A Nota Fiscal eletrônica (NFe) foi criada para substituir a tradicional Nota Fiscal emitida em papel, este documento digital registra a circulação de mercadorias, para que posteriormente sejam tributadas.
A modernização do sistema tributário, com as Notas Fiscais em arquivo digital (formato XML) começou a ser implantado no ano de 2008, para substituir a emissão manual.
É obrigatória a emissão e consulta de NFe em ambiente digital. A validade jurídica da NFe é garantida através da consulta junto ao certificado digital A1 ou A3 do destinatário, antes da tributação de fato.
Saiba mais sobre a transformação da Nota Fiscal, além de conhecer mais informações sobre a consulta de NFe nacional, confira:
A história da Consulta de NFe nacional
O processo de emissão da Nota Fiscal passou por várias modificações ao longo dos anos, mas sem perder o seu intuito, que é a regularização e padronização da emissão deste documento fiscal.
Por volta de 1970, a primeira forma de emissão da Nota Fiscal era manual, com documentos fiscais confeccionados em blocos.
A partir da década de 1990, para a maioria das empresas, a emissão dos documentos fiscais passa a ser por processamento eletrônico de dados. Neste momento, os documentos fiscais eram confeccionados na forma de formulários contínuos para que sua impressão pudesse ser feita nas impressoras matriciais.
A NFe foi originada a partir de uma parceria entre o Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais (ENCAT) e a Receita Federal do Brasil.
O projeto NFe foi o pioneiro de três subprojetos que integram um programa do governo federal chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal). São eles:
- Escrituração Contábil Digital (ECD);
- Escrituração Fiscal Digital (EFD), e;
- Nota Fiscal eletrônica (NFe).
A fase de projeto-piloto da Nota Fiscal eletrônica foi iniciada no ano de 2005, englobando as secretarias de fazenda de seis estados e várias grandes empresas.
De acordo com a definição oficial, uma NFe (Nota Fiscal eletrônica) é “um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente em arquivo formato XML, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes”.
Em 2014, a Veja publicou a seguinte matéria “Nota fiscal eletrônica já eliminou 10 bilhões de notas de papel“, devido ao grande impacto da mudança.
Primeiros passos para a modernização da NFe
A Emenda Constitucional nº 42, aprovada em 19 de dezembro de 2003, introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determina às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios a atuarem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais.
Para atender a isso, foi realizado, em julho de 2004, em Salvador, o I ENAT (Encontro Nacional de Administradores Tributários), reunindo as presenças do secretário da Receita Federal, os secretários de Fazenda dos Estados e DF e o representante das Secretarias de Finanças dos municípios das capitais.
Esse encontro objetivou a busca por soluções conjuntas nas três esferas de governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações, com:
- Racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento;
- Maior eficácia da fiscalização;
- Maior possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas;
- Maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais;
- Cruzamento de informações em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos.
Assim, foram aprovados dois protocolos de cooperação técnica, um objetivando a construção de um cadastro sincronizado que atendesse aos interesses dos órgãos.
Em agosto de 2005, no evento do II ENAT, foram assinados os Protocolos de Cooperação nº 02 e nº 03, com o objetivo de desenvolver e implantar o SPED e a NFe.
A NFe atende às normas definidas no projeto da Secretaria da Fazenda e sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recebimento pelo Fisco.
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O que mudou com a NFe
A implantação do modelo de Notas Fiscais eletrônicas (NFes) representa um grande avanço tecnológico, substituindo grande parte das notas de papel por um novo modelo digital de documento fiscal, além de trazer praticidade ao dia a dia das empresas.
Até pouco tempo atrás, as organizações perdiam muito tempo para digitar e conferir as Notas Fiscais. Assim, hoje o procedimento é muito mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML).
Entre as alterações mais significativas está o fato de as informações das operações das empresas ficarem disponíveis no site da Sefaz por até 180 dias, com a possibilidade de serem consultados pela internet com a utilização de uma chave de acesso (44 dígitos) que é gerada com a emissão da nota.
Todo documento fiscal deve ser armazenado por, no mínimo, 5 anos, segundo a legislação vigente, em arquivo XML. A falta de algum documento fiscal pode culminar em multas de cerca de R$1.000 por documento perdido.
