4 lições sobre XML da NFe para sair na frente dos seus concorrentes

O XML da NFe é o arquivo eletrônico válido juridicamente, que deve ser armazenado durante 5 anos, segundo a legislação vigente. Em caso de fiscalização, é necessário entregar os XMLs necessários.

Isto todas as empresas já sabem, porém quando se trata de garantir os melhores resultados em relação à concorrência e ter tudo em ordem com o Fisco, é preciso agir estrategicamente.

Muitas empresas ainda têm dificuldades para lidar com a gestão, consulta e armazenamento de seus arquivos XML, então decidimos separar algumas lições valiosas que vão fazer sua empresa, ou escritório contábil, sair na frente da concorrência.

Continue a leitura do conteúdo para conferir!

1. Sites desconfiáveis de consulta de XML da NFe podem estar prejudicando seus concorrentes, veja como sair na frente

Muitas empresas acessam qualquer site, inserem a chave de acesso e, assim, abrem o arquivo XML da NFe. É preciso lembrar que muitos endereços virtuais falsificam os documentos gerados.

Passo 1: entenda a importância da segurança com seus documentos fiscais e sua validade jurídica 

Fique atento pois, qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital merece atenção para a questão da segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal.

Nesse site desconfiável, o sistema basicamente quebra o captcha e baixa a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido.

Fazendo um procedimento sem segurança e sem o certificado digital a empresa pode estar expondo suas informações, e de seus clientes, a terceiros mal intencionados.

Se seus concorrentes inserem a chave de acesso e baixam XML sem certificado digital em sites desconhecidos e que não têm a credibilidade dos usuários, eles estão expostos a vírus e roubo de informações, já que não ocorre nenhuma autenticação da Sefaz.

Passo 2: alie-se à opção mais viável para realizar a consulta de XML da NFe com segurança

Atualmente, a opção mais viável é investir em uma plataforma de gestão contábil e na automatização de NFes, pois além de garantir a segurança de seus documentos fiscais, aumenta a produtividade por conta da eliminação de trabalho manual, como o processo burocrático da inserção de chaves de acesso no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz), por exemplo.

O Qive faz isso, com ele é possível fazer a consulta sem chave de acesso. A plataforma conecta-se direto a Secretaria da Fazenda, garantindo a autorização de uso desse órgão.

2. Softwares baratos, ou gratuitos, podem encher os olhos da concorrência

Agora que você já entendeu a importância da segurança e validade jurídica, veja alguns softwares que, apesar de seguros e confiáveis, podem estar fazendo seus concorrentes e até você mesmo, perder tempo e dinheiro.

Passo 3:  perceba a morosidade na consulta pelo site da Secretaria da Fazenda

Muitos contadores e empreendedores baixam XML da NFe direto da Secretaria da Fazenda, um site confiável e seguro. Porém, o sistema da Sefaz funciona de forma morosa, fazendo com que o contribuinte perca muito tempo digitando as chaves de acesso presentes no DANFe, digitando o captcha e por fim baixando o XML.

Vamos supor que o contador, ou o empreendedor, consiga consultar 20 notas por dia, numa empresa de fluxo baixo. Isso dá uma média de 2,5 notas por hora se todo o período de trabalho dele for utilizado, colocando sempre duas senhas por consulta. Se forem emitidas 100 notas por mês, que equivalem à 40 horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais.

Considerando um salário de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750 do salário daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas. O dinheiro pago não é usado numa operação mais complexa do profissional.

Passo 4:  faça um checklist com o que é necessário ter no software em que você vai inserir seus documentos fiscais

Caso a empresa já tenha dado o primeiro passo, que é a decisão da automatização de processos fiscais com segurança, é preciso escolher o software que tenha o melhor custo benefício.

Não adianta contratar um ferramenta que exige muito treinamento, ou que consulta NFe, mas não armazena, enfim… É preciso ponderar alguns itens do seguinte checklist:

✅ A plataforma consulta NFe (ou o documento que precisar, seja NFSe ou CTe) em lote automaticamente, ou seja, sem a necessidade de digitar a chave de acesso ou captcha;

✅ A plataforma é intuitiva e qualquer funcionário da empresa ou escritório contábil que fique responsável pela consulta não irá precisar de treinamento intenso para realizar esse processo sozinho;

✅ A plataforma tem um bom suporte para o atendimento ao cliente, assim você poderá tirar dúvidas e ser respondido rapidamente;

✅ A plataforma garante a autenticidade das notas e segurança no armazenamento;

✅A plataforma está sempre atenta à atualizações no Fisco.

