O que é o arquivo XML da NFe e sua importância

O arquivo XML é o formato digital escolhido para a modernização das Notas Fiscais. As transações comerciais devem ser registradas e armazenadas eletronicamente em arquivo XML.

A emissão da NFe (Nota Fiscal eletrônica) é uma realidade em várias empresas brasileiras. Instituída em outubro de 2005, em todo o território brasileiro, a NFe tornou o processo de emissão de notas fiscais mais rápido e menos burocrático para os departamentos fiscais das empresas.

Então, a NFe fica armazenada eletronicamente, em formato XML, e sua validade é garantida por meio de assinatura digital.

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Entre as vantagens do sistema NFe estão a redução de custos de impressão de documentos fiscais, melhoria no gerenciamento de notas emitidas e o incentivo do comércio eletrônico e de novas tecnologias.

Em paralelo, o Governo Federal também implantou, além da NFe, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe). Na verdade, a NFe, o DANFe e o arquivo XML fazem parte de uma mesma operação, porém com funções distintas. Entenda, a seguir, mais sobre o tema e conheça as diferenças entre os documentos e a importância do arquivo XML.

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) e o XML

Como o nome já indica, a Nota Fiscal eletrônica é um documento que tem o intuito de documentar eletronicamente as transações comerciais entre pessoas jurídicas. Esse documento é um arquivo XML. A NFe permite a transmissão e o armazenamento on-line dos documentos e traz mais segurança e eficiência na fiscalização realizada pela Receita Federal.

Para a sua emissão, é necessário ter um certificado digital para a autenticação do documento fiscal e um software emissor. Em um levantamento realizado pela SEFAZ, verificou-se que mais de 92% das empresas utilizam soluções próprias, muitas delas adaptadas aos seus próprios softwares internos, para emitir a NFe.  

A partir de julho de 2017, os emissores gratuitos de notas fiscais deixaram de ser oferecidos pela SEFAZ e passaram a ser disponibilizados e atualizados pelo SEBRAE, como forma de apoio aos micro e pequenos empreendedores.

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)

O DANFe é utilizado para o transporte de mercadorias. Ele é a versão simplificada e impressa da Nota Fiscal, no entanto, ele não tem validade fiscal. A verdadeira nota fiscal está armazenada no arquivo XML. Dessa forma, não é obrigatório arquivar o DANFe.

A principal informação presente no DANFe é a chave de acesso, composta por 44 algarismos, que permite, no portal da Nota Fiscal Eletrônica:

•     Consultar a validade da nota;

•     Verificar a existência de cartas de correção;

•     Fazer o download do arquivo XML;
•    Consultar uma nota fiscal sem a chave de acesso.

O Arquivo XML da nota fiscal

O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal e obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal.

Normalmente, após a emissão e a validação da NFe, o emissor disponibiliza em seu site ou envia para o e-mail do comprador a nota fiscal nos formatos PDF e XML.

Alguns sistemas permitem fazer esse envio de forma totalmente automática, lembrando que apenas o envio do arquivo XML é obrigatório.

Diferentemente do DANFe, o XML precisa ser armazenado eletronicamente, tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador, pelo período mínimo de 5 anos.

O arquivo será necessário no caso da troca de um produto ou quando solicitado pela Receita Federal, podendo gerar multas para aqueles que o perderem.

Para visualizar um arquivo XML é necessário utilizar softwares específicos, um deles sendo disponibilizado pela própria Receita. Confira, a seguir, os campos e as informações presentes no arquivo XML:

• Dados da NFe: número, modelo e série da nota fiscal, além de datas de emissão, saída/entrada e valor total;

• Dados do emitente e do destinatário: razões sociais, endereços, CNPJs e inscrições municipais e estaduais. Quando o destinatário é pessoa física, é informado o nome completo e CPF;

• Dados dos produtos ou serviços: informando a descrição dos itens, quantidades e valores;

• Dados do ICMS: base de cálculo e valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins;

• Dados do transporte: dados do transportador, do veículo e volume transportado;
• Informações adicionais: com informações complementares de acordo com interesses do contribuinte.

A importância do arquivo XML

O arquivo XML da NFe, em resumo, possui validade contábil/fiscal e deve ser guardado pelo tempo legal estipulado. Não o armazenar sujeita a empresa a autuações e multas.

O arquivo XML é gerado a partir da emissão da NFe e cumpre também o papel de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido; é por meio dele que o Governo pode verificar os detalhes sobre as transações realizadas.

Entender esses conceitos e aplicá-los é fundamental para manter seu negócio de acordo com o que prescreve a lei e manter sua gestão de Documentos Fiscais eficiente.

Armazenamento obrigatório do XML

Numa transação comercial de compra ou venda, não se espera perdas de qualquer um dos lados. O ideal é não ter problemas nem com quem está adquirindo algo e nem com quem está fornecendo.

Justamente por isso, pela confiança entre determinados agentes, é difícil encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais.

Este fato poderia facilitar a solução de qualquer problema que possa ocorrer.

No caso das Notas Fiscais eletrônicas, é mais fácil de gerir suas informações, especialmente através de ferramentas como a Qive.

No caso das empresas vendedoras, não armazenar as notas fiscais segundo o método adequado e indicado pela Sefaz pode trazer problemas graves.

O cliente sempre tem razão e é obrigação da empresa provar que está certa se houver alguma acusação contra ela.

Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento não apresentado no momento de uma fiscalização.

De acordo com a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por cinco anos, mais o ano vigente.

A necessidade de armazenar corretamente documentos fiscais digitalmente

Considerando a possível multa e os prazos, o problema é a necessidade de organizar XMLs e DANFEs de forma que todas as notas fiscais possam ser encontradas rapidamente.

Além disso , existe a necessidade de saber se existem notas fiscais sendo faturadas no nome de sua empresa e que você não tenha conhecimento (nesse caso, o seu CNPJ pode estar sendo usado para fraudes, por exemplo) e ainda se seus fornecedores estão citando todos os códigos de impostos corretamente.

Todas essas informações podem ser adquiridas e administradas momentos após a NFe ser emitida.Tempo é dinheiro e é necessário reduzir o risco de perder NFes e outros documentos fiscais importantes.

O ideal é que sua companhia armazene notas em uma solução  eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido às suas notas num clique como é o Qive.

Isso reduz a dependência dos e-mails para baixar XMLs e trabalhar com mais agilidade e controle na sua empresa.

Num dia de trabalho, algumas empresas podem emitir e/ou receber dezenas de notas fiscais, especialmente no caso das grandes companhias. Isso gera uma grande quantidade de arquivos em pouco tempo.

Como a legislação brasileira obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais pelo espaço de cinco anos, estamos falando de centenas de milhares de documentos fiscais.

Portanto, seja responsável com a documentação tributária contábil para não ter dores de cabeça. Hoje e no futuro.

E por saber da importância do XML na gestão de documentos fiscais da sua empresa é que preparamos um infográfico para te explicar exatamente como é esse arquivo:

Para saber como uma plataforma completa pode ajudar a empresa à ter domínio de 100% das NFes emitidos para seu CNPJ, experimente a Qive.

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