Com a plataforma da Qive, a consulta de NFe é automática, ou seja, basta ter certificado A1 ou A3, não precisa da chave de acesso. Além disso, a plataforma armazena todas as Notas emitidas contra o CNPJ da empresa, cumprindo com a Lei da Guarda de documentos fiscais. Teste gratuitamente o Qive.
A princípio, as NFes substituem apenas os modelos de Notas Fiscais em papel, tipo 1 e 1A.
Outros documentos fiscais, como a Nota Fiscal ao Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal permanecem na forma tradicional. No entanto, a expansão do projeto já é esperada e a expectativa é de que em breve será possível substituir todos os tipos de notas fiscais de papel existentes.
Benefícios da NFe
Podemos dizer que os benefícios da NFe ocorreram de modo bastante abrangente: vendedor, contador, comprador, sociedade e órgãos de controle tributário, todos foram impactados positivamente.
Com a NFe, não existe mais a necessidade de imprimir todas as notas fiscais, pois agora elas ficam armazenadas digitalmente. Isso representa:
- Uma grande economia em termos de impressão, além do fato de ser algo mais ecologicamente sustentável;
- Não há mais a necessidade de espaço físico para guardá-las, e também fica muito mais fácil para consultá-las. Todo o envio é feito pela internet, o que por si só já representa uma economia e facilidade em relação aos antigos problemas de custos e logística de envio.
A implementação da NFe também simplificou as obrigações acessórias, como a Autorização da Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) – que não existe mais –, e estimulou o comércio eletrônico e a adoção de novas tecnologias, que facilitem as transações.
Os compradores também não precisam mais digitalizar as notas fiscais na recepção de mercadoria, pois o sistema já é todo digitalizado. Pelo fato de serem geradas eletronicamente, há uma expressiva redução de erros na escrituração e nos processos de digitalização.
Pelo fato de poder ser emitida e enviada com antecedência, a NFe também auxilia no planejamento logístico e seu uso incentiva o relacionamento eletrônico entre fornecedores, no modelo B2B.
O modelo eletrônico da Nota Fiscal é mais difícil de ser fraudado, o que a torna mais confiável. Além disso, a adoção da NFe aprimora os processos de controle fiscal, pois permite verificações mais ágeis e o intercâmbio e o compartilhamento das informações entre os Fiscos.
O sistema também reduz os custos públicos de verificação, armazenamento, conferência e processos com as notas fiscais, graças à possibilidade de automatização do sistema digital, e torna mais difícil a sonegação, consequentemente aumentando a arrecadação.
Resumidamente, podemos listar os principais benefícios da NFe em:
- Redução do impacto ambiental com a diminuição da utilização de papel.
- Diminuição do tempo de parada dos caminhões nas estradas e fronteiras pela facilidade em sua fiscalização e, consequentemente, do tempo de entrega das mercadorias.
- Redução dos custos com armazenamento de documentos para as empresas.
- Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias.
- Aumento da confiança e credibilidade nos documentos fiscais.
- Ampliação do controle fiscal, com a possibilidade de intercâmbio e troca de informações entre os fiscos.
- Redução dos custos de impressão e aquisição de papel.
Qual é o procedimento de geração da NFe nacional?
O procedimento de geração das Notas Fiscais eletrônicas pode ser dividido em 6 etapas:
- A empresa emissora gera um arquivo eletrônico, NFe assinado digitalmente contendo as informações fiscais da operação comercial realizada.
- O arquivo da NFe é transmitido pela internet para a Secretaria de Fazenda do Estado competente para recolher os tributos. Lá é feita uma validação prévia do arquivo e emitida uma Autorização de Uso, necessária para o trânsito da mercadoria.
- Em seguida, a Secretaria de Fazenda disponibiliza a consulta na internet dos dados da operação para todos que possuem a chave de acesso do documento eletrônico.
- A SEFAZ do Estado de emissão da nota, transmite o documento para a Receita Federal do Brasil e, se for o caso de transporte interestadual, para a Secretaria de Estado de Fazenda do Estado destinatário da operação.
- É gerado e impresso o DANFe – Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica, em via única, que é o documento responsável por acompanhar a mercadoria. Nele deve constar em destaque a chave de acesso e um código de barras que facilite a confirmação das informações nos postos fiscais.
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A sua empresa já aderiu à NFe nacional? Tem dúvidas sobre como administrá-la? Compartilhe suas dúvidas e experiências nos comentários!
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