As declarações fiscais anuais são obrigações para todos os portes e segmentos de empresas, desde a mercearia do Seu Zé, até a Coca-Cola. Elas servem para o cumprimento das leis tributárias e para fiscalização por parte da Receita Federal. Uma dessas obrigações pedirá informações socioeconômicas da sua empresa — o DEFIS em 2024.
Quem opta pelo Simples Nacional deve ficar atento à Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), inclusive quem não teve faturamento durante o ano. Você sabe como e quando realizar a entrega?
Para auxiliar você e sua equipe tributária, vamos abordar os principais detalhes neste artigo, como:
- O conceito de DEFIS
- Prazos para a entrega em 2024
- Quem é o responsável por enviar a declaração
- Consequências e penalidades pelo atraso da entrega
- Como preparar e declarar a DEFIS
- As melhores práticas para garantir a conformidade com a DEFIS
- Informações adicionais sobre a DEFIS
O que é DEFIS?
A DEFIS é uma declaração anual entregue por todas as empresas categorizadas no Simples Nacional. A documentação acessória é obrigatória, assim como várias outras, e expõe a situação econômica e fiscal da empresa no ano-calendário anterior.
Ou seja, não é utilizada para calcular o valor dos impostos e nem as contribuições a serem recolhidas pelas organizações.
Sao muitas informações necessárias a serem apresentadas na DEFIS, confira:
- Razão social;
- CNPJ;
- Inscrição Estadual;
- Atividade econômica;
- Data de início e encerramento (se houver) de atividades;
- Situação cadastral na Receita Federal;
- Todos os endereços;
- Participação societária dos administradores;
- Quantidade de funcionários;
- Folha de pagamento;
- Impostos e contribuições;
- Investimentos, doações e bens adquiridos em 2023.
É fundamental entender a seriedade de obrigações como esta, pois a Receita pode realizar auditorias para verificar todos os dados entregues. Caso encontre divergências, as consequências podem prejudicar a saúde do seu negócio, as quais falaremos ao longo do artigo.
Por isso, preste bastante atenção nos próximos tópicos.
Prazos para a Entrega da DEFIS em 2024
Quem tem um CNPJ já sabe: as declarações fiscais são obrigações anuais e, em alguns casos, mensais. Isso vale para todos os portes e segmentos de empresas, desde a mercearia do Seu Zé, até a Coca-Cola. Elas servem para seguir as leis ou recolher impostos. Uma das obrigações fiscalizadas pela Receita Federal é o DEFIS 2025 — aquele sobre as informações socioeconômicas da sua empresa.
Optantes do Simples Nacional devem ficar atentos à Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), mesmo quem não teve faturamento durante o ano declarado.
Você sabe como e quando realizar a entrega dessa obrigação em 2025? Para auxiliar você e sua equipe tributária, vamos abordar os principais aspectos neste artigo, como:
- Informações adicionais
- O conceito de DEFIS
- Prazos para a entrega em 2025
- O responsável por enviar a declaração
- Consequências e penalidades em caso de atrasos da entrega
- Preparação para declarar a DEFIS
- Boas práticas para garantir estar em compliance com a lei
O que é DEFIS?
A DEFIS é uma declaração entregue todos os anos pelas empresas categorizadas no Simples Nacional. A documentação acessória é obrigatória, assim como várias outras, e expõe a situação econômica e fiscal da empresa no ano-calendário anterior — ou seja, de 2024.
Sendo assim, não é utilizada para calcular o valor dos impostos e nem as contribuições a serem recolhidas pelas organizações, ok? O DEFIS pede várias informações, como:
- Razão social;
- CNPJ;
- Inscrição Estadual;
- Atividade econômica;
- Data de início e encerramento (se houver) de atividades;
- Situação cadastral na Receita Federal;
- Todos os endereços da empresa, incluindo filiais;
- Identificação, participação societária dos administradores e seus rendimentos;
- Quantidade de funcionários no início e no final de 2024;
- Folha de pagamento;
- Impostos e contribuições;
- Investimentos, doações para campanhas eleitorais e bens adquiridos em 2024;
- Ganhos de capital;
- Receita gerada a partir de exportações, sejam diretas ou indiretas;
- Ganhos líquidos a partir das operações de renda variável.
É fundamental entender a seriedade de obrigações como esta, pois a Receita pode realizar auditorias e verificar se todos os dados entregues. Caso encontre divergências, as consequências podem prejudicar a saúde do seu negócio, as quais falaremos logo. Por isso, preste bastante atenção nos próximos tópicos.
Prazos para a Entrega da DEFIS em 2025
O prazo final para a entrega da DEFIS 2025 é em 31 de março, segunda-feira. Nesse sentido, a sua empresa já deve se preparar, aproveitando as informações básicas já declaradas nos anos anteriores.
Quem Deve Enviar a DEFIS?
