Como engajar sua equipe na gestão de NFes com Qive

Engajar uma equipe no uso de uma nova ferramenta pode ser um pouco difícil e levar algum tempo. Mas é necessário que a empresa esteja ciente da importância da gestão de NFes.

Quando falamos da utilização do Qive em uma ou mais equipes, o objetivo é simplificar todos os processos morosos de consulta, gestão e armazenamento de NFes e transformar em agilidade e organização.

Este artigo vai mostrar para você como engajar ainda mais sua equipe e outras da mesma empresa na utilização da plataforma da Qive, com o objetivo de facilitar a comunicação, aumentar transparência das transações e simplificar processos.

Engajamento entre equipes no uso da Qive para gestão de NFes e relatórios

O Qive disponibiliza o acesso à plataforma para, no mínimo, 5 (cinco) usuários da empresa. Então, é possível que ao menos um desses acessos não esteja sendo utilizado.

Por isso, certifique-se de que as áreas ligadas ao financeiro, fiscal, contábil, tributos e compras estão utilizando os recursos da Qive de modo a garantir otimização e excelência em todos os processos.

Caso esteja sobrando um usuário, por quê não oferecer a outro departamento para testar? Lembre-se que um dos objetivos da Qive é centralizar todos os documentos fiscais na plataforma e distribuir esta informação organizadamente.

A informação não precisa se restringir ao setor contábil e fiscal, pelo contrário. Uma das maiores vantagens desta integração é a possibilidade de diversas áreas extraírem o melhor dos dados das Notas Fiscais eletrônicas que estão disponíveis na plataforma.

É bom relembrar que, para acessar às NFes, a Qive exige a presença do certificado digital A1 ou A3. Além disso, tudo que é armazenado no RDS (Relational Database Service, ou Serviço de Banco de Dados Relacional) da Amazon, com máxima segurança.

Leia mais sobre o Armazenamento de Notas Fiscais com Qive.

Além disso, a manifestação do destinatário, por exemplo, fica restrita à quem tem autorização para tal ação.

Integrando o uso da Qive, as equipes se entendem melhor ao falar sobre documentação fiscal da empresa.

E, os outros departamentos, com o acesso ao DANFe (resumo da NFe) e aos arquivos XML online na plataforma, não ficam dependendo da resposta do setor contábil e fiscal para uma tomada de decisão urgente.

Veja na prática como algumas equipes utilizam a Qive:

Praticidade de engajamento com a Qive

A plataforma da Qive é bastante intuitiva, fácil de utilizar – quem usa sabe. Então outros departamentos não sentirão a necessidade de tantas explicações ou treinamentos. Caso precise, basta entrar em contato com a nosso suporte ao cliente.

Dentre os conteúdos oferecidos pela base de treinamentos da Qive, você consegue ver desde os primeiros passos na plataforma, o que pode apoiar um departamento que esteja iniciando o uso, até informações mais avançadas, como a otimização de análise financeira.

Já pensou em como a empresa está fazendo a logística de produtos, quem são seus principais fornecedores, como está o recebimento de mercadorias no estoque? Algumas tarefas ficam ainda mais fáceis com a Qive.

O departamento de contas a pagar pode decidir pagar um boleto somente após o departamento de compras “manifestar ciência” de determinada nota fiscal ou inserir uma etiqueta neste mesmo documento, destacando a necessidade daquele item ou serviço.

Um dos nossos clientes, a Dumax Brasil, criou um sistema de verificação e análise junto aos departamentos fiscal, contas a pagar e receber, através de relatórios personalizados por duplicatas, dando um show de inteligência de negócio.

No caso de construtoras, é comum que existam diversas obras ocorrendo ao mesmo tempo e isso pode causar uma confusão nas Notas Fiscais.

Com a utilização das etiquetas da Qive é possível destacar de qual obra é cada NFe. Útil, não é mesmo?

O departamento financeiro encontra Notas Fiscais através do número do boleto, além de conseguir realizar buscas e relatórios Inteligentes e ser alertado sobre Notas Canceladas e Corrigidas.

O que a Sipolatti nos ensinou sobre engajamento de equipe na Qive

A Sipolatti, uma das maiores redes varejistas de móveis e eletrodomésticos do Espírito Santo (ES), otimizou a impressão da segunda via da NFe para seus clientes com a ajuda da plataforma Qive.

Além disso, Rodrigo Barros, gerente contábil da companhia destaca que o acesso fácil às NFes facilita o trabalho dos departamentos.

“Antes, os departamentos da Sipolatti precisavam do trabalho da consulta manual da área fiscal, para validar informações de compra e venda, transporte, etc. Atualmente, todas as áreas têm acesso à informação, liberando o tempo do trabalho fiscal da empresa para esse fim em cerca de 96%”.

Leia também: “O que nossos clientes falam da Qive”.

Conclusão

O engajamento de equipes fez com que a Sipolatti, o Grupo Vitória Stone, e outras empresas que utilizam a Qive, elevassem a qualidade e rapidez das informações fiscais.

Lembre-se que integrando o uso da Qive, as equipes se entendem melhor ao falar sobre documentação fiscal da empresa.

Engajar é uma necessidade que trará resultados para a empresa. A independência ao acesso à informação é bastante interessante, com isso os departamentos mais requisitados por conta de NFes ficam livres para trabalhar em outras demandas.

Se você ainda não conhece as possibilidades de gestão de NFes que a Qive oferece, experimente grátis!

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