Invoice: saiba o que é, como funciona e como emitir

Hoje, com a facilidade de prestar serviços ou vender produtos para qualquer lugar do mundo, termos em inglês tornaram-se comuns para as empresas brasileiras. Um dos mais relevantes é a invoice. Quem está expandindo horizontes ou contratando fornecedores estrangeiros, deve entender que este documento é indispensável para manter a saúde financeira e a conformidade fiscal.

Neste artigo, vamos explicar o que é um invoice, como emitir e quais as diferenças para os documentos fiscais brasileiros, para que a gestão da sua empresa esteja impecável.

O que é invoice e para que serve?

Já viu em algum filme de Hollywood e se perguntou: invoice, o que é? Essa é um documento de cobrança internacional. Ou seja, é a fatura comercial emitida para registrar operações de compra e venda de produtos ou serviços entre empresas de países diferentes. 

Não é como uma nota fiscal brasileira, que possui um caráter tributário e eletrônico (XML). A invoice funciona como um comprovante da transação, detalhando o que foi negociado, o valor e as condições de pagamento. Ela é indispensável para que o fechamento de câmbio seja realizado legalmente em instituições bancárias.

Como emitir uma invoice?

Diferente das notas fiscais de serviço (NFSe) que dependem de portais de prefeituras, não existe um sistema único mundial para como emitir invoice. Geralmente, ela é gerada pela própria empresa prestadora (ou vendedora) por meio de sistemas de gestão ou modelos próprios.

Para emitir um invoice de serviço, o processo envolve a criação de um documento (geralmente em PDF) em inglês ou na língua oficial do país de destino, contendo todos os dados necessários para processar o pagamento via transferência internacional (SWIFT).

Quais informações devem constar na invoice?

Para ter validade jurídica e bancária, ele precisa ser completo. Os principais campos são:

• Dados do emissor e do destinatário, como nome, endereço, documento fiscal);
• Número de identificação do documento e data de emissão;
• Descrição detalhada dos serviços ou produtos;
• Moeda utilizada (dólar, euro, etc.) e valor total;
• Dados bancários para pagamento (incluindo código SWIFT e IBAN);
• Termos de pagamento (Incoterms, se aplicável).

Tipos de invoice

Dependendo do estágio da negociação, o tipo de documento pode mudar. Os principais são:

Invoice proforma

A Proforma Invoice funciona como um orçamento ou uma fatura preliminar. Ela não gera obrigação de pagamento imediato, mas serve para formalizar a intenção de venda e permitir que o comprador verifique os termos antes do fechamento.

Commercial invoice

É a fatura comercial definitiva, com documento oficial utilizado para o desembaraço aduaneiro (no caso de mercadorias) e para a liquidação da operação de câmbio no banco.

Timesheet invoice

Muito comum para prestadores de serviços, como desenvolvedores ou consultores, onde o valor cobrado é baseado em horas trabalhadas. Ela acompanha um registro detalhado do tempo dedicado ao projeto.

Credit invoice

Utilizada quando há necessidade de estorno, devolução de mercadoria ou correção de valores faturados a maior em documentos anteriores.

Quando emitir uma invoice?

A emissão deve ocorrer sempre que houver uma transação financeira internacional.

Quando a emissão da invoice é obrigatória e quando é opcional?

No Brasil, a emissão é obrigatória para operações acima de 3.000 dólares (ou valor equivalente em outra moeda) para fins de fechamento de câmbio. Abaixo disso, o banco pode aceitar processos simplificados, mas a boa prática de gestão financeira recomenda que toda transação internacional, independentemente do valor, seja documentada com um modelo de invoice profissional para auditoria e controle de Contas a Pagar.

Quais as taxas cobradas para emitir invoice?

A emissão do documento em si não gera uma taxa governamental direta como um imposto embutido no clique, mas a operação financeira vinculada a ela sim. As principais são:

1. IOF (Imposto sobre Operações Financeiras): a alíquota varia conforme a natureza da operação.
2. Spread Bancário: é a diferença entre o câmbio comercial e o turismo cobrada pela instituição.
3. Taxa de SWIFT: o custo pela comunicação internacional entre bancos.

Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?

A principal diferença invoice e nota fiscal reside na finalidade e na jurisdição. Enquanto a Nota Fiscal é um documento fiscal brasileiro obrigatório para o recolhimento de impostos internos e fiscalização da Receita Federal, a invoice é uma fatura internacional de caráter comercial.

Qual a importância de uma invoice?

Sem a invoice, sua empresa fica impossibilitada de receber ou enviar dinheiro legalmente para o exterior. Ela garante segurança jurídica para ambas as partes, permite o controle de fluxo de caixa e é o documento base para o registro contábil de exportações e importações de serviços.

Entender os trâmites internacionais é o primeiro passo para uma gestão financeira eficiente e sem fronteiras. A invoice é mais uma burocracia necessária para operar globalmente com segurança.

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