foi instituída pelo governo há mais de uma década com o objetivo de reduzir custos de impressão dos documentos, melhorar o gerenciamento e incentivar o comércio eletrônico, além de permitir uma fiscalização mais eficiente.

Por isso, é essencial gerar NFe em arquivo XML e se atentar às normas de armazenamento desses documentos. Confira, neste artigo, as principais lições de quem já é craque no processo de gerar arquivo XML.

1ª lição: é possível gerar arquivo XML gratuitamente

A emissão de NFe é obrigatória desde 2008, a implantação desse sistema foi feita com o objetivo de substituir a emissão manual das notas fiscais. O processo significou uma enorme mudança nas relações comerciais. agilidade de fiscalização e correção de erros.

A empresa pode gerar XML da NFe por meio de um software gratuito disponibilizado pelo Sebrae. Para isso, é necessário possuir certificado digital no padrão ICP-Brasil e solicitar seu credenciamento. Depois, é preciso fazer o download do programa.

Para emitir a NFe, é preciso percorrer um caminho um pouco complexo. É necessário cadastrar emitente; emitir e cadastrar os dados da NFe; acessar a aba “destinatário/remetente”; acessar aba “produtos e serviços”; “transporte”; salvar; validar; transferir e armazenar.

Já detalhamos o passo a passo completo aqui no blog.

2ª lição: é preciso gerar XML com validade jurídica

Isso pode parecer básico, mas outros softwares gratuitos, que não são fornecidos por órgãos oficiais, podem entregar uma nota falsa, sem a autorização de uso da Secretaria da Fazenda (Sefaz).

O que garante a validade jurídica da NFe, ou do Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe), é a autenticação do arquivo XML pela Sefaz, sendo assim o XML por si só não basta, ele deve conter a autorização de uso, obtida somente a partir do certificado digital da empresa. O que nos leva a terceira lição, veja abaixo.

3ª lição: utilizar o certificado digital para gerar XML e qualquer outra operação que envolva notas fiscais

O certificado digital é um arquivo digital e permite transações online. Além disso, ele é validado por uma autoridade de certificação (entidade integrante da ICP-Brasil, como Serasa, Valid e Certisign), o que faz com que a identidade do portador seja criptografada e acessada somente por softwares especializados. Os certificados podem ser divididos em tipos, dependendo da forma como serão usados.

Qualquer software que ofereça gerar ou baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital merece atenção para a questão de segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal. Muitos softwares criam um XML falso, usando apenas as informações básicas da NFe.

Para baixar XML numa plataforma de consulta que está conectada direto a Secretaria da Fazenda e mais de 150 prefeituras, é necessário a presença do certificado A1 ou A3. Qualquer um desses certificados já deixa disponível suas notas, com garantia de segurança e validade jurídica.

4ª lição: além de gerar XMLs, é preciso armazenar quaisquer documentos fiscais com segurança

Outra obrigatoriedade importante de ser lembrada é o armazenamento de documentos fiscais. Atualmente, é obrigatório pelo período de 5 anos, além do ano vigente.

Dessa forma, o contribuinte precisa apresentar essas notas sempre que questionado pelo Fisco. Perder essas notas pode significar multas de até R$ 1 mil por documento perdido.

Para armazenar documentos fiscais com segurança é preciso extinguir o armazenamento local, ou seja, em pastas no computador ou e-mails, é preciso ter um repositório que garanta realmente que nenhum vírus possa atacar essas notas tão importante.

5ª lição: automatizar o processo de emissão e consulta de documentos fiscais

Muitas vezes, utilizar um software gratuito não significa economia.

É custoso para uma empresa que emite e consulta uma grande quantidade de XMLs, obedecer o passo a passo definido pelo Sebrae e pela Sefaz. Contribuintes com uma grande quantidade de notas necessitam de soluções que façam essas operações em lote.

Por isso, automatizar a geração e consulta de XML é uma das principais lições que este post pode dar.

Segundo a Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo, uma das maiores lojas de departamento do Brasil: “o setor contábil e fiscal demorava cerca de 1 minuto para analisar cada nota emitida”.

A partir dessa conclusão, a equipe se empenhou a procurar uma solução para este problema e encontraram a Qive, garantiram que a produtividade do setor melhorou muito.

“Hoje, demoramos cerca de 3 minutos para analisar um lote de mil notas fiscais. Assim, podemos monitorar todo o nosso processo fiscal, do início ao fim das transações”, destaca Cláudia.

Lição extra: dados presentes nos arquivos XMLs gerados significam insights para a empresa

A inteligência financeira é alcançável através dos dados presentes nas notas. Isto ocorre porque, nos campos das notas fiscais, é possível obter informações como o valor ICMS sobre cada produto, alíquotas e o código CFOP.

É possível gerar relatórios em Excel com todas as informações das notas que desejar e assim saber o valor total de tributações, produtos, entre outros. Distribuindo essas informações em uma linha do tempo é possível entender como os preços por unidade, litro ou peso estão variando ao longo dos meses do ano. A mensuração fica mais fácil.

Filtrando as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar o giro de estoque da sua empresa. O controle de tráfego pode ser levando em consideração o quanto de determinado produto você está comprando e o quanto te vendido, assim como avaliar a margem de lucro.

Ficou com alguma dúvida ou sugestão? Mande nos nossos comentários!