Gestão de Faturas: guia completo para empresas

A sua equipe financeira vive mergulhada em pilhas de papeis e planilhas desconexas, com faturas importantes prestes a vencer, fornecedores cobrando pagamentos atrasados e, para piorar, multas e juros acumulando? Essa situação, infelizmente comum em muitas empresas, é um reflexo direto da ausência de uma gestão de faturas eficiente. Mas a boa notícia é que esse e outros problemas podem ser evitados com a implementação de um processo estruturado.

Este conteúdo foi elaborado para te ajudar a entender de uma vez por todas o que é a gestão de faturas, como ela funciona na prática, os passos para implementá-la em sua empresa e as vantagens que ela pode trazer para o seu negócio. Continue a leitura e descubra como transformar essa tarefa, muitas vezes vista como um fardo, em um diferencial estratégico.

O que é gestão de faturas?

A gestão de faturas é o processo de administrar e controlar todo o ciclo de vida das faturas de uma empresa, desde o recebimento e validação até o pagamento e arquivamento. Envolve a organização sistemática de todas as contas a pagar e, em alguns casos, também das contas a receber, garantindo que os pagamentos sejam feitos (e recebidos) dentro dos prazos corretos, evitando multas, juros e problemas de relacionamento com fornecedores e clientes.

Mais do que simplesmente pagar contas, uma gestão de faturas eficaz proporciona mais visibilidade e controle sobre as finanças da empresa, permitindo um planejamento financeiro mais preciso e a identificação de oportunidades de economia. Trata-se de um componente essencial da saúde financeira de qualquer negócio, independentemente do seu porte ou segmento de atuação.

Como funciona a gestão de faturas

O processo de gestão de faturas pode variar um pouco dependendo da estrutura e das ferramentas utilizadas pela empresa, mas geralmente segue algumas etapas básicas:

1. Recebimento: As faturas chegam à empresa por diversos canais, como e-mail, correio físico, portais de fornecedores, etc. Nesta etapa, é importante centralizar o recebimento para evitar perdas e desorganização.
2. Registro e Triagem: Após o recebimento, as faturas são registradas em um sistema (seja ele uma planilha ou um software especializado) e triadas de acordo com critérios como data de vencimento, fornecedor, departamento responsável pela aprovação, etc.
3. Validação e Aprovação: Esta é uma etapa crítica onde se verifica a autenticidade da fatura, a conformidade com o pedido de compra ou contrato, a correção dos valores e a aprovação do responsável interno. Erros ou inconsistências identificados aqui podem evitar pagamentos indevidos.
4. Agendamento do Pagamento: Uma vez aprovada, a fatura é agendada para pagamento de acordo com sua data de vencimento e as políticas financeiras da empresa.
5. Efetivação do Pagamento: O pagamento é realizado através do método escolhido (transferência bancária, boleto, DDA etc.). É fundamental registrar a data e o comprovante de pagamento.
6. Conciliação: Após o pagamento, é necessário conciliar a transação com os registros bancários da empresa para garantir que tudo foi processado corretamente.
7. Arquivamento: Por fim, as faturas pagas, juntamente com seus comprovantes e toda a documentação de suporte, devem ser arquivadas de forma organizada e segura, tanto para consultas futuras quanto para cumprimento de obrigações fiscais e auditorias.

Como fazer gestão de faturas em uma empresa?

Implementar uma gestão de faturas eficiente requer planejamento e a adoção de boas práticas. Veja alguns passos importantes:

