Saiba o que é assinatura digital e como utilizar neste guia completo

11 min de leitura

Por:

Patricia Perez

Publicado:

December 18, 2020

Atualizado:

January 11, 2026

Potencialize seu ERP com automação fiscal Inteligente

Solicitar demonstração

Saiba o que é uma assinatura digital, como criar a sua e outras informações relevantes para você ou para sua empresa.

A internet e a tecnologia revolucionaram todos os segmentos que conhecemos até hoje e, inclusive, a maneira de assinar documentos, com muito mais praticidade e segurança. Neste artigo você vai conferir o que é uma assinatura digital, como é feita a segurança dessa transação, dentre outras informações importantes sobre o assunto.

Assinatura digital: saiba o que é?

A assinatura digital nada mais é do que uma forma de assinar documentos que precisam transitar no meio eletrônico. Ou seja, equivale a uma assinatura de próprio punho, só que online.

Essa tecnologia utiliza a criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que será assinado. Dessa forma, é possível ter a garantia de integridade a autenticidade.

Da mesma maneira que para comprovar sua identidade você deve apresentar seu RG, a assinatura digital serve para legitimar os indivíduos no ambiente online.

O uso da assinatura digital é feito, geralmente, por empresas, profissionais liberais e entidades governamentais. Para Pessoas Físicas, a utilização da assinatura digital ainda é baixa.

Como funciona a segurança da assinatura digital?

Para garantir a autenticidade dessa forma de assinatura, existe uma série de recursos de segurança, que valem tanto para os documentos, como os para sites, que devem possuir certificados digitais legítimos.

No caso do documento, uma assinatura digital deve ser criptografada e, para garantir sua autenticidade, três características são inerentes a ela: integridade, autenticidade e não repúdio.

Autenticidade: o autor utiliza sua chave privada para garantir a autoria. Esta autenticidade é garantida, pois somente o proprietário tem acesso e conhecimento da sua chave privada;
Integridade: a integridade é garantida por meio de uma chave criptografada que cria a vinculação do documento e do autor da assinatura. Assim, caso haja alterações de uma palavra ou até mesmo a inclusão de um espaço a mais, a assinatura é invalidada na hora;
Não repúdio: impossibilidade do seu autor negar sua autenticidade ou que seja responsável por seu conteúdo.

No segundo caso, os sites que fazem as assinaturas devem ter o certificado SSL. o Secure Socket Layer (SSL), é um padrão de segurança online que usa um canal criptografado entre o navegador e servidor web, garantindo que os dados transmitidos permaneçam sigilosos e seguros.

Ok, mas como saber se o site é seguro? Quando o site possui o certificado SSL, você verá um ícone de cadeado que fica no lado esquerdo da sua barra de endereço. Ao clicar neste cadeado, você irá se deparar com a mensagem de que o site é seguro.

E qual é a importância?

Para Pessoas Jurídicas, ao adotar a assinatura digital, sua empresa elimina a coleta de assinaturas de forma manual, a necessidade de reconhecimento de firma, a remessa e gestão de documentos físicos. Dessa forma, é possível reduzir custos, simplificando os processos e agilizando a formalização e entrega de documentos.

Para Pessoas Físicas, a assinatura digital é validada com o CPF e pode ser utilizada para facilitar processos, como: assinar contratos, realizar transações comerciais, fazer solicitações a órgãos oficiais, como a Receita Federal, entre outras ocasiões.

O que diferencia a assinatura eletrônica e a assinatura digital?

Apesar de se tratarem de duas coisas distintas, muita gente acaba confundindo a assinatura digital da eletrônica.

A assinatura eletrônica é utilizada para acessar e compartilhar informações no meio digital. Ela pode ser tanto uma biometria, uma senha, um token de segurança ou uma assinatura digital. Portanto, a assinatura digital está dentro do leque de opções da assinatura eletrônica.