Todas as organizações no Simples Nacional, inclusive as que não tiveram faturamento no ano anterior, devem enviar a DEFIS. Há outros regimes que também precisam enviar a declaração, são elas:
- Microempresas (ME);
- Empresas de Pequeno Porte (EPP);
- Empresas inativas no ano-calendário anterior;
- Quem não teve faturamento em 2024.
Repare que citamos as microempresas, e não microempreendedores individuais. Isso quer dizer que o MEI está isento dessa obrigação, fique atento.
Consequências do atraso na entrega da DEFIS?
Atrasos para o envio de qualquer declaração pode gerar penalidades e multas.
No caso da DEFIS, sua empresa pode até ser excluída do Simples Nacional. Além disso, não poderá pagar a DAS mensal, estará irregular para os órgãos fiscalizadores, além de ser inscrito na Dívida Ativa da União.
Nesse contexto, atenção: a multa por atraso na entrega da DEFIS é de 2% ao mês-calendário, limitada a 20% do valor total dos impostos e contribuições apurados no ano-calendário.
Lembre-se: com a exclusão do Simples Nacional, as consequências podem ser severas para a saúde do negócio, pois haverá aumento da carga tributária e dificuldade para obter financiamento e empréstimos. Ou seja, um pesadelo para qualquer negócio com desejo de crescimento.
Como Preparar e Enviar a DEFIS
Se preparar para obrigações fiscais não é simples e rápido — é preciso dedicar tempo e planejar. A pressa pode causar muita dor de cabeça com prejuízos complexos de serem resolvidos, como acabamos de citar anteriormente.
Por isso, para a DEFIS 2025, o primeiro passo é reunir as informações necessárias. O ideal é basear-se na lista deste artigo ou procurar orientação profissional.
Ao preencher, note que será possível enviar diretamente pelo portal do simples nacional. Para isso, é necessário ter um certificado digital ou uma procuração eletrônica. Não se preocupe, você também pode enviar por meio de soluções especializados em contabilidade.
Procedimentos para a Entrega da DEFIS
- Acesse o Portal do Simples Nacional;
- Insira seu código de acesso ou o certificado digital
- Clique em “Declarações e Demonstrativos”;
- Selecione a opção “DEFIS” e clique em “Preencher Declaração”;
- Informe os campos necessários com a documentação já preparada pela sua equipe;
- Clique em “Enviar Declaração”;
Com tudo pronto e antes de clicar em enviar, faça uma revisão para verificar se todas as informações estão corretas. Além disso, peça para outras pessoas do departamento revisarem, pois quem preencheu pode ter esquecido de algum detalhe.
Outro ponto importante é prestar atenção noa rendimentos dos sócios e do pró-labore, pois não devem ser registrados juntos.
Dicas para Garantir a Conformidade com a DEFIS
Estar em conformidade, também chamada de compliance, é essencial para garantir o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis em cada obrigação. Priorizar esse departamento na sua empresa faz muita diferente e traz inúmeros benefícios, incluindo o mapeamento de riscos legais, financeiros e reputacionais.
E tem mais, o compliance pode ajudar também na melhora da eficiência e produtividade de vários outros departamentos. Neste caso, para cumprir todos os objetivos citados, conte com as seguintes boas práticas:
Controle rigoroso das informações financeiras
Todas as informações apresentadas na DEFIS devem ser precisas e atualizadas. Para garantir isso, aposte em processos de controle rigoroso das informações financeiras do seu negócio.
Contar com um bom software de gestão e especializado em contabilidade é um bom caminho. Com ele, você registra, organiza e dá acesso a quem realmente precisa ter contato com tais dados.
Utilize um software de contabilidade que facilite o preenchimento da DEFIS
Aproveite o uso desses programas de gestão para preencher a DEFIS 2025, pois a maioria conta das plataformas já vem com essa funcionalidade.
A diferença entre a ferramenta e o portal oferecido pelo governo é a facilidade em detectar erros antes mesmo de enviar a documentação. Inclusive, eles são atualizados regularmente para atender às mudanças tributárias, como a Qive.
Fique atento aos prazos de entrega da declaração
Lembre-se: você tem até 31 de março, segunda-feira, para declarar a DEFIS 2025.
Revise a declaração antes de transmiti-la
Antes de entregar qualquer documento, é crucial realizar revisões. Ter esse processo para qualquer entrega é fundamental para evitar erros. Por isso, a dica é: se uma pessoa preencheu, considere delegar a revisão para outra pessoa, pois a chance de captar algum erro é maior com o olhar descansado.
Ao conferir, procure verificar a exatidão dos dados, a conformidade com as leis tributárias e a coerência das informações apresentadas.
Se chegou até o final do artigo, você já sabe que entregar a DEFIS 2025 em dia é fundamental para garantir o cumprimento das leis tributárias e evitar penalidades. Seguir as boas práticas do artigo não apenas assegura a conformidade com as leis brasileiras, mas também contribui para a boa saúde financeira e a sustentabilidade do seu negócio. Quer ficar por dentro das principais notícias sobre o mundo fiscal e de gestão empresarial? Acompanhe o blog da Qive e não perca nada!
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