Como fazer o controle de fluxo de caixa de forma eficiente

O controle de fluxo de caixa é um desafio para muitos administradores — do dono do pequeno varejo ao gerente financeiro de uma grande empresa. Como o fluxo de caixa é um dos indicadores mais importantes da lucratividade e saúde financeira do negócio, é importante dominá-lo.

Neste post, você entenderá o que é fluxo de caixa e como calculá-lo. Para isso, começaremos apresentando o conceito e alguns dos principais benefícios de mantê-lo sob controle. Em seguida, mostraremos o passo a passo e, por fim, a importância desse procedimento para o crescimento dos negócios. Acompanhe!

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro de uma empresa durante determinado período de tempo. Ele pode ser calculado de forma diária, mensal, trimestral, anual ou de outra, dependendo do objetivo.

O fluxo de caixa pode ser comparado a uma caixa d'água. O tempo todo tem dinheiro saindo da empresa, porque é preciso pagar funcionários, contas, fazer ordens de compra, recolher impostos e assim por diante. Mas, desde que continue entrando dinheiro novo — por meio de receitas, como vendas —, o reservatório nunca secará.

Ao longo do ano, a movimentação da empresa pode variar muito. Em dezembro, por exemplo, as entradas podem aumentar com as vendas de Natal, mas ao mesmo tempo, a empresa gasta mais com benefícios trabalhistas, como 13º salário e talvez contrate mão de obra temporária.

Uma das principais importâncias do controle financeiro é assegurar que a empresa terá dinheiro em caixa nos dias em que precisa pagar as obrigações, como a folha de pagamento, os aluguéis e os tributos. Esse melhor planejamento financeiro evita que o negócio tenha de pagar juros e multas por causa de atrasos.

O controle de fluxo de caixa também fornece grande auxílio na tomada de decisões. Por meio dele, o gestor pode identificar oportunidades de adiar certos pagamentos e usar o dinheiro em caixa para fazer uma compra ou um investimento, por exemplo.

Como calcular o fluxo de caixa?

O primeiro passo para fazer o controle de fluxo de caixa é aprender a calcular o fluxo corretamente. A seguir, algumas dicas podem ser aplicadas para realizar um melhor controle propriamente dito.

Cálculo do fluxo de caixa utilizando uma planilha

Uma simples planilha já é suficiente para começar. Crie três colunas: operações, financiamentos e investimentos. Determine um período (por exemplo: "2020" ou "janeiro de 2021"). E abra todos os extratos bancários e documentos relevantes desse momento, como notas fiscais e ordens de compra.

Operações

Em operações, inclua todas as receitas obtidas por meio da venda de mercadorias e serviços. Adicione eventuais juros e multas. Em seguida, inclua as despesas com compras, pagamentos a fornecedores e funcionários, tributos, multas e juros.

Financiamentos

Nesta coluna, inclua o dinheiro que entra por meio de empréstimos. Na parte de despesas, entram dívidas e parcelas a pagar naquele período

Investimentos

Aqui, entram o dinheiro recebido e gasto com a compra e venda de bens, como equipamentos, imóveis, ações, títulos e assim por diante.

Cálculos

Com todas as movimentações financeiras registradas, você pode somar receitas e despesas em cada coluna e saber se o fluxo foi positivo ou negativo naquele período. E com a soma das três colunas, apura o fluxo de caixa total.

Planilha de fluxo de caixa em excel grátis do SEBRAE

Para facilitar a vida do empreendedor, o próprio SEBRAE disponibiliza uma planilha de fluxo de caixa gratuita em excel para fazer o cálculo, além de outros materiais que incluem um curso EAD sobre o assunto.

Cálculo automático com o ERP

Muitos ERPs que possuem um módulo financeiro já tem a função de cálculo do fluxo de caixa. A depender do fabricante, a solução pode ser flexível para análise de possíveis cenários, apresentar dashboards visuais para conferência rápida, apresentar os dados completos com natureza da operação, entre outros.

Como fazer o controle de fluxo de caixa?

Calcular o fluxo de caixa de forma básica é importante, mas não significa automaticamente fazer o seu controle. Para isso, é necessário adotar algumas práticas de gestão, como você verá a seguir.

Controlar todas as entradas e saídas

Um bom diagnóstico exige informações precisas e completas. A gestão financeira deve garantir o registro de todas as entradas e saídas corretamente e no período adequado, a curto, médio e longo prazo.

Por exemplo, suponha que o negócio comprou um equipamento caro e pagará de forma parcelada. As planilhas devem incluir as prestações nos meses adequados, de forma a garantir que haverá dinheiro em caixa para quitar a dívida.

Da mesma forma, se a empresa recebe um empréstimo ou investimento que também será distribuído a longo prazo, o financeiro não deve contar com os "ovos dentro da galinha" antes da hora.

Arquivar corretamente todos os documentos e notas fiscais

Controlar o fluxo de caixa é mais do que apenas registrá-lo ou calculá-lo a cada mês. Significa que a empresa tem, também, clareza sobre as informações que produziram o relatório financeiro e pode acessá-las e verificá-las a cada momento.

Nesse sentido, é muito importante ter sempre em mãos os documentos e notas fiscais emitidos e recebidos pela empresa, pois isso assegura que, se for constatada alguma inconsistência, seja possível recuperar a informação e verificar.

Além disso, fazer a guarda de documentos fiscais eletrônicos por no mínimo 5 anos é uma obrigação prevista em lei. Para receber e armazenar NFe, NFSe e CTe automaticamente, empresas do Brasil inteiro já utilizam a Qive.

Investir na tecnologia

A tecnologia é a maior aliada do controle de fluxo de caixa. Por exemplo, a Nota Fiscal Eletrônica é enviada instantaneamente para os servidores da Receita, protegendo a transação juridicamente.

Além disso, é mais fácil e mais barato arquivar, organizar e acessar os documentos eletrônicos contando com uma tecnologia com backup em nuvem.

Muitas empresas, hoje em dia, investem em tecnologias como a da Qive. A própria gestão fiscal é feita por meio deste software, que permite por exemplo, vincular cada nota aos seus respectivos pedidos de compra, indicar se elas já foram lançadas no ERP da empresa e capturar automaticamente as notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ do cliente.

Qual a relação entre controle de fluxo de caixa e crescimento da empresa?

O controle de fluxo de caixa é fundamental para as empresas que querem manter-se e crescer no mercado.

Mais do que uma vantagem competitiva, é uma ferramenta para evitar prejuízos com juros e multas, ou a insatisfação de funcionários que tenham o pagamento atrasado.

Além disso, um bom controle mostra para bancos e investidores que o negócio está saudável, permitindo negociar empréstimos em melhores condições. Parte essencial da gestão da financeira, controlar o fluxo de caixa pode ser o primeiro passo para ajudar a empresa a evoluir.

Automatização, controle de fluxo de caixa, capital de giro e nota fiscal eletrônica são alguns dos assuntos sobre os quais gostamos de falar. Continue no nosso blog e veja mais assuntos do mundo fiscal e contábil!