8 erros que o varejo deve evitar na Black Friday

A Black Friday é uma das datas mais esperadas pelos consumidores e pelos varejistas todos os anos. É a época que muitas pessoas compram o que estavam planejando, enquanto outras gostam das grandes ofertas mesmo sem planejar. 

Em ambas as situações, os varejistas têm uma vantagem grande, pois há a possibilidade de vender mais que os meses anteriores e fidelizar o público-alvo para que voltem a fazer negócio. 

Para a Black Friday deste ano, a Qive, plataforma especializada na gestão de documentos fiscais de mais de 120 mil empresas no Brasil, prevê um cenário positivo nas vendas e na movimentação da logística. Isso quer dizer que veremos os valores médios mais elevados nas Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).

Mas, para aproveitar ao máximo essa oportunidade de obter mais receita, é preciso se atentar a alguns detalhes que podem fazer toda a diferença. Pense como a linha entre acertar e errar durante esse período de compras. 

Isso porque muitas lojas físicas e virtuais não se planejam adequadamente e acabam cometendo erros prejudiciais à imagem do seu comércio e também suas operações internas. A falta de planejamento pode ocorrer por pouco conhecimento ou por achar que os produtos poderão ser vendidos sem nenhum esforço. 

A seguir, mostraremos os principais erros que o varejo deve evitar na Black Friday e como fazer para escapar deles e obter sucesso em 2023. Confira!

Erro nº 1: Não preparar a equipe contábil

Uma das falhas mais comuns do varejo na Black Friday é não preparar a equipe contábil para lidar com o aumento do volume de pedidos e de notas fiscais emitidas ou recebidas. Isso acarreta em desgaste para a equipe, dor de cabeça com pedidos atrasados, insatisfação dos clientes e até mesmo problemas com o Fisco. 

Imagine a situação: você realizou uma grande promoção e vendeu seus produtos, mas na hora de realizar o envio notou a falta de estoque porque não conferiu a nota fiscal do fornecedor. Outra situação de despreparo é o envio do produto errado justamente porque não verificou a nota fiscal do pedido do cliente.

Para evitar esses transtornos e se preparar de verdade, é essencial obter e manter um controle eficiente das notas fiscais eletrônicas (NFes) de entrada e saída da sua loja — seja ela virtual ou física. Contar com softwares especializados em contabilidade, como a Qive, podem ajudar nesses momentos de fluxo intenso da Black Friday.

Além disso, não se esqueça: também é importante lembrar de como os descontos podem afetar o fechamento do mês e as contas não podem ficar no vermelho.

Erro nº 2: Não planejar o estoque e logística

No setor de estocagem, os maiores pesadelos dos gestores são produtos em falta, pois significam oportunidades de vendas perdidas e possível encalhe de produtos no armazém. Agora, imagine essa situação durante a Black Friday proveniente da falta de planejamento? 

Outra questão é o quão comum são os envios de pedidos errados, seja por conta de quantidade menor, ou pela cor errada. O processo de devolução da compra dá trabalho e você provavelmente já sabe disso: é necessário emitir uma nova NFe para ser transportado, pois a movimentação de um lugar para o outro só pode acontecer se estiver acompanhado de uma NFe.

Este processo — o qual também podemos chamar de retrabalho — atrasará o envio do pedido correto, podendo deixar o consumidor irritado, muitas vezes até recorrendo a sites como o Reclame Aqui ou até mesmo ao Procon do município. Para evitar, é preciso ter uma estratégia eficiente.

Uma dica é acompanhar o pedido feito e enviado, mesmo antes da entrega, sendo esse um diferencial para o varejista. Para ter esse controle basta ter uma ferramenta como a Qive para consultar a nota emitida contra o CNPJ em tempo real. Assim, em casos de erro com o pedido, é possível corrigir antes mesmo da chegada ao estoque.

O maior erro aqui é se apoiar em achismos e deixar de planejar o estoque e a logística baseando-se somente no histórico da empresa. É preciso investir em pesquisas e se basear em números, previsões reais. 

De antemão, já vamos deixar claro que as vendas de e-commerces devem liderar, tendo em vista a aposta do consumidor pela comodidade de comprar online. Isso significa que as empresas de logística terão uma alta demanda. 

Por isso, inclua prazos de entregas realistas, pois todo o transporte acompanha um CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico), mencionando as Notas Fiscais dos produtos que estão sendo carregados. E tem mais: é necessário realizar uma segunda verificação deste documento antes de enviar o pedido.

Erro nº 3: Ignorar gargalos nos processos e operações 

Sabe quando o mesmo problema acontece com muita recorrência no dia a dia da empresa e ao invés de investigar, muitos gestores vão pelo caminho da gambiarra? Ou seja, eles dão um jeito hoje e semana que vem eles encontram outra solução. 

Infelizmente, nessas situações não há eficiência, e só geram retrabalhos sem efeito algum a médio e longo prazo. Ignorar esses gargalos pode ser prejudicial, por alguns motivos:

• Perda de vendas;
• Problemas no estoque, como citamos anteriormente;
• Descontentamento dos clientes;
• Impacto negativo na reputação da empresa.
  

Para evitar essa situação, acompanhe de perto todos os processos, meses antes da Black Friday e planeje uma solução eficaz a longo prazo.

Erro nº 4: Não investir em segurança

O investimento em segurança deve ser uma prioridade para o ano todo. E quando o assunto é Black Friday, pessoas mal intencionadas podem prejudicar a sua empresa. Por isso, considere investir mais na segurança digital. Afinal, é como o ditado: é melhor prevenir do que remediar.

