Conciliação de pagamento via boleto compensado: como funciona

A conciliação de pagamento via boleto compensado é um processo fundamental para toda empresa que costuma pagar fornecedores por meio de boletos bancários. Dessa maneira, é possível evitar fraudes, pagamentos duplicados e garantir uma boa gestão fiscal.

Segundo dados da Federação Brasileira dos Bancos, a Febraban, os bancos registraram 4,2 bilhões de transações realizadas via boletos em 2023, totalizando R$ 5,8 trilhões. Isso confirma não apenas o impacto do boleto bancário na economia, mas a necessidade de as empresas acompanharem de perto todos os processos de pagamento.

Continue a leitura deste guia e confira como fazer a conciliação de pagamento via boleto compensado, sua importância e como automatizar esse processo para escalar os resultados do seu negócio.

O que é conciliação de pagamentos?

Antes de entender como fazer a conciliação de boleto compensado, é importante entender que é conciliação de pagamentos.

Trata-se de um processo que compara os registros financeiros de uma empresa com os valores recebidos dos seus clientes ou pagos para fornecedores. A conciliação de pagamentos pode envolver vários tipos de transações, como cartões de crédito, débito, vendas, recebimentos, conciliação bancária e, claro, boletos bancários.

A tarefa de conciliação de pagamentos é fundamental para o dia a dia de qualquer negócio e deve ser feita com bastante atenção e responsabilidade. Afinal, ela ajuda a evitar fraudes ou prejuízos financeiros, garantindo a saúde financeira da empresa e uma gestão de pagamentos mais eficiente.

Existe diferença entre conciliação de pagamento e de boleto?

A conciliação de pagamentos e a conciliação de boleto são tipos de conciliação bancária, que é uma comparação entre os dados contabilizados e os dados que constam no extrato bancário.

A conciliação de pagamento pode envolver transações com cartões de crédito, débito e outros meios de pagamento, enquanto a conciliação de boleto compara os títulos de cobrança desse tipo emitidos com os valores que saíram da conta da empresa. 

Como fazer conciliação de pagamento via boleto compensado?

Com explicamos, a conciliação de pagamentos via boleto compensado é um comparativo entre dois tipos de informação:

• Os valores de saída por meio dos boletos compensados, ou seja, documentos de cobrança cujo pagamento foi confirmado pela instituição bancária
• Os registros dessas operações na conta bancária da empresa

Ou seja, consiste em conferir se todos os valores referentes aos boletos registrados como compensados realmente saíram do caixa da empresa.

Essa conferência pode ser realizada manualmente, através dos registros de pagamento armazenados pela empresa e dos comprovantes de movimentação bancária.

A importância da conciliação de boletos

A conciliação de boletos é uma prática essencial para empresas que desejam manter suas finanças organizadas, seguras e em conformidade com as exigências fiscais.

Confira, a seguir, os benefícios de incluir esse processo no dia a dia da sua organização:

Segurança fiscal e compliance

A conciliação de boletos garante a segurança fiscal da empresa. Ao conciliar os pagamentos, é possível identificar eventuais discrepâncias ou erros que podem resultar em problemas com o fisco. A prática de conciliação regular ajuda a manter a conformidade com as legislações vigentes, evitando multas e penalidades.

Saúde financeira

Manter as finanças em ordem é crucial para a saúde financeira de qualquer empresa. A conciliação de boletos permite uma visão clara e precisa do fluxo de caixa, ajudando a identificar entradas de recursos de forma correta e evitando surpresas desagradáveis. Além disso, facilita o planejamento financeiro, permitindo uma melhor gestão dos recursos e investimentos.

Redução de fraudes

A conciliação regular de boletos é uma barreira contra fraudes. Ao verificar sistematicamente os pagamentos recebidos e realizados, a empresa pode detectar rapidamente qualquer tentativa de desvio ou irregularidade. Isso é especialmente importante em empresas que lidam com grandes volumes de transações, onde a possibilidade de erros ou fraudes é maior.

Como automatizar a conciliação de boletos

Realizar a conciliação de boletos de maneira manual exige  muito tempo e é um processo sujeito a erros. Qualquer inconsistência nas faturas recebidas dos fornecedores pode resultar em pagamentos incorretos, duplicados ou atrasados. Além disso, atrasos ou falhas nos pagamentos podem gerar juros, multas, protestos e prejudicar as relações comerciais.

Automatizar esse processo, portanto, oferece inúmeros benefícios para a empresa. Entre eles, a facilidade para localizar e registrar dados de DFes, mais segurança financeira, otimização do tempo gasto com controles manuais, garantia de pagamentos em dia e fortalecimento do compliance.

Uma maneira eficiente de automatizar a conciliação de boletos no seu negócio é através da Qive. Com a solução Boletos com Notas, a sua empresa:

• Acessa boletos de forma rápida e centralizada, simplificando a rotina de compras e pagamentos, além de garantir maior segurança fiscal e controle financeiro.
• Agiliza a conciliação de notas de produtos com os boletos emitidos pelos fornecedores, através do Boleto com Notas, proporcionando mais eficiência nos processos de compras e pagamentos.
• Valida os boletos antecipadamente, assegurando pagamentos seguros e dentro dos prazos estipulados, evitando violações contratuais, juros, multas e protestos, essenciais para uma boa relação com fornecedores.

Aprimore os procedimentos financeiros da sua empresa com o Boleto com Notas da Qive. Otimize a captura de boletos e a conciliação com notas fiscais, sem depender dos fornecedores. Ganhe tempo para simplificar as etapas dos processos de compras e evite erros nos pagamentos. Com a detecção precoce de fraudes, eleve a eficácia operacional e minimize os riscos do seu negócio.

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