1. Mapeie o processo atual: Procure entender como as faturas são gerenciadas hoje em sua empresa. Identifique gargalos, falhas e pontos de melhoria.
2. Defina responsabilidades claras: Determine quem será o responsável por cada etapa do processo, desde o recebimento até o arquivamento das faturas.
3. Centralize o recebimento de faturas: Crie um canal único para o recebimento de todas as faturas (um e-mail específico, por exemplo). Isso facilita a organização e evita que documentos importantes se percam.
4. Estabeleça um fluxo de aprovação: Defina quem precisa aprovar cada tipo de fatura e crie um processo claro para essa aprovação, estabelecendo prazos para evitar atrasos.
5. Digitalize sempre que possível: Abandone o papel! A digitalização de faturas agiliza o acesso, reduz o risco de perdas, economiza espaço físico e facilita a busca por documentos.
6. Utilize a tecnologia a seu favor: Considere a adoção de um software de gestão financeira ou uma plataforma especializada em gestão de faturas. Essas ferramentas automatizam diversas tarefas, como o lançamento de dados, o agendamento de pagamentos e o arquivamento, além de oferecerem relatórios e dashboards para melhor controle.
7. Crie uma política de pagamentos: Defina prazos e condições de pagamento com seus fornecedores e siga-os rigorosamente.
8. Mantenha um bom relacionamento com fornecedores: Uma comunicação clara e transparente com os fornecedores pode facilitar a negociação de prazos e a resolução de eventuais problemas.
9. Monitore e revise o processo regularmente: Acompanhe os indicadores de desempenho da sua gestão de faturas (como tempo médio de pagamento, número de faturas pagas em dia, etc.) e faça ajustes no processo sempre que necessário.

Vantagens de fazer a gestão de faturas

Adotar um processo de gestão de faturas bem estruturado traz inúmeros benefícios para a sua empresa, que vão além de simplesmente reduzir os gastos com multas e pagamentos em atraso.

Confira os principais:

• Redução de custos: Evita o pagamento de multas e juros por atraso, além de possibilitar a identificação de cobranças indevidas ou duplicadas.
• Melhora do fluxo de caixa: Com um controle preciso das datas de vencimento, a empresa consegue se programar melhor para os pagamentos, otimizando o uso do capital de giro.
• Tomada de decisão mais estratégica: Relatórios precisos sobre as contas a pagar fornecem informações valiosas para o planejamento financeiro e a tomada de decisões mais assertivas.
• Melhor relacionamento com fornecedores: O pagamento em dia fortalece a confiança e a parceria com os fornecedores, o que pode resultar em melhores condições comerciais no futuro.
• Maior controle financeiro: Proporciona uma visão clara de todas as obrigações financeiras da empresa, facilitando o controle do orçamento e a identificação de possíveis desvios.
• Otimização do tempo da equipe: A automatização de tarefas manuais e repetitivas libera a equipe financeira para se dedicar a atividades mais estratégicas.
• Prevenção de fraudes: Processos bem definidos de validação e aprovação de faturas ajudam a identificar e prevenir tentativas de fraude.
• Conformidade fiscal e tributária: Manter um registro organizado de todas as faturas e pagamentos é essencial para atender às exigências fiscais e facilitar auditorias.
• Aumento da produtividade: Com processos mais ágeis e organizados, a equipe se torna mais produtiva e eficiente.
• Melhora na previsibilidade financeira: Com um bom histórico de pagamentos e um controle eficiente das faturas futuras, a empresa ganha maior capacidade de prever suas necessidades financeiras.

Conclusão

A gestão de faturas vai muito além de simplesmente pagar contas. É um processo estratégico que impacta diretamente a saúde financeira, a eficiência operacional e a credibilidade da sua empresa no mercado.

Ao implementar as práticas e ferramentas adequadas, você transforma um potencial foco de problemas em uma fonte de economia, controle e inteligência para o seu negócio.

E nesse sentido, o Boleto com Notas da Qive surge como uma aliada poderosa. Ao centralizar todas as faturas em uma única plataforma, o Boleto com Notas ajuda a simplificar a organização, reduzindo drasticamente o risco de atrasos e esquecimentos.

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Essa validação automática minimiza o risco de pagar boletos indevidos ou fraudulentos e garante que sua equipe tenha todas as informações corretas para efetuar os pagamentos dentro do prazo, evitando custos desnecessários e fortalecendo o controle financeiro.

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