XML das NFes de todos os seus clientes em poucos cliques, veja como

Os meses e os anos passam, mas quando chega o momento de fazer a escrituração e o fechamento contábil dos clientes no seu escritório de contabilidade não tem jeito: é sempre aquela corrida contra o relógio para ter os XML das NFes em mãos para apuração dos impostos, certo?  

Pois saiba que uma plataforma de gestão de documentos fiscais é a solução definitiva para resolver este problema como já foi falado aqui no blog da Qive no post “Solução de consulta de documentos fiscais ajuda seu escritório a ganhar tempo”.

Mas se você ainda não tem certeza de como isso impacta no dia a dia do seu escritório contábil, confira aqui como uma solução de download de NFe e de DANFe online agiliza e organiza o processo de fechamento das obrigações fiscais dos clientes.

Plataforma de consulta de documentos fiscais: o antes e o depois de um escritório de São Paulo

Antes da solução: os clientes mandavam as notas fiscais muito em cima da data de pagar o imposto e isso atrapalhava a rotina do escritório pois os contadores tinham que organizar e digitar todas as notas no sistema contábil, conferir uma a uma e então apurar os impostos. Isso quando os clientes não mandavam as notas fiscais totalmente atrasadas, prejudicando o fechamento das obrigações fiscais.

Nesse mesmo escritório, os contadores precisavam calcular o Difal (Diferencial de Alíquota do ICMS nas operações interestaduais) todo mês, para notas que vinham de fora do Estado de São Paulo.

Este cálculo é feito no sistema contábil com base na nota de entrada. Já aconteceu de existir uma nota fiscal física (DANFe – documento impresso e simplificado que segue junto com a mercadoria entregue) que o cliente mandou e esse documento não bater com o XML, por exemplo. Estes casos acontecem quando ocorre o cancelamento da nota mas o cliente acaba mandando todas as DANFes para o escritório de contabilidade, incluindo as canceladas.

Depois da solução: com a plataforma de consulta de documentos fiscais, conectada direto a Sefaz, as Notas Fiscais eletrônicas (NFes) e Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) já estão disponíveis no sistema do escritório no dia 02 de cada mês, dando mais fôlego para a os contadores fazerem a escrituração e cálculo dos impostos e do Difal, agilizando muito a rotina do escritório.

A solução de consulta e download de documentos fiscais também faz a comparação automática da DANFe online com os XML das NFes. Dessa forma, é possível saber quais notas foram canceladas, denegadas ou são devoluções de mercadorias. Todas essas exceções que geram necessidade de grande atenção no processo de conferência das obrigações fiscais por parte dos contadores são simplificadas ao contar com a solução de download de NFe e DANFe online.  

Hoje, como o escritório contábil exporta os XML das NFe direto da solução para o seu sistema contábil, tudo acontece de forma sistemática: o processo é muito mais fácil e assertivo pois não é preciso usar planilhas auxiliares.

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Independência do cliente traz mais agilidade e menos custos

Como foi visto neste caso real de um escritório de São Paulo, a solução de consulta e download de NFe e Danfe online trouxe independência dos clientes aumentando a agilidade e diminuindo custos no processo de escrituração e fechamento contábil. Entre estes custos estão:

Motoboy: imagine o trânsito pesado das cidades e o escritório de contabilidade depender do serviço de transporte para buscar documentos de última hora nos clientes? E em cima do prazo? Além do estresse causado com esta situação, não faz mais nenhum sentido, em plena era digital, ter custos de transporte e manuseio de documentos físicos que poderiam ser obtidos automaticamente de forma online.

Analista dedicado: é só lembrar daquela situação reportada no caso real descrito acima. Ou seja, um contador dedicado por três dias inteiros apenas para separar as DANFes físicas de entrada de cada cliente por fornecedor e por data, para então lançar no sistema contábil. Além do custo, processos manuais podem levar a erros e retrabalhos, o que não acontece quando essas tarefas são automatizadas. Pense que esse mesmo profissional poderia estar sendo direcionado para atendimento de novas contas ou para realizar serviços com maior valor agregado e com margens de lucratividade mais interessantes para o escritório contábil.

Tempo de fechamento: em apenas um clique você pode ter acesso direto a todos os arquivos XML das NFes dos clientes A solução ideal se conecta digitalmente com a base de dados da Sefaz e permite acessar a NFe online e o DANFe online, garantindo que o documento fiscal obtido tenha validade jurídica e que o XML da NFe estará em conformidade com o DANFe. Dessa forma, o processo de fechamento do mês dos clientes, que antes levava dias, com muito esforço e trabalho manual, é possível de ser realizado em poucos minutos.

Importante: para que o contador consiga obter os benefícios da integração de dados e acessar os documentos fiscais de seus clientes num só lugar, é preciso que o cliente também utilize uma ferramenta que possibilite o acesso aos dados da empresa. Ela deve permitir a exportação dos arquivos XML pelo contador, agilizando o processo desses envios.

Com uma solução especialista como o Qive, a consulta e download de NFe e Danfe online do seu escritório ganha em agilidade, melhora os níveis de serviço aos clientes e diminui custos. Confira como a Qive libera mais tempo para você investir em serviços que trarão maior lucratividade para o seu negócio contábil. Teste gratuitamente!

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