Rotinas financeiras e seus principais processos

As rotinas financeiras de uma empresa fazem parte das atividades cotidianas mais importantes de qualquer organização. Elas são de responsabilidade da administração, e normalmente o gestor da área financeira é quem gerencia os processos, que vão além dos números e balanços. 

Tais atividades são contínuas, e assim garantem que a empresa possa alcançar seus objetivos estratégicos, rumo às metas de planejamento.

Embora muitas vezes esses processos rotineiros possam parecer inexistentes para o público externo, eles contribuem com a sustentação de cada tomada de decisão. Atual em momentos, como por exemplo, uma nova aquisição de ativo, ou uma alocação de capital para novos projetos de expansão.

Portanto, com um ambiente empresarial cada vez mais competitivo e dinâmico, possuir rotinas financeiras bem estruturadas e definidas, é um diferencial para a empresa, fazendo assim com que os riscos sejam sempre minimizados, permitindo um controle rigoroso de suas finanças. 

Principais Rotinas Financeiras de uma Empresa

O setor financeiro de uma empresa apresenta diversas atividades em suas rotinas. Dentre elas, as principais não são meramente operacionais, e juntas formam o âmago das boas práticas de governança financeira. 

Essas rotinas financeiras têm por objetivo principal garantir um controle adequado dos recursos, como por exemplo: 

• O monitoramento de contas a receber e a pagar
• A manutenção do fluxo de caixa
• A conciliação bancária

Cada um desses pontos contribui de modo significativo para o bom funcionamento das finanças empresariais e da empresa como um todo. 

Tal atividade envolve uma coordenação rigorosa entre financeiro e demais departamentos. Isso pois é necessário assegurar que se executem todas as transações dentro dos prazos que os contratos estipulam, dessa maneira otimizando o capital de giro e evitando riscos de inadimplência.

A conciliação bancária deve ser executada no mínimo mensalmente, no entanto, em empresas com grandes movimentações o ideal é a realização diária. Esse processo verifica se os registros financeiros internos estão de acordo com os registros bancários. Utilizar-se da elaboração de relatórios financeiros e da gestão orçamentária contribuirá com a transparência dos dados e a otimização das decisões estratégicas da diretoria, por exemplo.

A Importância de Rotinas Financeiras Estabelecidas

Essas rotinas são importantes para que se crie uma cultura organizacional com pilares de disciplina e responsabilidade. Isso pois definem procedimentos para a verificação e validade das transações financeiras e criam mecanismos para a detecção de riscos, estabelecendo padrões claros para a gestão de recursos e a mitigação deles, dessa maneira assegurando que a empresa se desenvolva de modo sustentável e prospero a longo prazo.

Outra característica importante na estrutura dessas é que elas se tornam bases fundamentais e necessárias para um bom planejamento estratégico. Elas asseguram a previsibilidade nos resultados, garantias de cumprimento das obrigações legais e fiscais. Além disso, com elas a empresa se torna capaz de evitar possíveis transtornos com órgãos regulamentadores.

Controle Financeiro

A base de qualquer operação empresarial de sucesso é o controle financeiro. Isso envolve a implantação de ferramentas e mecanismos para monitorar e acompanhar as finanças da empresa em tempo real. Dessa forma, é possível realizar a identificação de alguma divergência ou desvio de recurso. 

Quando a organização possui um controle robusto de suas atividades financeiras, é possível ter uma ampla e clara visão de seus números. Assim, facilitando uma alocação eficiente desses recursos e evitando riscos de problemas de liquidez, fraudes e desperdícios.

Planejamento e Previsibilidade

O planejamento financeiro, em qualquer contexto empresarial, constitui um pilar fundamental para a sustentabilidade e o crescimento organizacional. No entanto, a sua importância se intensifica quando se considera o impacto direto que as decisões financeiras exercem sobre os demais setores da empresa.

A previsibilidade, por sua vez, é um ativo estratégico essencial para as organizações que almejam se destacar em um mercado cada vez mais competitivo. 

Adotar rotinas financeiras bem definidas e utilizar ferramentas como projeções de fluxo de caixa e análise de dados históricos, permitem que as empresas elaborem planos com mais precisão e embasamento. Dessa forma, otimiza-se a tomada de decisão.

