Pagamentos indevidos: quais os riscos para as empresas?

A atividade empresarial implica, obrigatoriamente, no recolhimento de tributos. Para que a empresa possa efetivar o pagamento do real valor devido, diversos procedimentos internos devem estar funcionando de forma correta. Desde a área contábil, responsável pela contabilização das receitas, até a área fiscal, encarregada da apuração dos tributos e geração das guias, medidas devem ser tomadas para assegurar a não existência de pagamentos indevidos.

Efetuar pagamentos indevidos poderá causar à empresa impactos negativos, sendo, portanto, necessária a adoção de uma gestão tributária eficiente para evitar erros. Neste artigo, demonstraremos os impactos dos pagamentos indevidos e quais as providências que as empresas podem adotar para redução destes impactos.

O que é o pagamento indevido e por que ele acontece?

Toda empresa deve recolher tributos. Para tanto, há diversas etapas que as empresas devem cumprir até o efetivo pagamento de valores dos impostos. São as seguintes: 

• Realizar a contabilização de suas receitas
• Apuração dos tributos incidentes sobre sua atividade
• Geração da guia de recolhimento

Portanto, cometer qualquer equívoco poderá ocasionar em pagamentos indevidos pela empresa. 

O pagamento quando ocorre de forma equivocada pode ser considerado de duas formas: como indevido ou como maior. Quando um contribuinte realiza um pagamento de imposto sem a existência de cobrança real, tem-se um pagamento indevido. Por outro lado, quanto o contribuinte tem que realizar um pagamento, porém recolhe um valor a mais, tem-se um pagamento a maior.

Porém, considera-se um pagamento indevido ambos os erros, e o contribuinte deve estar atento para não cometer tais equívocos. 

A importância de uma boa gestão fiscal

Para que a empresa não se sujeite a pagamentos indevidos, há a necessidade de adoção de procedimentos ligados à gestão tributária.

Uma gestão tributária eficiente necessita boas práticas internas que venham a abranger todas as etapas que possuam relação com a apuração de tributos das empresas. Portanto, cabe à organização contar com uma boa gestão de documentos fiscais (notas fiscais) e controle de contabilidade eficiente, de modo a evidenciar todas as receitas e despesas da empresa. Além disso, ela deve dispor de um bom controle fiscal, o qual se encarregará, a partir das informações contábeis, de apurar os tributos.

Além destes processos internos, tem-se como primordial o conhecimento da legislação tributária. É a partir dela é que a empresa poderá validar seu desempenho ao decorrer dos procedimentos essenciais.

Possuir uma boa gestão fiscal fará com que a empresa consiga diminuir eventuais riscos quanto a realização de pagamentos indevidos de impostos. Ela terá amparo de análises eficientes que a permitirão a cumprir corretamente suas obrigações tributárias.

Cuidado com a não conformidade com obrigações fiscais

A eventual ausência de gestão tributária e o aparecimento de possíveis equívocos durante o processo de gestão poderão resultar em problemas além do erro nos pagamentos de impostos. Dependendo da falha, a empresa poderá sofrer outros impactos, como o de não estar em conformidade com as obrigações fiscais.

É importante frisar que, quando há pagamento indevido ou a maior de impostos, a empresa passa por transtornos, pois ela acaba por desembolsar valores de forma desnecessária. 

Contudo, a ausência de conformidade fiscal deve ter análise minuciosa, e não se ater apenas a despesas desnecessários como consequência. Incorreções podem ocasionar pagamentos a menor ou até mesmo ausência de pagamentos. Com isso, a empresa está sujeita à aplicação de penalidades, de modo a criar um passivo fiscal indesejável.

Os impactos de pagamentos indevidos

Ao realizar um pagamento indevido de impostos a empresa acaba por possuir um desembolso financeiro que não estava em sua programação. Porém, esse não é o único impacto para o negócio. Veja, a seguir, alguns problemas ocasionados por pagamentos indevidos:

Redução do lucro e prejuízos financeiros

Na hipótese de a empresa não possuir uma boa gestão tributária, os pagamentos indevidos acabam por ter efeitos nos lucros apurados pela empresa. Sabe-se que o lucro auferido pela empresa é determinado somente após o pagamento dos tributos. Deste modo, caso a empresa realize pagamentos indevidos ou a maior, tem-se uma diminuição do lucro.

