NFSe: Erros comuns e como a automação elimina falhas

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) é essencial para formalizar as operações e o cumprimento das obrigações fiscais de empresas prestadoras de serviços. Mesmo assim, o processo de emissão e recebimento ainda é cheio de desafios causadores de retrabalho, multas e problemas na gestão financeira.

Quem trabalha diretamente com notas fiscais de serviço, sabe o quanto um simples erro pode comprometer a conformidade fiscal do negócio. A boa notícia é que a automação fiscal já está transformando essa realidade com a prevenção de multas e garantia de mais segurança para a empresa.

Vamos explorar os erros mais frequentes na NFSe, os riscos de não corrigi-los e como a automação do Contas a Pagar resolve esses problemas.

Os 5 Erros Mais Comuns na Emissão e Recebimento de NFSe

Você sabe quais são os erros na NFSe que mais ocorrem? Confira a seguir. 

1. Erros no Cadastro de Dados

O preenchimento incorreto de informações cadastrais é um dos problemas mais frequentes. Dados como CNPJ, razão social, endereço e inscrição municipal são fundamentais para a validação da nota fiscal.

Por isso, os erros de digitação ou informações desatualizadas causam a rejeição da nota pelo sistema da prefeitura, e isso gera retrabalho imediato e até atraso nos pagamentos. Quando o processo é manual, lidar com dezenas de notas mensalmente torna praticamente impossível garantir 100% de precisão.

2. Classificação Fiscal Incorreta

Você já deve saber que cada município possui sua própria lista de serviços e códigos tributários. A escolha errada leva ao recolhimento indevido de impostos ou autuação fiscal.

O enquadramento incorreto do código de serviço impacta diretamente a alíquota de ISS aplicada. Pagar a mais significa perda financeira, enquanto pagar a menos gera multas quando identificado pela fiscalização. A falta de padronização entre municípios brasileiros torna esse processo ainda mais complexo. 

3. Falhas na Conciliação com Pedidos e Contratos

Quando a NFSe não está vinculada aos pedidos, contratos ou ordens de serviço correspondentes, o controle financeiro fica comprometido e pode gerar pagamentos duplicados ou indevidos. Essa situação é chamada de falha de conciliação. 

A falta de integração entre sistemas de compras, financeiro e fiscal cria silos isolados de informações que dificultam a gestão. Assim, sem uma visão unificada, garantir que todos os pagamentos estejam corretos e documentados se torna uma tarefa complexa.

4. Perda ou Extravio de Documentos

Mesmo sendo eletrônica, a NFSe precisa ser armazenada adequadamente. O extravio por falhas no download, problemas de e-mail ou desorganização pode comprometer as auditorias e a escrituração contábil.

A legislação obriga a guarda de documentos fiscais por 5 anos. A não apresentação da NFSe quando solicitada pode resultar em penalidades e sanções.

5. Não Conformidade com Legislações Municipais

Cada município tem suas próprias regras para NFSe, incluindo prazos, formatos e validações específicas. Acompanhar essas particularidades não é tarefa simples, especialmente para empresas atuando em diferentes cidades.

Além disso, as mudanças nas leis municipais acontecem frequentemente. Continuar emitindo notas com base em regras desatualizadas resulta em rejeição dos documentos e problemas com a conformidade fiscal.

Os Riscos de Não Corrigir Esses Erros

Uma vez que identificou os erros cometidos, é hora de entender as consequências de não corrigi-los. 

Multas e Penalidades Fiscais

As penalidades variam desde valores fixos por nota irregular até percentuais sobre o valor da operação. Para pequenas e médias empresas, os valores podem comprometer seriamente o fluxo de caixa, concorda?

Além das multas diretas, há custos indiretos com tempo gasto para regularizar a situação e lidar com processos administrativos. A soma disso tudo pode trazer péssimas consequências para o orçamento e gestão do negócio. 