A capacidade de realizar previsões de receita possibilita não apenas o planejamento de futuros investimentos, mas também a preparação para eventuais desafios financeiros que possam surgir ao longo do exercício. Desse modo, o planejamento financeiro e a previsibilidade conferem à organização uma vantagem competitiva significativa. As duas atividades permitem antecipar mudanças no mercado, otimizar a alocação de recursos e responder de forma proativa a cenários adversos.

Cumprimento de Obrigações

Além de direitos, as empresas possuem um conjunto de obrigações a serem cumpridas em diversas esferas, tais como a fiscal, a trabalhista e a contratual. A gestão eficiente dessas obrigações constitui um aspecto fundamental para a saúde financeira da organização.

Ao estabelecer rotinas financeiras eficazes, as empresas garantem o cumprimento pontual de suas obrigações legais, evitando a incidência de penalidades, juros e multas decorrentes de erros ou atrasos nos pagamentos. 

Essa prática não apenas preserva a saúde financeira da empresa, mas também contribui para a manutenção de sua reputação perante clientes, fornecedores e potenciais investidores. A reputação, enquanto ativo intangível, exerce um impacto significativo na percepção que o mercado tem da organização.

Melhoria Contínua

O princípio da melhoria contínua é um imperativo para todas as áreas de uma organização, incluindo a gestão financeira. 

A implementação de rotinas financeiras eficazes, como já abordamos anteriormente, proporciona uma base sólida para a aplicação desse princípio. Ao analisar os processos financeiros de forma clara e eficiente, é possível identificar oportunidades de otimização e implementar melhorias significativas.

A automação de tarefas repetitivas e de baixo valor agregado, bem como a integração com novas tecnologias, como a inteligência artificial (IA), são exemplos de ações que podem impulsionar a melhoria contínua na gestão financeira. 

As IA, em particular, têm o potencial de automatizar tarefas complexas, gerar insights valiosos a partir de grandes volumes de dados e otimizar a tomada de decisão. Ao liberar a equipe de tarefas mais operacionais, é possível direcionar os esforços para atividades de maior valor estratégico, como por exemplo a análise crítica de dados e a definição de novas estratégias.

Em resumo, a aplicação do princípio da melhoria contínua na gestão financeira permite reduzir custos, aumentar a eficiência operacional e tomar decisões mais estratégicas, contribuindo assim para o sucesso a longo prazo da organização.

Processos Financeiros Essenciais para um Negócio

As rotinas financeiras, quando implementadas de maneira adequada e eficiente, com análises e ajustes contínuos, transformam-se em processos cíclicos eficazes de monitoramento. 

Tais ciclos apresentam novas possibilidades de crescimento, e ajudam a empresa e seus gestores a se adaptarem mais facilmente às mudanças. Isso porque auxiliam o negócio a superar adversidades e impulsionam a capitalização de novas oportunidades.

Veja, agora, alguns dos processos essenciais das rotinas financeiras de um empresa.

Controle de Contas a Pagar e a Receber

Para garantirmos que os processos estão gerando resultados, precisamos mensurá-los e controlá-los criteriosamente. 

Assim, para que se tenha uma boa gestão de capital de giro na empresa, é necessário que exista um controle de contas a pagar e receber eficiente. Esse processo envolve uma administração adequada das dívidas e créditos que a empresa possui. Ou seja, é preciso se assegurar de que as obrigações sejam liquidadas dentro dos prazos estipulados e que as receitas sejam cobradas de modo eficiente. 

Essa atividade contribui para um fluxo de caixa equilibrado, o que é essencial para a operação diária da empresa. Obtendo esse controle podemos assim evitar o acúmulo de passivos desnecessários e constituir uma saúde financeira positiva.

Gestão do Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é o monitoramento das movimentações de dinheiro da empresa. A gestão deste fluxo, que acompanha todas as entradas e saídas de dinheiro, sempre deve garantir que se tenha liquidez suficiente e dinheiro em caixa para o cumprimento de todas as suas obrigações, a qualquer momento.

Quando a empresa possui um bom gerenciamento do fluxo de caixa, se planeja para cobrir custos operacionais e realização de investimentos, ela se protege contra imprevistos financeiros. A falta desse controle eficaz pode acarretar problemas de insolvência, mesmo que a empresa obtenha lucros em termos contábeis.

Conciliação Bancária

A conciliação bancária é o procedimento de comparar os registros financeiros com os registros apresentados nos extratos bancários. Essa é uma análise cuidadosa, que serve para garantir que todas as transações possuam seus devidos registros contábeis. 

