A Qive usa Qive? Como simplificamos nossa gestão financeira com Boletos com Notas

Se você trabalha no Financeiro, sabe bem como é: desafios surgem em todas as formas, tamanhos e cores. Comunicações truncadas entre equipes, pilhas intermináveis de notas fiscais e boletos pra organizar, além do risco constante de erros ou fraudes, são só alguns dos monstros que enfrentamos no dia a dia.

Aqui na Qive, não foi diferente. Mas quero contar como conseguimos transformar nossa gestão financeira com a solução que nós mesmos criamos: Boletos com Notas.

Spoiler: deu certo. Muito certo.

O desafio

Quem nunca recebeu um boleto com valor diferente da nota fiscal? Ou um boleto em cima da hora com prazo estourado pro fluxo de pagamento? Ou, ainda, um boleto emitido para um pagamento já feito por transferência?

Nesses mais de dez anos atuando nas áreas de finanças e contabilidade, eu perdi as contas (sem trocadilho) de quantas vezes me deparei com essas situações.

O que encontrei quando cheguei à controladoria da Qive não era muito diferente.

Eu me lembro de um caso emblemático: um protesto que gerou um total de R$310 mil em cobranças irregulares, referente a uma transação que já tínhamos pago. E como resolvíamos? Sem dúvidas, com muitas horas, até dias de trabalho e dor de cabeça.

Era assim: primeiro identificávamos o protestante e tentávamos entrar em contato, o que por si só era complexo diante da base de contatos desatualizada da Receita Federal. Só após conseguir o contato correto do fornecedor, conseguíamos apresentar os documentos e comprovar a regularização.

Mas isso foi antes de Boletos com Notas.

A solução

Foi aí que colocamos a nossa própria solução à prova. O Boletos com Notas não só ajudou a resolver essas dores que citei, como também trouxe ganhos significativos em produtividade e segurança.

Vou te contar um pouco mais de como isso acontece:

Compliance e pagamentos seguros

Hoje cruzamos os boletos em aberto com os pagamentos registrados no nosso ERP, o SAP B1, por meio do código de barras/linha digitável que exportamos em .CSV da listagem de Boleto com Notas. Isso eliminou de vez o risco de pagamentos duplicados ou indevidos.

Além disso, não precisamos que todas as pessoas do time tenham acesso ao banco para olharem o DDA, e isso aumenta nossa aderência às melhores práticas de Controles Gerais de Tecnologia da Informação (GITC). Quanto menos pessoas com acesso aos bancos, melhor – a saúde financeira e a gestão de risco da empresa agradecem!

Além disso, ao analisar a listagem do Boletos com Notas, identificamos um padrão preocupante: o mesmo CNPJ havia emitido nove boletos diferentes para a Qive, todos com valores ligeiramente diferentes entre si. Isso dificultava a percepção de que eram cobranças indevidas.

Se estivéssemos confiando apenas no DDA e na correria do dia a dia, poderíamos acabar pagando esses boletos sem perceber. Somando essas cobranças indevidas aos boletos emitidos pelo Tabelionato de Notas, o prejuízo poderia ultrapassar R$ 310 mil. Graças ao Boletos com Notas, conseguimos detectar a irregularidade a tempo e evitar um rombo financeiro significativo.

Conciliação automática

Antes, nossa equipe gastava horas analisando os boletos e as notas que chegavam por e-mail de forma manual. Com o Boletos com Notas, automatizamos a conciliação. Agora podemos focar somente nas situações em que a associação automática da plataforma informa um nível médio ou baixo. 

E mais recentemente, passamos a usar a nova funcionalidade de conciliação automática de comprovantes. Agora, basta subir o PDF do comprovante na plataforma para que ele seja associado de forma inteligente aos boletos e notas correspondentes — eliminando o trabalho manual e melhorando o controle dos pagamentos realizados.

Os relatórios claros nos ajudam a antecipar ajustes com fornecedores e evitar surpresas desagradáveis, como protestos. Adicionalmente, uma característica muito importante dessa funcionalidade é que, diferentemente do DDA, os boletos não desaparecem após o pagamento. SIM! Nós conseguimos acompanhar o “ciclo de vida” desse boleto e acionar informações do passado a qualquer momento, o que nos ajuda muito quando precisamos resgatar informações de pagamento para a auditoria externa, por exemplo.

Muito além de boletos

O Boletos com Notas é, sem dúvida, o meu recurso favorito da Qive. Mas aqui na área usamos a plataforma para diferentes finalidades, do pedido de compra ao pagamento.

Organização no pedido de compra

Utilizamos a funcionalidade de Etiquetas para categorizar nossas notas de CAPEX, como quando compramos computadores, monitores e precisamos identificá-los corretamente em nosso livros contábeis. Isso eliminou dúvidas e facilitou demais o tratamento contábil correto.

Além disso, já que acabamos comprando com certa frequência dos mesmos fornecedores, usamos as Automações para disparar fluxos internos. Essa funcionalidade pode, por exemplo, enviar e-mails de aviso ou até mensagens no Slack todas as vezes que uma nova nota de um determinado CNPJ chega para nós!

Recebimento fiscal com comentários e anotações

Com a funcionalidade de manifestação de DFes, conseguimos agilizar os trâmites fiscais e melhorar a comunicação entre as áreas. Cada nota agora vem com anotações claras, reduzindo erros e acelerando processos.

Guarda de documentos e auditoria

Todo ano passamos por auditorias externas, e a solução garantiu que tenhamos as notas fiscais organizadas e prontas para qualquer teste. A funcionalidade de comprovantes foi um dos principais ganhos nesse contexto. Durante a última auditoria, conseguimos localizar e apresentar rapidamente os documentos de pagamento, sem depender de buscas manuais em extratos ou e-mails. Isso gerou muito mais confiança no processo e reduziu significativamente o estresse da equipe. Uma preocupação a menos nas nossas cabeças!

O resultado

Desde que implementamos o Boletos com Notas, reduzimos drasticamente o tempo gasto com tarefas manuais e o risco no processo de pagamentos. Mais importante: conseguimos direcionar esse tempo para projetos estratégicos, que valorizam nosso papel dentro da empresa.

Além disso, os ganhos de segurança nos pagamentos e a tranquilidade que a solução trouxe para nossa equipe são incalculáveis.

Por isso, a resposta pra pergunta do título do texto é: sim, a Qive usa Qive!

Nossa experiência é prova viva de que automação não é mais um mero diferencial, é uma necessidade para impulsionar a produtividade e garantir saúde financeira em qualquer empresa.