Nessa época, o phishing nos e-mails é mais comum e o roubo de dados da sua empresa e clientes está a um clique de distância. Você sabe o que é um phishing?

O phishing é uma técnica de fraude online usada para enganar você ou seu cliente criando uma cópia quase idêntica de um site ou e-mail real, como o da sua loja. Geralmente, pedem para que você tome alguma ação por meio do link para fazer login.

Mas aqui está a armadilha: o link não leva para o site real, mas sim para uma cópia falsa do site e assim que você digitar suas informações, os criminosos terão todos esses dados em mãos. Eles podem usar como quiserem: acessar contas, roubar dinheiro, fazer compras em seu nome e muito mais.

O certificado digital SSL ativo no site é um dos itens primordiais que você deve levar em consideração, ele mostra um cadeado no topo da tela, indicando que aquela operação está protegida dos olhos de terceiros.

[imagem] Certificado SSL no site

O fato é que todo varejista precisa manter os dados de clientes e documentos, principalmente os fiscais, em segurança. Sabia que armazenar no drive do computador pode ser um grande erro? Isso porque a máquina pode ser atacada por vírus e perder todos os arquivos. 

Portanto, o ideal é arquivá-los em nuvem oferecida por softwares de gestão. A Qive, por exemplo, oferece essa funcionalidade, eliminando a necessidade de manter pastas no computador. 

Erro nº 5: Esquecer do código do consumidor

É preciso ter em mãos o Código de Defesa do Consumidor (CDC), pois qualquer estabelecimento está passível de cometer erros. Com o conhecimento do CDC, você pode se resguardar de várias situações, como preços errados e disponibilidade de produtos e suas cores. 

Essa é mais uma situação em que os clientes podem recorrer ao Procon, caso não obtenham uma resolução e resposta rápida da loja. 

Ainda segundo o CDC, compras realizadas em lojas virtuais podem ser canceladas no prazo de sete dias a partir da entrega do produto, mesmo que ele não apresente qualquer defeito. Ou seja, o cliente pode se arrepender da compra e o varejista deve aceitar a devolução no prazo estipulado, mesmo que declare possuir uma política de trocas diferente no momento da venda (algo bastante comum). O direito de arrependimento em até sete dias deve ser respeitado.

Erro nº 6: Esquecer de obrigações fiscais

Sabia que uma fiscalização pode acontecer a qualquer momento no seu estabelecimento? Não armazenar os XMLs das NFes emitidos e recebidos pode acarretar em multas de até R$ 1 mil por documento perdido. É o que diz a Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, Art. 173.

Cada dia mais o índice de qualidade das autuações realizadas pela Receita está maior. O grau de acerto na seleção passou de 83,3% em 2010, para 93,6% em 2022, de acordo com o Relatório da Receita Federal. Isso significa que, das autuações realizadas, houve infração fiscal em 93,6% dos casos.

Por isso, o ideal é contar com ferramentas que possam auxiliar na consulta e armazenamento de Notas Fiscais. Melhor ainda quando não há a necessidade de digitação da chave de acesso, ou o captcha, por exemplo. 

A Qive também possui essa solução, com notas retiradas diretamente da Sefaz, com a autorização de uso, tornando esse documento pronto para escrituração. O resultado é a rapidez e facilidade para encontrar os documentos importantes quando há fiscalização surpresa.

Desde 1º de abril de 2018 o varejista, optante ou não pelo Simples Nacional, deve informar o CEST nos arquivos dos documentos fiscais, como NFe, NFCe e SAT Fiscal. Para entender melhor essa obrigação, é necessário consultar um profissional contábil. Então, fique atento a isso.

Erro nº 7: Não analisar o histórico dos documentos fiscais

Notas Fiscais antigas são bons pontos de partida para realizar análises, como variações de preços, acompanhamento de fornecedores, inteligência competitiva e mais. Também é possível ter insights para a Black Friday ao calcular o tempo médio que seus produtos ficaram em estoque, controlar despesas com fretes e montar estratégias de venda.

Ou seja, analisar esses documentos auxilia na otimização na gestão do negócio e proporciona um entendimento detalhado de estoque, margem de custos, otimização logística, entre outros.

Erro nº 8: Não se diferenciar da concorrência

Muitos varejistas ainda não entenderam que se destacar pode trazer mais vendas que o esperado. Pense bem: o seu fornecedor também pode ser o mesmo dos seus concorrentes. Se vocês oferecem o mesmo produto, como você pode se diferenciar sem diminuir a margem de lucro por produto?

A resposta pode ser mais simples do que você imagina. Além de descontos, é preciso ir além. Você pode: 

• investir no atendimento personalizado e de qualidade, fazendo o cliente se sentir especial e valorizado;
• oferecer benefícios, como frete grátis, brindes, garantia estendida, além de parcelamento sem juros;
• planejar estratégias de marketing digital eficiente usando as redes sociais, e-mail marketing para descontos exclusivos, blog e anúncios pagos no Google e META para atrair e engajar o público-alvo.

Até aqui já temos o entendimento dos principais equívocos cometidos por varejistas. E você também aprendeu como não cometê-las. Que tal colocar em prática este ano? Algumas falhas são inevitáveis, mas os listados acima estão sob seu controle e você pode contorná-los com uma boa estratégia e planejamento. 

Para isso, conta com a plataforma da Qive para realizar o alinhamento da equipe contábil, junto aos responsáveis pela logística e facilitar sua gestão de estoque. Isto porque permitimos acesso simultâneo para todos os profissionais trabalharem sem atrapalhar outros profissionais, adicionando eficiência no processo. 
Teste a plataforma de graça! Clique aqui e saiba como.