Boleto Bancário: o que é, como funciona, como emitir e vantagens

O boleto bancário é um dos métodos de pagamento mais usados no Brasil, tanto por pessoas físicas quanto pessoas jurídicas, mesmo com a popularidade do Pix. Segundo a Federação Brasileira de Bancos, a Febraban, só em 2023, os bancos registraram 4,2 bilhões de transações realizadas via boletos, totalizando R$5,8 trilhões.

E graças a essa popularidade, é importante que as empresas que utilizam esse modo de pagamento tenham uma boa conciliação de boletos com notas fiscais. Acompanhe o artigo a seguir e saiba como funciona o boleto bancário e como essa conciliação pode ajudar o seu negócio.

O que é um boleto bancário?

O boleto bancário é um título de cobrança emitido por uma instituição financeira a pedido de uma empresa, chamada cedente. Ele funciona como um compromisso de pagamento, onde o cliente, chamado de sacado, se compromete a pagar um determinado valor ao cedente até a data de vencimento.

As principais informações de um boleto bancário são:

• Nome do cedente, sendo essa a empresa que recebe o pagamento;
• Nome do sacado, conhecido como o cliente que realiza o pagamento;
• Data de vencimento;
• O valor da cobrança, assim como o valor dos juros, caso o pagamento ocorra depois da data de vencimento e o desconto, se aplicável;
• Código de barras para realizar o pagamento;
• QR code para pagamento via Pix, um grande avanço para os boletos. Vale lembrar que nem todos possuem essa opção, pois não é obrigatória.

Quais os principais tipos de boletos?

Existem vários tipos de boletos bancários, entre eles o boleto de cobrança, o boleto avulso, o boleto recorrente, o boleto DDA, entre outros. A seguir, você confere os principais tipos e como funcionam.

Boleto avulso

O boleto avulso é emitido de forma independente, ou seja, sem necessidade de vínculo com cobranças recorrentes. Ele é amplamente utilizado para pagamentos únicos, como compras eventuais e serviços pontuais.

Sua principal vantagem é a flexibilidade, permitindo que empresas e autônomos ofereçam uma opção de pagamento prática aos clientes sem a necessidade de contratos ou compromissos prolongados.

Boleto DDA

O boleto DDA (Débito Direto Autorizado) permite que o pagador visualize digitalmente todos os boletos emitidos em seu nome, reduzindo o risco de extravio e atrasos no pagamento. Com essa funcionalidade, é possível realizar o pagamento diretamente pelo site ou aplicativo da instituição financeira, tornando o processo mais seguro e conveniente.

Boleto recorrente

O boleto recorrente é ideal para cobranças periódicas, como assinaturas e mensalidades. Ele permite a emissão automatizada em intervalos pré-definidos, facilitando o controle financeiro e evitando atrasos nos pagamentos.

Esse tipo de boleto é muito utilizado por academias, escolas e serviços de assinatura, garantindo previsibilidade de receita para as empresas.

Boleto com registro

O boleto com registro é aquele que deve ser registrado junto ao banco emissor, garantindo maior segurança e rastreabilidade.

Com essa modalidade, as instituições financeiras têm conhecimento de todas as informações do título, o que facilita a cobrança e a comunicação com o pagador em caso de inadimplência. Além disso, é obrigatório para adequação às normas do Banco Central.

Boleto sem registro

O boleto sem registro não exige comunicação prévia com o banco para sua emissão, proporcionando maior flexibilidade e rapidez no processo. Entretanto, ele apresenta algumas limitações, como a impossibilidade de protesto e a maior dificuldade em rastrear pagamentos.

Atualmente, essa modalidade está em desuso devido às regulamentações bancárias mais rígidas.

Boleto híbrido

O boleto híbrido combina diferentes formas de pagamento em um único documento, integrando, por exemplo, a opção de pagamento via Pix. Essa inovação oferece mais conveniência ao pagador, permitindo maior flexibilidade no momento da quitação da dívida.

É uma solução moderna que une a segurança do boleto bancário com a agilidade do Pix.

Boleto empréstimo

O boleto empréstimo é utilizado por instituições financeiras para a cobrança de parcelas de crédito concedido a clientes. Ele é uma alternativa prática para aqueles que preferem não utilizar débito automático, permitindo o pagamento de cada parcela de forma manual e controlada. Esse tipo de boleto inclui informações detalhadas sobre o contrato de empréstimo.

