7 maneiras de reduzir custos na rotina do Escritório Contábil

Como profissional contabilista, você sabe que um dos maiores gargalos junto aos seus funcionários é o da gestão de notas fiscais eletrônicas. Fazer downloads manuais, procurar clientes para obtenção de arquivo, perder tempo atrás de notas fiscais perdidas, calcular impostos em cima de cada uma das operações de entrada e de saída, e, ainda por cima, armazenar essas NFes pelo prazo legal determinado pela legislação – tudo isso dá um trabalho medonho no escritório.

E o pior é que você sabe que, além de todo o trabalho e retrabalho de cada dia, o escritório ainda está sujeito a ter problemas porque, como qualquer um sabe, as falhas humanas ocorrem muito mais do que as falhas técnicas.

Quer adotar uma alternativa mais segura, que garante produtividade, rapidez e, melhor, é livre de erros? Estamos falando de sistemas de automação fiscal. Elencamos abaixo nove razões para você decidir por uma solução moderna:

1. Ganhe tempo e produtividade

Deixe de fazer download manual pelo Portal da NFe da Secretaria da Fazenda. É muito demorado ter que inserir cada chave de acesso das notas fiscais eletrônicas (NFe), principalmente quando o volume de NFes é médio ou alto. Com um sistema de automação de gestão de NFes, você tem acesso a todas as notas em lote e em poucos minutos.

2. Evite dores de cabeça

Você sabe o quanto custa correr atrás de clientes para solicitar o envio das NFes. Ao adotar o sistema de automação, você passa a ter acesso automático às NFes emitidas para os clientes e, portanto, não precisará mais implorar para que mandem as notas.

3. Use a manifestação de destinatário a seu favor

Com a manifestação do destinatário, o contador poderá escriturar apenas as notas que seu cliente manifestou como ‘confirmadas’. Isso evitará o retrabalho com escrituração de notas de serviços/produtos que não ocorreram ou chegaram, e mesmo de notas frias.

4. Acabe com problemas de notas canceladas

Como o sistema informa automaticamente sobre qualquer nota cancelada, isso evita que ela venha a ser escriturada pelo contador por desconhecimento deste fato.

5. Aumente a produtividade dos funcionários 

Seus colaboradores poderão trabalhar mais focados, deixando de efetuar retrabalhos e ter que fazer inúmeros telefonemas para os clientes. Esse item, por sinal, é bastante estressante na rotina de trabalho e pode comprometer a produtividade. Automatize o sistema fiscal e libere seu funcionário para desenvolver melhor e mais rapidamente o seu trabalho.

6. Encontre logo as NFes que precisa

Sem um sistema de automação de NFes, perde-se muito tempo procurando por notas fiscais específicas e de clientes específicos.  Com uma gestão centralizada e organizada de todos os documentos fiscais de todos os clientes do escritório, essa questão deixa de existir, uma vez que quaisquer NFes são localizadas com facilidade e rapidamente.

7. Corte custos adicionais para armazenar NFes

Os sistemas de automação fiscal armazenam todas as notas, automaticamente, pelo período de tempo requisitado por lei. Assim, com um deles, você reduz custos com aquisições de memória, servidores, ou sistemas de backup adicionais para realizar o armazenamento.

Extra: Otimize seus processos com filtros e relatórios de CFOP

Com o Qive, utilizando o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) das entradas e saídas e mercadorias, intermunicipal e interestadual, o contador saberá se a operação fiscal terá ou não que recolher quais tipos de impostos.

Além disso, os impostos apresentam alíquotas diferentes a depender de cada uma dessas operações. Portanto, o uso de filtros CFOP no sistema de automação fiscal otimizará de forma significativa a produtividade dessa tarefa que, além de demorada, é bastante complexa.

Os relatórios permitem listar dados de notas e CTes para análises avançadas, checagem de escrituração e mais.

Faça tudo isso sem custo!

No Qive, o profissional contabilista encontra à disposição (e gratuitamente) o ‘Painel do Contador’. Por meio dessa ferramenta, o profissional pode convidar suas empresas clientes para compartilharem acesso a seus dados dentro do aplicativo.

Desta maneira, qualquer cobrança que advenha do uso da ferramenta ficará ao encargo da sua empresa cliente e não do profissional. Ao contador, ficarão garantidos os benefícios do uso do sistema Qive e ao seu cliente mais rapidez no atendimento a um custo compatível.

Faça como grandes escritórios de sucesso: automatize a gestão de documentos fiscais de seus clientes! Experimente o Qive e comprove a eficácia do serviço. Crie já a sua conta!