Perda de Créditos Tributários

Quando a NFSe contém erros, a empresa pode perder o direito a créditos tributários. No regime não-cumulativo de PIS e COFINS, por exemplo, os créditos sobre serviços contratados podem ser glosados durante fiscalização se a nota apresentar inconsistências.

Retrabalho e Custo Operacional Elevado

Em todo departamento de uma empresa, um erro gera retrabalho que consome tempo e aumenta os custos operacionais. Lidar com notas fiscais não é diferente: 

1. identificar o problema
2. contatar prestador ou tomador
3. solicitar correção
4. reemitir. 

Nesse caso, o departamento financeiro fica sobrecarregada com atividades corretivas em vez de focar em análises estratégicas, comprometendo a produtividade.

Problemas na Contabilidade e Auditoria

Notas fiscais com erros comprometem a escrituração contábil e geram distorções nas demonstrações financeiras, dificultando decisões baseadas em dados.

Durante auditorias, inconsistências nas NFSe levantam questionamentos e ressalvas. Para empresas que precisam de demonstrações auditadas, a situação pode ficar delicada e problemática.

O que fazer quando a nota fiscal dá erro?

Se o erro for identificado antes da transmissão, a prevenção de multas é simples: basta corrigir as informações e emitir normalmente. Para notas já emitidas e autorizadas, o procedimento é diferente, pois dependerá do tipo de erro e das regras do município.

Geralmente, é necessário cancelar a nota dentro do prazo permitido e emitir novamente, com as informações já corrigidas. Se o prazo expirou, pode ser necessário emitir uma nota de ajuste ou carta de correção, quando permitido.

Em todos os casos, o ideal é contar com um sistema que identifique erros antes da emissão, validando automaticamente informações cadastrais, classificações fiscais e conformidade com regras municipais.

O que não pode ser alterado na nota fiscal emitida com erro?

Saiba que uma vez autorizada, a NFSe não pode ter dados alterados diretamente: CNPJ, natureza da operação, valor total e código de verificação são definitivos.

A maneira correta de prosseguir é pedir o cancelamento e reemissão para erros significativos, mas somente dentro do prazo estabelecido pela prefeitura (geralmente de 24 horas a poucos dias), como citados anteriormente. 

Essa impossibilidade de alteração reforça a importância de processos mais precisos desde o momento da emissão.

Como a Automação do Contas a Pagar Elimina Falhas na NFSe

A automação fiscal do Contas a Pagar, como a oferecida pela Qive, transforma completamente como você lida com NFSes, pois foca na gestão de notas fiscais completa para eliminar falhas e garantir a conformidade fiscal.

A Qive oferece 100% de cobertura das principais prefeituras para a captura e processamento automático da NFSe para eliminar o risco de extravio e notas frias. Isso acontece a partir do motor de captura contínua que combina janelas otimizadas, relatórios inteligentes e validações sistêmicas. Isso garante a totalidade dos documentos fiscais. 

Assim, as notas são automaticamente vinculadas aos pedidos e contratos, facilitando a conciliação. Além disso, a plataforma oferece o suporte multidocumento, para vários outros tipos de registros: NFe, NFSe, CTe, CFe-SAT, faturas e comprovantes. Isso tudo em um único ambiente, proporcionando visibilidade completa.

Tem também as validações sistêmicas inteligentes para identificarem inconsistências antes que se tornem problemas e alertarem sobre possíveis erros em dados cadastrais, classificações fiscais ou valores divergentes.

A partir da automação de pagamentos, a Qive otimiza seu processo financeiro, tornando-o mais eficiente, seguro e auditável. O resultado é uma gestão ponta a ponta com conformidade e redução de custos. E o melhor: sua equipe fica livre para focar em atividades estratégicas e de desenvolvimento profissional. 

Então, quer eliminar os erros de NFSe da sua empresa? Conheça a Qive e descubra como a automação pode transformar sua gestão fiscal e financeira!