Avalie esses e outros fatores podem te ajudar a encontrar a plataforma que estará realmente a seu favor, fazendo com que você economize tempo e dinheiro.

Outro fator que pode influenciar é a consulta de NFSe, a Nota Fiscal de Serviço. Esse tipo de nota é consultado por prefeitura, e cada uma delas tem as suas próprias regras e metodologias de trabalho, as chances de ocorrerem fraudes são muito maiores.

Algumas plataformas consultam NFSe, mas é preciso saber quais as cidades são atendidas pelo software escolhido. No caso da Qive, é possível ver a lista de cidades através deste link.

Sabe quem já escolheu a plataforma da Qive? Veja abaixo:

“Demorávamos cerca de um minuto para analisar cada nota. Com a Qive, demoramos cerca de 3 minutos para analisar um lote de mil notas. Podemos monitorar todo nosso processo fiscal, do início ao fim das transações.”, destaca Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo.

“Para o nosso dia a dia, a Qive nos conferiu uma maior agilidade e garantia de conseguir acesso dos nossos dados”, depoimento de Dorotéia Cordeiro, representante do Centro de Serviços Compartilhados da Batavo.

3. Poucos empresas pensam na facilidade do armazenamento na nuvem

Armazenar os arquivos XMLs da empresa em pastas no computador é tão obsoleto quanto arriscado, pois basta um pequeno defeito na máquina, falha na rede elétrica ou imprevisto para que você perca todos os documentos fiscais da companhia. Veja como resolver esse problema.

Passo 5:  pense nas suas necessidades contábeis e fiscais e acrescente ao checklist

Veja como a contabilidade consultiva é aliada do contador na hora de definir o checklist com necessidades contábeis e fiscais. Ouça abaixo:

O armazenamento e a gestão manual não são práticos, exigindo que as entregas sejam realizadas à mão e reduzindo exponencialmente a produtividade do setor contábil ou do responsável por essa função na empresa, o que volta a ser um problema para a empresa.

Acrescentar alguns itens ao seu checklist pode te auxiliar a não esquecer nenhum detalhe na hora de negociar com o seu software de gestão:

✅ A plataforma garante a segurança do armazenamento dos arquivos XML em servidores na nuvem.

É preciso conhecer a versatilidade que a cloud computing oferece, permitindo que todos os dados sejam acessados a qualquer hora e lugar por meio de dispositivos móveis.

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4. Inteligência além da consulta de XML da NFe

Se você escolheu uma plataforma, que cumpre todos os requisitos do seu checklist e ainda tem toda a informação das suas NFes separadas em campos como: juros, impostos, CFOP, etc é possível extrair relatórios e fazer o Business Intelligence interno, vindo diretamente da sua equipe fiscal e tributária.

Passo 6:  distribua as informações dos seus documentos fiscais e reduza ainda mais os custos

Distribuindo essas informações em uma linha do tempo é possível entender como os preços por unidade, litro ou peso estão variando ao longo dos meses do ano. A mensuração fica mais fácil.

Veja alguns relatórios possíveis:

Filtrando as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar o giro de estoque da empresa. O controle de tráfego pode ser levando em consideração o quanto de determinado produto você está comprando e o quanto te vendido, assim como avaliar a margem de lucro.

Nas NFSes emitidas, você pode fazer uma curva ABC para entender quais são os serviços prestados mais recorrentes e quais trazem mais receita e lucro para a empresa para ajudar a priorizar o esforço de Marketing para gerar ainda mais demanda para esses serviços.

Na plataforma da Qive você pode gerar basicamente seis relatórios e um extra que é avançado. Os gráficos são criados a partir da análise dos seus XMLs de NFe, CTe e NFSe.

São três de NFe, dois de CTe e um de NFSe. Eles se diferenciam pela quantidade de filtros que você pode aplicar e pela quantidade de atributos no relatório.

Tenha acesso a esses relatórios agora mesmo. Conheça a plataforma da Qive e faça a sua consulta de NFe em segundos!

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