Boleto escritural

O boleto escritural é uma modalidade em que todas as informações de cobrança são registradas e armazenadas eletronicamente pelo banco emissor. Essa opção oferece maior controle e segurança para as empresas, permitindo a automatização de processos de conciliação financeira e o monitoramento em tempo real das transações realizadas.

Como um boleto bancário funciona?

É muito simples. O sacado recebe o boleto, seja em formato físico ou digital. Ele precisa efetuar o pagamento do boleto em qualquer banco, casa lotérica ou caixa eletrônico até a data de vencimento imposta pelo documento.

O banco ou a casa lotérica identifica o boleto e credita o valor na conta do cedente. Dessa forma, o cedente é informado sobre o pagamento e pode dar baixa na cobrança.

Quais os impactos dos boletos bancários nas transações comerciais?

O boleto é um meio de pagamento muito seguro, garantindo a identificação do pagador e a rastreabilidade da transação. Mas ele também proporciona outras vantagens e também desvantagens para as empresas que resolvem adotá-lo. Confira:

Vantagens dos boletos

• Praticidade, permitindo fácil emissão e recebimento.
• Possibilidade de pagamento em diferentes locais e plataformas, como agências bancárias, sites ou aplicativos de bancos.
• Opção de baixo custo para as empresas em comparação com outros meios de pagamento.
• Cobrança facilitada, com processos automatizados.
• Redução da inadimplência com a possibilidade de envio de lembretes automáticos.
• Possibilidade de oferecer descontos para incentivar pagamentos antecipados.
• Maior controle financeiro, com relatórios detalhados de pagamentos realizados, desde que realizada uma boa conciliação e gestão de boletos.

Desvantagens dos boletos

• Processamento mais lento em comparação com outros meios de pagamento; o boleto híbrido reduz essa lentidão ao incorporar o Pix.
• Risco de fraudes, que pode ser mitigado com a utilização do boleto com registro, oferecendo maior segurança.
• Taxas na emissão de boletos, que podem variar conforme a instituição bancária.
• Risco de inadimplência para empresas que trabalham com tickets médios mais baixos.
• Atraso operacional, pois como o processamento do pagamento é mais lento, a entrega de produtos pode sofrer atrasos caso dependa da confirmação do pagamento.

Como emitir um boleto bancário

Para emitir um boleto bancário,sua empresa precisa ter uma conta PJ em um banco que ofereça esse serviço. Hoje em dia, o processo de emissão é feito online, através do site do banco ou aplicativo no celular. É muito prático. Ao emitir um boleto, a empresa precisa informar os seguintes dados:

• O nome da empresa (cedente)
• O nome do sacado
• Valor da cobrança
• A data de vencimento
• Outras informações relevantes, como juros e multas em caso de atraso e descontos, se forem aplicáveis.

A partir disso, o próprio programa da instituição financeira gera um boleto que já está pronto para ser enviado ao cliente.

É possível conciliar o boleto bancário com as notas fiscais?

Sim! Essa boa prática auxilia na organização do financeiro, evita cometer erros e facilita a gestão do negócio. Pode-se fazer manualmente ou contar com um software especializado em gestão fiscal.

Na conciliação manual, você deve comparar cada boleto pago com a respectiva nota fiscal. Isso envolve verificar se os valores, datas e demais informações estão em concordância. Após a conferência, sua equipe deve marcar os boletos e notas fiscais como conciliados nos registros. No caso de divergências, devemos registrá-las em um documento à parte para que possamos investigar.

Viu como é muito trabalhoso? Se a sua empresa emitir várias notas por dia, quem ficaria por conta dessa conciliação? Graças à tecnologia, temos softwares que podem realizar esse trabalho maçante com muita praticidade.

Uma plataforma como a da Qive vai simplificar e assegurar a captura do boleto e a conciliação com as notas. Assim, elimina-se a necessidade de controle manual, reduz erros e garante a transparência e precisão em cada transação.

A conciliação entre o boleto bancário e notas fiscais torna-se uma prática essencial para as empresas que buscam organização financeira, controle do fluxo de caixa e tomada de decisões mais certeiras.

Por fim, lembre-se: mesmo sabendo que a conciliação é um processo contínuo que exige disciplina e organização, você pode contar com softwares especializados para realizar toda a parte manual e focar nas atividades estratégicas para uma boa gestão financeira.

Quer saber mais sobre a área financeira, contábil, fiscal, vendas e gestão de empresas? Acompanhe o blog da Qive para ficar por dentro das novidades!