Os apontamentos no sistema devem ser um espelho do extrato, pois desse modo é possível evitar omissões, fraudes e erros, o que pode comprometer as demonstrações financeiras.

Quando se executa a conciliação de forma regular, há garantia de maior segurança e confiabilidade dos dados, o que é de suma importância para a tomada de decisões gerenciais. Para grandes organizações, recomenda-se a realização diária, com todos os eventos do dia anterior passando por conferência no dia seguinte 

Relatórios Financeiros

Outra ferramenta essencial para os gestores que irão realizar o planejamento estratégico da empresa, são os relatórios financeiros. 

Estes são documentos que sintetizam as posições financeiras da empresa em um determinado período. O gestor poderá escolher se quer analisar o último mês, trimestre ou ano, de acordo com a necessidade e empregabilidade das informações para a tomada de decisão. 

Os relatórios incluem: 

• Balanços
• Demonstrações de fluxo de caixa
• Demonstrações de resultados
• Índices de liquidez

Quando bem elaborados, servem de base para a análise financeira e o planejamento estratégico da organização. Além disso, são inclusive recursos essenciais para a transparência dos números, otimizando as formulações de decisão dos gestores, investidores e outros stakeholders, podendo avaliar o desempenho da empresa antes de pontuarem suas iniciativas.

Controle de Orçamento, Ativos e Passivos

Um dos principais pilares auxiliares de uma gestão financeira eficaz é o controle orçamentário. Ele atua no monitoramento e ajuste das despesas e receitas de uma empresa. 

Todo esse processo garante uma boa alocação dos recursos, bem como que os gastos também estejam alinhados com as estratégias e objetivos da empresa. Quando passa por acompanhamento contínuo, esse controle contribui com a identificação de possíveis desvios com maior rapidez, podendo assim alterar os planos em tempo hábil, evitando maiores prejuízos e otimizando a utilização do capital.

Em relação aos ativos, os controles representam os recursos que possuem valor econômico e, quando bem administrados, esses ativos poderão gerar receitas para a empresa. 

Uma boa gestão é essencial para assegurar a rentabilidade, liquidez e crescimento sustentável. Essa atividade envolve analisar e otimizar o uso desses recursos, dessa forma potencializando os retornos e minimizando riscos.

Já os passivos, estes têm relação com o controle das obrigações da empresa, garantindo que haja liquidação em curto ou longo prazo. Um controle eficiente e rigoroso é extremamente necessário para a garantia de honrar seus compromissos perante os credores, evitando assim problemas de solvência e mantendo uma saúde financeira ativa. O equilíbrio entre a gestão do ativo e passivo contribui com uma sustentabilidade do negócio e capacidade operativa estável. 

Compliance 

A compliance é um processo que envolve o estabelecimento de procedimentos e políticas que visam garantir o cumprimento das obrigações em conformidade com as leis vigentes, regulamentos e normas internas aplicáveis. 

Para a mitigação de riscos, é necessário a implementação de um programa de compliance robusto. Assim, evita-se os riscos legais, fiscais e reputacionais, assegurando que as operações que a empresa exerce estejam em acordo com os limites éticos e regulatórios. 

Além disso, ela promove à empresa uma cultura de responsabilidade e transparência, fortalecendo a confiança dos stakeholders.

Auditorias 

As auditorias são procedimentos formais, que atuam na verificação e análise das demonstrações financeiras, práticas operacionais e controles internos da empresa. Elas podem ser internas, com a própria equipe empresarial, ou externas, quando empresas terceiras prestam serviço de auditoria. 

Ambas têm por objetivo a garantia e precisão das informações financeiras, a adequação de processos de governança e controle. As auditorias fornecem uma avaliação de modo imparcial, contribuindo assim na identificação de fraquezas, ineficiências e até mesmo fraudes nas operações. Elas podem demonstrar aos acionistas uma visão clara sobre a integridade financeira e operacional da organização, possibilitando dessa forma maior controle dos números e prosperidade da empresa.

Análise de Investimentos

A análise dos investimentos é um procedimento que visa avaliar as oportunidades de investir, considerando fatores de riscos e potencial de retorno que proporcionarão. 

Esse processo inclui também uma análise da viabilidade financeira empresarial, como poderá impactar no fluxo de caixa e analisar todos os riscos envolvidos. 

Quando se executa adequadamente, a análise de investimentos permite que os gestores tomem decisões com maior embasamento da atual situação da empresa e dos possíveis negócios. Assim, garantindo que os recursos sejam bem alocados, otimizando o retorno sobre os investimentos e contribuindo significativamente com seu crescimento sustentável.

