Como a Qive ajuda na produtividade contábil

Não importa o quão produtiva seja sua equipe, cada escritório contábil pode ter apenas um determinado número de clientes. É preciso muito tempo e esforço para atender os clientes de forma adequada e há apenas 24 horas por dia. Além disso, muitas vezes uma grande parte do trabalho exige lidar com prazos das autoridades fiscais. Claro, você pode contratar mais funcionários, mas não seria melhor aumentar a produtividade contábil e a lucratividade do seu escritório com a equipe que você já possui? 

Veja como você pode conseguir utilizando ferramentas como o Qive, solução tecnológica de gestão e consulta de notas fiscais.

Mas antes, o que é produtividade?

Produtividade é a capacidade de maximizar seus resultados enquanto mantém os recursos no mínimo. Para um escritório de contabilidade, a produtividade significa otimizar esforços e o tempo do pessoal que deve ser administrado e reduzido ao mínimo. No entanto, diminuir os dois fatores ao mesmo tempo pode ser difícil, especialmente sem as ferramentas certas à sua disposição.

Você sabe como automatizar recolhimento, armazenamento e organização de notas fiscais de mais de um CNPJ? No Qive você consegue todas as notas fiscais emitidas contra cada CNPJ, armazena em nuvem, organiza e gerencia para ganhar mais produtividade.

Como aumentar a produtividade contábil

De acordo com uma pesquisa realizada pela Universidade de Oxford, há 98% de chances de as atividades feitas por contadores serem substituídas por sistemas de inteligência artificial até 2025. Embora o número assuste, nesse contexto de mudanças com as novas tecnologias, a atuação do contador continuará sendo necessária, mas seu modo de trabalhar deverá ser diferente. Pois as novas tecnologias vêm para liberar os profissionais de funções operacionais, como lançamentos manuais e análises superficiais. 

Um dos maiores gargalos em escritórios contábeis é a gestão de notas fiscais eletrônicas. Fazer downloads manuais, procurar clientes para obtenção de arquivo, perder tempo atrás de notas fiscais perdidas, calcular impostos em cima de cada uma das operações de entrada e de saída, e, ainda por cima, armazenar essas NFes pelo prazo legal determinado pela legislação – tudo isso dá um trabalho medonho no escritório.

E o pior é que você sabe que, além de todo o trabalho e retrabalho de cada dia, o escritório ainda está sujeito a ter problemas porque, como qualquer um sabe, as falhas humanas ocorrem muito mais do que as falhas técnicas.

Um bom exemplo de ferramenta que pode melhorar a rotina de escritórios contábeis é o Qive, software de gestão de notas fiscais que permite a consulta de NFe diretamente do site da Sefaz. A solução permite baixar os arquivos XML das notas fiscais emitidas contra seu CNPJ automaticamente, facilitando o gerenciamento e arquivamento seguro dos documentos.

Ao automatizar esse processo você ganha um tempo imenso dentro da rotina de atividades do setor financeiro. A ferramenta é amigável e intuitiva. Muito mais eficiente do que usar o portal de NFe da Sefaz, que exige a digitação do código de acesso e não permite baixar as notas em lotes, ou seja, é preciso digitar uma a uma.

Vantagens da Qive para a produtividade contábil

O Qive é uma ferramenta que garante produtividade, rapidez e, melhor, é livre de erros. Elencamos abaixo 6 razões para você decidir por uma solução moderna para garantir mais produtividade no seu escritório contábil. Confira:

1. Menos trabalho manual 

Com a Qive, sua equipe não precisa mais fazer download manual pelo Portal da NFe da Secretaria da Fazenda – algo que é muito demorado ter que inserir cada chave de acesso das notas fiscais eletrônicas (NFe), principalmente quando o volume de NFes é médio ou alto. Com um sistema de automação de gestão de NFes, você tem acesso a todas as notas em lote e em poucos minutos.

1. Não dependa dos clientes

Correr atrás de clientes para solicitar o envio das NFes demanda muito tempo dos contadores. Mas ao adotar o sistema de automação como a Qive, sua equipe passa a ter acesso automático às NFes emitidas para os clientes e, portanto, não precisará mais solicitar para que mandem as notas.

1. Foco no necessário

Com a Qive, seus colaboradores poderão trabalhar mais focados, deixando de efetuar retrabalhos e ter que fazer inúmeros telefonemas para os clientes. Ao automatizar o sistema fiscal, seu funcionário pode desenvolver melhor e mais rapidamente o trabalho, seja realizando gestão de custos, planejamento tributário, dando apoio de gestão aos clientes, entre outros. 

1. Encontre logo as NFes que precisa 

Sem um sistema de automação de NFes, perde-se muito tempo procurando por notas fiscais específicas e de clientes específicos.  Com uma gestão centralizada e organizada de todos os documentos fiscais de todos os clientes do escritório, essa questão deixa de existir, uma vez que quaisquer NFes são localizadas com facilidade e rapidamente.

1. Economia no armazenamento de NFes

Os sistemas de automação fiscal armazenam todas as notas automaticamente, pelo período de tempo requisitado por lei. Assim, com um deles, você reduz custos com aquisições de memória, servidores, ou sistemas de backup adicionais para realizar o armazenamento.

1. Gestão de arquivos

Quantos documentos fiscais eletrônicos seus clientes recebem por mês? O número pode passar da casa das centenas ou milhares. Com a Qive você pode simplificar a gestão desses arquivos, ao baixar XML de modo automático e consultar NFe. Isso facilita, dentre muitas ações, o recebimento desses documentos, já que você não precisa esperar até o final do mês para receber todas as notas de seus clientes (e muitas vezes com falta de algumas), até o fechamento do mês e entrega de obrigações do SPED.

Faça tudo isso sem custo!

Na Qive, o profissional contabilista encontra à disposição (e gratuitamente) o ‘Painel de Acesso Básico’. Por meio dessa ferramenta, o profissional pode convidar suas empresas clientes para compartilharem acesso a seus dados dentro do aplicativo.

Desta maneira, qualquer cobrança que advenha do uso da ferramenta ficará ao encargo da sua empresa cliente e não do profissional. Ao contador, ficarão garantidos os benefícios do uso do sistema Qive e ao seu cliente mais rapidez no atendimento a um custo compatível.

Experimente a Qive agora mesmo!

Conclusão

Não há dúvida de que o futuro da contabilidade girará em torno da tecnologia. Isso não precisa ser necessariamente uma coisa ruim, pois a tecnologia é uma grande aliada para ter mais produtividade contábil. Ferramentas inteligentes permitem que contadores otimizem tempo e esforços para entregarem um excelente trabalho.

Multiplique as oportunidades contábeis com o Qive. Consulte, faça download e armazene todas as Notas Fiscais emitidas contra o seu CNPJ em nuvem com segurança. Além disso, crie relatórios personalizados que te ajudarão a transformar os dados das Notas Fiscais em informações valiosas para gerar insights estratégicos. Experimente grátis em nosso teste sem compromisso.