Consulta de NFe: conheça o procedimento da Sefaz MT

Lidar com a parte fiscal de um negócio não é tarefa fácil. É necessário que a empresa tenha ao seu lado um contador, ou uma equipe contábil, lidando com todos os documentos fiscais necessários.

Uma ferramenta que ajuda o empreendedor a lidar com suas Notas Fiscais, entre outros documentos fiscais, é a plataforma do Qive. Com esta ferramenta, a empresa verifica tudo que foi emitido contra o seu CNPJ através da Secretaria da Fazenda. Consulte e armazene suas Notas Fiscais com o Qive, gratuitamente.

Os benefícios das NFes são:

• Diminuição dos erros de digitação passíveis de multa;
• Transmissão rápida de informações para verificação do Fisco;
• Diminuição do espaço físico de armazenamento (a lei atual exige arquivamento mínimo de cinco anos);
• Os empresários podem contar com plataformas especializadas em gerenciamento para organizar a emissão, consulta e arquivamento dessas notas (na plataforma da Sefaz MT, a NFe fica disponível por somente 180 dias, após esse período, é possível consultar apenas uma versão resumida).

Veja como acessar suas Notas através da Sefaz-MT e, logo após, como acessar automaticamente através de uma plataforma especializada:

Passo a passo para a consulta da NFe MT

De acordo com a legislação atual, o destinatário de uma NFe é obrigado a conferir a autenticidade, a existência e a autorização da nota recebida antes de escriturar essa nota.

O fornecedor que emite uma Nota Fiscal de certa mercadoria deve enviar o arquivo XML da NFe para o destinatário, além disso a mercadoria deve ser transportada junto a um Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe) impresso.

O problema disso é que muitas vezes a empresa tem que cobrar o fornecedor do envio da Nota e esse processo de buscar o arquivo XML em e-mails demora muito. Por isso, a Sefaz deixa disponível para o contribuinte uma ferramenta gratuita de consulta de NFe, através da chave de acesso presente no DANFe.

É importante lembrar que o DANFe não possui validade jurídica, serve somente para acompanhar o transporte e fornecer a chave de acesso.

Para realizar tal consulta no site da Sefaz MT, é necessário ter um computador com acesso à internet e a chave de acesso (código com 44 algarismos presente em todas as NFes e na parte superior direita da DANFe).

Através da Sefaz não é possível fazer a consulta de várias NFes de uma só vez: cada consulta deve ser feita de forma individual. Abaixo mostraremos a solução para consulta em lote.

Ao acessar o site da Sefaz MT, é possível optar por duas formas de consulta: completa (detalhada) e a resumida (ambas com o mesmo procedimento: solicitação da chave de acesso e captcha da imagem de segurança). Para as duas opções, o emitente, o destinatário e o transportador especificados na NFe podem realizar o download do arquivo XML por um período de 60 dias a partir da emissão.

Para realizar o download do arquivo XML, é necessário ter um certificado digital ICP-Brasil válido. Esse certificado é comprado de empresas especializadas nesse tipo de serviço e são comumente de dois tipos, A1 (fica armazenado no computador e tem validade de 1 ano) e A3 (fica armazenado em um dispositivo criptográfico – como Token USB ou Smart Card – com validade de três anos).

A seguir, apresentamos um passo a passo básico para a consulta. Vamos lá?

1. Acesse o site da Sefaz MT;
2. Na área de serviços, escolha entre as opções “consulta completa” ou “consulta resumida”;
3. Digite o código de acesso e o código captcha;
4. Baixe e armazene sua NFe.

Somente utilizando a ferramenta Qive Lite é possível consultar NFe com chave de acesso e sem certificado digital, utilizando vias oficiais.

Consulta de NFe em lote

Com o intuito de facilitar o trabalho de contadores e gestores empresariais, o Qive tornou possível o acesso diretamente da Secretaria da Fazenda, sem que seja necessário inserir a chave de acesso.

Basta acessar a plataforma com seu certificado digital (A1 ou A3), consultar, baixar e até mesmo armazenar todas as notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ dos últimos 90 dias de forma automática.

Vale ressaltar, ainda, que essa transação pode ser realizada por qualquer empresa, sem limite de consultas de NFe, além de permitir que diferentes usuários sejam cadastrados, tornando o acesso dos responsáveis pela gestão de tributos da empresa mais fácil.

A ferramenta da Qive gerencia todos os documentos fiscais, por meio de um sistema tecnológico que permite filtrar por número de CNPJ emitente, empresa emitente, ou por notas de produtos específicos.

O gestor também acesso a relatórios para melhorar suas análises e otimizar sua tomada de decisões.

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Por quanto tempo a consulta de NFe fica disponível?

O prazo para que as consultas sejam realizadas é de até 90 dias após a concessão de autorização de uso da NFe. As informações ficam disponibilizadas pelo Fisco de forma gratuita e pública através da internet.

A importância do certificado digital na consulta de NFe

Qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital merece atenção para a questão de segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal.

Muitos softwares prometem fazer a consulta em lote de NFe, mas no fim criam apenas um XML falso, usando apenas as informações básicas da NFe.

Essa mesma consulta de XML quebra o captcha e baixa a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido.

Quer se tornar um expert no assunto? Então baixe gratuitamente o nosso Guia Básico de Notas Fiscais Eletrônicas!