Gestão de Riscos

Outro fator importante nas rotinas financeiras de uma empresa é a gestão de riscos. Através dela, podemos identificar os riscos que podem impactar na saúde financeira e avaliar as possibilidades que o mercado apresenta. Com isso, é possível tomar medidas para mitigar esses riscos. 

Essa gestão inclui:  

• Análise de riscos de mercado
• Análise de crédito
• Análises operacionais e de liquidez  

Fazer uma gestão eficaz permite que a empresa se proteja contra eventuais perdas, auxiliando na manutenção da estabilidade financeira e garantindo que as operações ocorram de maneira contínua, com a previsibilidade de eventos imprevistos. 

Como a Qive Apoia as Rotinas Financeiras de uma Empresa

A Qive oferece diversas soluções que podem otimizar as rotinas financeiras empresariais. Ao implementá-las, as organizações podem:

• Automatizar tarefas repetitivas: Liberando tempo para a análise estratégica e a tomada de decisões mais assertivas.
• Melhorar a precisão dos dados: Minimizando o risco de erros e garantindo a integridade das informações financeiras.
• Aumentar a agilidade: Otimizando os processos e reduzindo o tempo necessário para o fechamento contábil e a geração de relatórios.
• Aumentar a conformidade: Assegurando o cumprimento das normas e legislações aplicáveis.
• Melhorar a tomada de decisão: Fornecendo informações precisas e em tempo real para embasar as decisões estratégicas.

Conheça as soluções Quive a seguir. 

Boletos com Notas e a Previsibilidade de Contas a Pagar

A Qive conta com uma ferramenta, Boletos Com Notas, que permite a automação em relação a emissão e controle dos boletos vinculados às notas fiscais que possibilita uma gestão mais precisa das contas a pagar.

Com Boletos Com Notas, é possível reduzir a margem de erro humano, garantindo assim que todas as obrigações estejam liquidadas dentro dos prazos estabelecidos no momento da compra. Essa ferramenta contribui com um bom planejamento de fluxo de caixa e ajuda a criar uma reputação exemplar com os fornecedores.

Gestão de Documentos Fiscais para Manter a Compliance

A gestão de documentos fiscais é um aspecto fundamental da compliance, e a Qive fornece ferramentas que permitem a centralização e automatização desse processo, incluindo:

• Digitalização
• Armazenamento
• Controle de acesso aos documentos tributários e notas fiscais

Com isso, é possível garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com as exigências legais, evitando multas e outros transtornos. Além disso, ela auxilia a garantia de que tudo esteja em perfeito acordo para futuras auditorias.

Controle de Fornecedores para Acelerar Processos

Outro ponto importante em que a Qive nos apresenta soluções, é no controle de fornecedores. 

As ferramentas de automação de cadastros contribuem com a gestão de contratos. Desse modo podemos consultar e cadastrar tudo em com maior agilidade, otimizando o desempenho das atividades. Além disso, é possível também fazer uma integração com o sistema de pagamentos, melhorando os controles financeiros das contas a pagar e possibilitando uma melhor gestão das saídas no fluxo de caixa.

Com tantas funcionalidades que otimizam os processos, a empresa pode também reduzir custos operacionais, diminuir o índice de erros humanos, acelerar seus processos e manter um relacionamento de transparência e confiabilidade com seus fornecedores. 

Conclusão

Em um cenário empresarial cada vez mais dinâmico e exigente, as empresas enfrentam desafios crescentes relacionados à esfera financeira, e a boa gestão torna-se um fator crítico para a sustentabilidade e o crescimento organizacional.

Nesse contexto, a automação é uma solução eficaz para otimizar os processos financeiros e liberar os profissionais para atividades de maior valor agregado. A adoção de rotinas financeiras bem definidas e a utilização de ferramentas tecnológicas permitem que as empresas alcancem um alto nível de eficiência, precisão e conformidade.

Em suma, a gestão financeira eficiente, ao lado soluções tecnológicas inovadoras, é um diferencial competitivo fundamental para as empresas que buscam alcançar a excelência operacional e garantir sua sustentabilidade a longo prazo.

Ao investir em uma solução de gestão financeira robusta e completa, como a que oferece a Qive, as empresas podem otimizar seus processos, reduzir custos, melhorar a tomada de decisão e alcançar resultados superiores.