Como Aliar Os Setores De Compras E Financeiro De Forma Estratégica

O desalinhamento entre equipes em uma empresa pode acontecer, mas está longe de ser o ideal. Uma das situações mais comuns de desconexão é entre os setores de compras e financeiro, mesmo sendo essencial a cooperação entre ambos. 

O fato é: quando não há equilíbrio entre eles, a ocorrência de atritos pode refletir na estratégia de orçamento realizadas pelo negócio. A fim de garantir a boa saúde da empresa e um ambiente saudável para os colaboradores, é preciso entender o problema e superar os desafios. 

Mesmo assim, muitos gestores ainda têm dificuldades e dúvidas sobre as melhores formas de agir e aliar esses departamentos. Nesse sentido, o artigo a seguir expõe alguns pontos relevantes sobre o assunto e algumas boas práticas para alcançar melhores resultados.

A importância da relação entre compras e financeiro

A relação entre ambas é importante por alguns motivos: gestão de custos, riscos, planejamento financeiro e alinhamento ao objetivo da empresa. 

Isto é, enquanto o setor de compras fica responsável por negociar e fazer pedidos de compras de produtos e serviços, o financeiro gere todos gastos para garantir que a empresa não ultrapasse o orçamento planejado para o período. 

A relação fluída entre compras e financeiro permitirá melhorar a gestão do fluxo de caixa e a prevenir despesas surpresas.

Quais rotinas são compartilhadas entre os setores de compras e financeiro

Os setores que compartilham rotinas precisam ter uma boa relação. Para entender essa relação entre compras e financeiro, confira a seguir. 

Começamos com a definição do orçamento para compras, considerando as necessidades da empresa e as projeções financeiras. O time de compras faz o planejamento com base no orçamento, enquanto o financeiro acompanha a execução desse plano, verificando se está dentro do previsto.

Antes de realizar uma compra, a equipe financeira realiza a análise de crédito dos fornecedores e avalia a capacidade de pagamento e o risco de inadimplência.

E tem mais. A equipe de compras deve negociar os melhores prazos e condições de pagamento com fornecedores, alinhado com as políticas financeiras da empresa. Ela também deve emitir os pedidos e enviam para a aprovação do financeiro, que por sua vez, eles realizam a liberação de pagamento.

O ideal é que ambos fiquem atentos aos níveis de estoque para evitar a falta de materiais ou o excesso de estoque, que gera custos financeiros. Por falar em estoque, o financeiro realiza a análises como a de armazenagem e obsolescência, para identificar oportunidades de redução de custos.

Como aliar os setores de forma estratégica

Quando os dois departamentos trabalham em conjunto e de forma estratégica, sua empresa consegue otimizar custos, além de melhorar sua gestão de fluxo de caixa e tomar melhores decisões. Com um olhar mais estratégico, conte com algumas ferramentas: tecnologia, comunicação, indicadores e análises conjuntas. 

A tecnologia como sua aliada

Se uma empresa não implementa ferramentas tecnológicas na rotina, ela está ficando para trás. No contexto deste artigo, uma estratégia que pode unir ambos os setores é a conciliação de boletos — uma prática essencial para a saúde financeira da empresa. 

Quando compras e financeiro ficam responsáveis por conferir os documentos fiscais para identificar inconsistências, a gestão torna-se mais transparente. A tecnologia pode ajudar ainda mais nessa tarefa. A Qive, por exemplo, possui o Boleto com Notas, uma funcionalidade da plataforma que traz muita agilidade na hora da conferência de boletos e notas fiscais. 

Se a sua empresa emite várias notas por dia, essa funcionalidade é ideal, pois realiza todo o processo de forma automática, eliminando a necessidade de controle manual e garantindo a transparência de cada transação.

Para entender como a conciliação entre o boleto bancário e notas fiscais funciona com o Boleto com Notas da Qive, considere que a empresa A vende um produto para a empresa B, realizando a emissão de uma NFe (nota fiscal eletrônica). A partir desse momento, a Qive consulta a nota emitida diretamente na Sefaz (Secretaria da Fazenda) e disponibilizando-a rapidamente na plataforma. 

Em paralelo a isso, a empresa A emite um boleto, e ao ativar a consulta do documento, a Qive captura o documento e envia para a plataforma, associando à qual nota pertence o boleto. Essa automação é simples assim. 

Contando com o Boleto com Notas da Qive, os dois setores têm benefícios:

• Economia do tempo que seria gasto correndo atrás dos fornecedores;
• Eliminação de erros e inconsistências nos pagamentos, e assim garantir apenas o pagamento dos valores corretos;
• Validação de autenticidade do documento, minimizando risco de pagamento de boleto fraudulentos;
• Emissão de comprovantes e vinculação aos registros de rastreabilidade, permitindo consultas futuras;
• Parametrização de processos e automação direto na plataforma;
• Recebimento automático dos boletos sem depender de fornecedores ou recebimento por e-mail.

Facilite a comunicação

Compartilhar informações gera um bob fluxo de comunicação e ajuda na otimização dos processos internos. Podemos citar outros benefícios, como a melhora na gestão de riscos e prevenção de erros.

Então, como facilitar a comunicação?

• Estabelecendo canais oficiais para a comunicação, como o Slack, e-mail corporativo, Teams e outros.
• Criar indicadores de desempenho (KPIs) comuns.
• Promover a cultura da colaboração com a ajuda do RH. 

Entenda os indicadores

No contexto dos indicadores, pode-se criar os KPIs em comum, como o prazo médio de pagamento aos fornecedores, o percentual de compras realizadas dentro do orçamento e até o índice de satisfação dos fornecedores.

O prazo médio de pagamento aos fornecedores é um indicador do financeiro, mas precisa da colaboração de compras ao negociar com os fornecedores. Ou seja, é necessário a colaboração de ambos, do início ao fim do processo. 

Sobre as compras realizadas dentro do orçamento, a equipe de compras se responsabilizaria por esse KPI. Contudo, o financeiro também precisa dar visibilidade a quanto já foi gasto. 

O índice de satisfação dos parceiros pode ser medido com uma pesquisa NPS ao fim das transações. Se há insatisfações sobre o tempo de pagamento, o financeiro precisa desenvolver um plano de ação para melhorar esse aspecto.

Análises em equipe

Se a sua empresa procura melhorar a qualidade das decisões tomadas, ter mais engajamento e produtividade, considere análises em equipe para desenvolver planos de ações em conjunto — considerando especialmente os indicadores em comum citados no tópico anterior. 

Ambas podem: 

• Analisar dados para identificar padrões, tendências e levantar insights que passaram despercebidos por uma das equipes.
• Analisar processos para identificar gargalos, oportunidades de melhoria e uma visão mais ampla dos fluxos de trabalho.

Conclusão

Sua empresa está pronta para aliar dois setores de grande importância para a saúde financeira? Quando trabalham em conjunto e de forma estratégica, os setores de Compras e financeiro podem ajudar a alavancar o negócio. Por isso, investir nas boas práticas do artigo, como a tecnologia do Boleto com Notas, ajudarão a evitar erros de conferência e agilizar o processo.  

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