Facilite O Acesso Do Contador Às Suas NFes

Se você trabalha com um contador, sabe o quanto esse profissional é valioso para manter as obrigações fiscais em dia da sua empresa. Tem uma preocupação com seus impostos? Você liga para o seu contador. Precisa de ajuda para ler um relatório financeiro? Seu contador também ajuda você. Mas trabalhar em conjunto pode ser difícil quando você não está no mesmo local. Por isso, é fundamental que sua empresa e o contador busquem maneiras de facilitar o acesso às informações, principalmente a de documentos como as notas fiscais.  

Reunir todos os documentos fiscais de uma empresa é sempre um desafio para o contador. Esses profissionais trabalham com um processo de checagem no escritório para que nenhum documento deixe de ser escriturado, porém, sabemos que as falhas podem acontecer num processo manual. 

Em relação aos documentos fiscais, esse problema se agrava por conta de o Fisco intensificar a fiscalização em relação às notas fiscais e gerar multas às empresas, e sabemos que muitas vezes o escritório contábil é responsabilizado por isso.

Da mesma forma, reunir as notas fiscais e enviar para seu contador pode ser complicado, e para seu contador armazenar tudo isso é muito complexo.

Para acabar de vez com a confusão de envio ou acesso às notas fiscais eletrônicas e facilitar o trabalho do seu contador, vamos te ensinar como fazer isso!

O jeito antigo e complicado de acessar as NFes

Cada contador possui o seu próprio método de trabalho, ou seja, ele pode acessar as notas como achar melhor. Mas, infelizmente, há sempre aquele jeito clássico e atrapalhado.

Vamos a um exemplo: 

O cliente envia o arquivo XML das notas para o contador muito em cima da data de pagar o imposto — o que atrapalha a rotina do escritório, pois os contadores precisam organizar e digitar todas as notas no sistema contábil, conferir uma a uma e então apurar os impostos. Isso, quando os clientes não mandam as notas fiscais totalmente atrasadas, prejudicando o fechamento das obrigações fiscais.

Como facilitar (de fato!) o acesso do contador as suas notas fiscais

O jeito mais fácil, seguro e eficaz de facilitar acesso do contador às suas notas fiscais, é utilizando uma plataforma de consulta de documentos fiscais, conectada direto a Sefaz, como o Qive. Nele, as Notas Fiscais eletrônicas (NFes) e Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) já estão disponíveis no sistema do escritório no dia 02 de cada mês, dando mais fôlego para os contadores fazerem a escrituração e cálculo dos impostos, agilizando muito a rotina do escritório.

A solução de consulta e download de documentos fiscais também faz a comparação automática da DANFe online com os XML das NFes. Dessa forma, é possível saber quais notas foram canceladas, denegadas ou são devoluções de mercadorias. Todas essas exceções que geram necessidade de grande atenção no processo de conferência das obrigações fiscais por parte dos contadores são simplificadas ao contar com a solução de download de NFe e DANFe online.

Com o Qive, o escritório contábil exporta os XML das NFe direto da solução para o seu sistema contábil, tudo acontece de forma sistemática: o processo é muito mais fácil e assertivo, pois não é preciso usar planilhas auxiliares.

Para que o contador consiga obter os benefícios da integração de dados e acessar os documentos fiscais de seus clientes num só lugar, é preciso que o cliente também utilize uma ferramenta que possibilite o acesso aos dados da empresa. Ela deve permitir a exportação dos arquivos XML pelo contador, agilizando o processo desses envios.

Com uma solução especialista como a Qive, a consulta e download de NFe e Danfe online do seu escritório ganha em agilidade, melhora os níveis de serviço aos clientes e diminui custos. 

Confira como a Qive libera mais tempo para você investir em serviços que trarão maior lucratividade para o seu negócio contábil. Teste gratuitamente!

Mais práticas recomendadas

Além de utilizar uma ferramenta de gestão e consulta de notas fiscais, há também outras práticas que facilitam o trabalho do seu contador (e também o seu). Confira:

Organize os documentos fiscais

Emitir notas fiscais é uma obrigação de todas as empresas. São nesses documentos fiscais que ficam registrados a compra e venda de produtos ou serviços, bem como o pagamento dos devidos tributos. Manter esses documentos organizados é importante, principalmente, na hora de precisar comprovar alguma transação para um cliente, fornecedor ou para o Fisco. Além disso, a legislação brasileira obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais pelo espaço de 5 anos. A organização das NFs ajuda também a garantir agilidade aos processos do departamento fiscal e contábil da empresa, além de manter-se em dia com as obrigações legais.

Confira o nosso post sobre como organizar de forma eficiente as notas fiscais da sua empresa!

Tenha alguém responsável pelos documentos

A rotina administrativa é rodeada por inúmeros documentos. Além das notas fiscais, existem as guias de recolhimento, extratos bancários, registros de ponto, contratos, entre muitos outros. Portanto, é fundamental determinar dentro da sua empresa quem é o responsável por essa tarefa, para onde os documentos fiscais precisam ser enviados, etc. 

Armazenamento seguro das NFes

Os arquivos XML das Notas Fiscais eletrônicas são o que comprova a autenticidade do documento. Na forma convencional, esses arquivos ficam alocados numa única pasta (ou em várias), mas de maneira desorganizada. Sistemas focados em gestão de NFes com a Qive são capazes de localizá-los com mais rapidez através de um sistema de busca, impedindo que você perca informações de qualquer período, por exemplo. Além disso, o armazenamento feito pela Qive é em nuvem, podendo compartilhar os arquivos e ser acessados de maneira remota e segura!

O compartilhamento seguro das NFes para contadores não só fornece proteção para esses documentos cruciais, como também ajuda a manter a responsabilidade, o controle e torna o trabalho e o compartilhamento desses arquivos exponencialmente mais fácil, tanto para o contador, como para o empresário.

Definitivamente, ter uma plataforma de gestão de documentos fiscais como o Arquive facilita as tarefas relacionadas às notas fiscais, que tornam-se muito mais rápidas e fáceis.Teste gratuitamente hoje mesmo!