Assinatura eletrônica: é uma grande categoria que abrange vários métodos de validar e identificar uma pessoa , como, por exemplo, o escaneamento da assinatura feita de próprio punho, uma senha, o uso de impressão digital ou, ainda, a assinatura digital;
Assinatura digital: uma opção dentro da categoria de assinatura eletrônica. Utiliza a criptografia e se vincula ao documento eletrônico. Além de necessitar de um certificado digital, emitido por uma autoridade certificadora.

Como fazer assinatura digital de documentos

Você ou sua empresa podem adquirir assinaturas e certificados digitais que validam a sua identidade ou da corporação através do CPF, para Pessoas Físicas, ou CNPJ, para Pessoas Jurídicas. Além disso, os advogados também podem aderir ao sistema, através do registro da OAB (para profissionais de direito habilitados pela ordem).

O primeiro passo para começar a fazer assinaturas digitais é registrar o seu certificado digital. Existem vários sites que oferecem o serviço, como por exemplo, o certificado digital Serasa Experian. Depois, após a emissão do certificado, basta seguir os passos abaixo para assinar seu documento virtualmente.

Fazer assinatura digital em documentos PDF no Adobe Reader

Leia o documento;
Na barra superior, toque em "Ferramentas";
Procure a opção “Certificados” e clique em “Abrir”;
Na barra superior vai aparecer a opção “assinar digitalmente”, clique nela;
Vá até o final do documento, no espaço para colocar sua assinatura e faça um quadrado para demarcar o espaço;
Depois, irá abrir uma janela com os certificados digitais identificados. Selecione o certificado com seus dados e clique na opção “Continuar”.
Em seguida, clique em “assinar”;
Salve o documento e pronto.

Fazer assinatura digital em documentos do Word

Leia o documento e clique em "Arquivo", em seguida em "Informações";
Depois, clique em " Proteger documento" e selecione "Adicionar uma assinatura digital";
Você terá que preencher algumas informações, como o tipo de compromisso. Depois, escolha a opção que deseja e preencha o "Objetivo da assinatura deste documento";
Certifique-se de que o certificado digital selecionado está correto e clique em “Assinar” para finalizar.

Perguntas frequentes (FAQ)

1. Como saber se uma assinatura digital e válida?

Através do Verificador de Assinaturas, um suporte para validar a vigência e a conformidade da assinatura com o Padrão Brasileiro de Assinatura Digital (PBAD). Para ser válida, a assinatura digital deve conter algumas informações muito importantes, como:

Nome do signatário;
QR Code;
Número do hash do documento;
Código para verificação;
Carimbo de tempo com data e hora da assinatura do documento (em alguns casos).

2. Tem validade jurídica?

Segundo a medida provisória n° 2.200-2, as assinaturas digitais feitas com certificado digital possuem validade jurídica.

Portanto, um documento assinado digitalmente através da assinatura digital, conforme a lei, tem a mesma validade que um documento físico. Desde que sejam utilizados todos os requisitos de segurança do documento e também do site.

3. Como funciona o certificado digital?

Para utilizar a assinatura eletrônica, antes é necessário criar um certificado digital, que é emitido por uma autoridade certificadora.

O certificado digital nada mais é do que um documento eletrônico cujo é função é representar uma identidade virtual. Esse documento pode ser armazenado no seu servidor, no próprio computador, por meio de um aplicativo mobile ou em um cartão com chip.

A emissão do certificado é feita por instituições credenciadas pelo Instituto de Tecnologia da Informação. O processo pode levar alguns dias úteis e você terá que pagar as taxas referentes ao registro, que podem variar de acordo com o local e empresa que você registrou o certificado.

4. Qual a validade?

Algumas assinaturas vêm com o Carimbo de Tempo, que serve para atestar a hora e a data da autenticação desse tipo de autenticação. Caso a assinatura contenha esse carimbo, ela é vitalícia. Porém, se o documento não vier com essa informação, a assinatura digital irá durar até o vencimento do certificado digital de quem assinou.