O que é boleto bancário e como funciona

O boleto bancário é um dos métodos de pagamento mais usados no Brasil, tanto por pessoas físicas quanto pessoas jurídicas. Tanto a praticidade, quanto a segurança fazem com que essa seja uma opção popular para pagar contas e realizar compras online. 

Segundo a Federação Brasileira de Bancos, a Febraban, só em 2023, os bancos registraram 4,2 bilhões de transações realizadas via boletos, totalizando R$5,8 trilhões. Lembre-se: mesmo com a popularidade do Pix, os boletos ainda são muito usados pelo brasileiro.

Você deve estar se perguntando porque você deveria ler este artigo se você já sabe o que é um boleto. Nós te explicamos: vamos te mostrar a importância de ter conciliar essa opção de pagamento com as notas fiscais para seus clientes e fornecedores.

Devemos frisar também que essa conciliação vem como uma boa prática, já que o cenário empresarial brasileiro é dinâmico e desafiador. Por isso, a eficiência nos processos de compras e pagamentos de fornecedores é crucial para garantir a saúde financeira e operacional.

Se a sua empresa tem dificuldade para conciliar boletos e notas fiscais por conta de ineficiências, inconsistências e até mesmo riscos de fraude, acompanhe o artigo a seguir e saiba como funciona o boleto bancário e como essa conciliação pode ajudar o seu negócio. 

O que é um boleto bancário?

O boleto bancário é um título de cobrança emitido por uma instituição financeira a pedido de uma empresa, chamada cedente. Ele funciona como um compromisso de pagamento, onde o cliente, chamado de sacado, se compromete a pagar um determinado valor ao cedente até a data de vencimento.

As principais informações de um boleto bancário são:

1. Nome do cedente, sendo essa a empresa que recebe o pagamento;
2. Nome do sacado, conhecido como o cliente que realiza o pagamento;
3. Data de vencimento;
4. O valor da cobrança, assim como o valor dos juros, caso o pagamento ocorra depois da data de vencimento e o desconto, se aplicável;
5. Código de barras para realizar o pagamento;
6. QR code para pagamento via Pix, um grande avanço para os boletos. Vale lembrar que nem todos possuem essa opção, pois não é obrigatória. 

Como um boleto bancário funciona?

É muito simples. O sacado recebe o boleto, seja em formato físico ou digital. Ele precisa efetuar o pagamento do boleto em qualquer banco, casa lotérica ou caixa eletrônico até a data de vencimento imposta pelo documento.

O banco ou a casa lotérica identifica o boleto e credita o valor na conta do cedente. Dessa forma, o cedente é informado sobre o pagamento e pode dar baixa na cobrança.

Quais os impactos dos boletos bancários nas transações comerciais?

O boleto é um meio de pagamento muito seguro, garantindo a identificação do pagador e a rastreabilidade da transação. Dessa forma, ele contribui para a redução da inadimplência, já que o devedor pode perder vários benefícios, como realizar um financiamento. 

Além disso, a instituição emissora pode enviar lembretes sobre a data de vencimento. Para quem paga, é prático, pois pode ser feito em qualquer caixa eletrônico e casa lotérica, sem a necessidade de ir até o cedente para pagá-lo. 

Como emitir um boleto bancário

Para emitir um boleto bancário,sua empresa precisa ter uma conta PJ em um banco que ofereça esse serviço. Hoje em dia, o processo de emissão é feito online, através do site do banco ou aplicativo no celular. É muito prático. Ao emitir um boleto, a empresa precisa informar os seguintes dados:

• O nome da empresa (cedente)
• O nome do sacado 
• Valor da cobrança
• A data de vencimento
• Outras informações relevantes, como juros e multas em caso de atraso e descontos, se forem aplicáveis.

A partir disso, o próprio programa da instituição financeira gera um boleto que já está pronto para ser enviado ao cliente.

É possível conciliar o boleto bancário com as notas fiscais?

Sim! Essa boa prática auxilia na organização do financeiro, evita cometer erros e facilita a gestão do negócio. Pode-se fazer manualmente ou contar com um software especializado em gestão fiscal.

Na conciliação manual, você deve comparar cada boleto pago com a respectiva nota fiscal. Isso envolve verificar se os valores, datas e demais informações estão em concordância. Após a conferência, sua equipe deve marcar os boletos e notas fiscais como conciliados nos registros. No caso de divergências, devemos registrá-las em um documento a parte para que possamos investigar.

Viu como é muito trabalhoso? Se a sua empresa emitir várias notas por dia, quem ficaria por conta dessa conciliação? Graças à tecnologia, temos softwares que podem realizar esse trabalho maçante com muita praticidade. 

Uma plataforma como a da Qive vai simplificar e assegurar a captura do boleto e a conciliação com as notas. Assim, elimina-se a necessidade de controle manual, reduz erros e garante a transparência e precisão em cada transação. 

A conciliação entre o boleto bancário e notas fiscais torna-se uma prática essencial para as empresas que buscam organização financeira, controle do fluxo de caixa e tomada de decisões mais certeiras. 

Por fim, lembre-se: mesmo sabendo que a conciliação é um processo contínuo que exige disciplina e organização, você pode contar com softwares especializados para realizar toda a parte manual e focar nas atividades estratégicas para uma boa gestão financeira. 

Quer saber mais sobre a área financeira, contábil, fiscal, vendas e gestão de empresas? Acompanhe o blog da Qive para ficar por dentro das novidades!