Impactos no compliance

Vimos que possuir uma boa gestão fiscal é fundamental para verificar qual a efetiva carga tributária de seu negócio e se fazer cumprir com suas obrigações. 

O compliance tributário visa verificar se todas as obrigações fiscais estão sendo cumpridas de forma correta pela empresa. Para tanto, deve-se avaliar todos os procedimentos internos, desde a contabilização de notas fiscais até a apuração e pagamento dos valores.

Pagamentos indevidos e ou a maior implicam em erros que comprometem o compliance fiscal, pois evidenciam equívocos que a empresa comete. Embora seja possível ao contribuinte pedir a restituição dos pagamentos que ocorrem de forma indevida, este fato demonstra que há a necessidade de correções nos procedimentos internos da companhia. 

Diminuição da força de competitividade

O erro no desembolso financeiro implica no reconhecimento da perda de competitividade da empresa. Neste ponto, realizar pagamentos de forma indevida ou a maior, além de acarretar a diminuição do lucro da empresa, também ocasiona a diminuição do poder de investimento da empresa.

Ademais, os pagamentos equivocados acabam por influenciar em todas as cadeias da empresa, pois podem, inclusive, impactar na apuração dos custos dos produtos/serviços. Invariavelmente, dessa forma, ensejará no aumento do preço de venda e consequentemente também impactará na competitividade da empresa em seu setor. 

Portanto, é de suma importância que a empresa realize a revisão de seus procedimentos internos com relação às áreas contábil e fiscal. Dessa forma, é possível evitar erros na apuração e no recolhimento de tributos que poderão impactar a força de competitividade do negócio.

Como reduzir os equívocos quanto aos cumprimentos das obrigações fiscais?

Para reduzir os erros no cumprimento das obrigações fiscais, é necessária a adequação dos procedimentos internos das áreas contábil/fiscal.

Vimos que os pagamentos quando ocorrem de forma indevida ou a maior acabam por indicar que possíveis ajustes são necessários. Neste passo, a adoção de procedimentos de compliance e de auditoria interna são fundamentais para revisão e alinhamento dos procedimentos.

Através de um compliance tributário, a empresa poderá capacitar seus colaboradores, adotar a utilização de softwares e revisar os procedimentos de apuração de tributos, bem como de pagamentos dos valores.

Todo esse trabalho, apesar de extenso, é fundamental para que não haja prejuízos à empresa em relação ao cumprimento da obrigação tributária, seja por falta de pagamento, ou na hipótese do pagamento indevido. 

Conciliação de boletos e notas fiscais como redução de riscos

Uma das principais formas de evitar pagamentos indevidos e a maior é a realização de uma conciliação entre boletos e notas fiscais. Este procedimento de revisão permite que a empresa passe a apurar seus tributos de forma correta, pois partirá do valor exato a ser pago.

Além da conciliação, é importante que haja a adoção de procedimento de confronto de informações. A partir dessas tarefas a empresa poderá validar o valor dos tributos que declara aos órgãos públicos e conferir com o valor que aparece na guia de pagamento.

Após esse procedimento de confronto de informações a empresa conseguirá realizar o pagamento correto dos valores, de modo a evitar erros nos procedimentos que impliquem no recolhimento a maior. 

Conclusão

Vimos que a realização de pagamentos indevidos de impostos evidencia uma série de equívocos nos procedimentos que a empresa adota, os quais impactam a atividade empresarial em diversos setores, como a perda de competitividade e a diminuição dos lucros.

Para correção destes procedimentos, é de extrema importância que a empresa passe a adotar um compliance tributário, o qual tem íntima ligação com uma eficiente gestão tributária. Somente com o conhecimento da legislação tributária e aperfeiçoamento dos processos internos de apuração que a empresa poderá mitigar os impactos.