Conciliação Financeira: Entenda O Que é e Seus Benefícios

A gestão financeira é um recurso essencial para o crescimento e a sustentabilidade, seja no mundo corporativo ou nas finanças pessoais. 

Enfrentamos em nosso país uma situação econômica difícil pois, como em diversos países, ainda sentimos os reflexos e tentamos nos recuperar dos efeitos econômicos da pandemia de Codiv19. Neste cenário, os maiores desafios são a redução do desemprego, causado pelas demissões em massa, problemas fiscais com aumento da dívida pública, reestruturação das cadeias de suprimentos e logísticas, entre outros. 

No entanto, empresa que possuem sistemas avançados de gestão financeira, com controles avançados e especialistas contábeis altamente qualificados, como tributaristas, analistas de custos e controlers (contadores gerenciais), acabam por conseguir retomar o caminho do crescimento e da lucratividade com maior facilidade. Isso pois tendem a gerenciar seus recursos financeiros de maneira mais eficiente, alocando-os corretamente.

Fazer a gestão correta dos recursos, mantendo uma visão analítica e estratégica, torna essas empresas muito mais eficazes em mensurar e controlar suas receitas, custos e despesas. Dessa forma, maximizando seus lucros, com a identificação de novas oportunidades para inovação e investimento.

Portanto, exatidão e clareza nos registros das operações são fundamentais para boa saúde financeira empresarial. E, para garantir que isso seja possível, a prática da conciliação financeira é crucial, promovendo o exato processo de registro das movimentações. Uma conciliação correta e eficiente, garante que os dados bancários e demais contas financeiras estejam devidamente registradas, garantindo assim a integridade dos processos contábeis.

O que é a conciliação financeira?

A conciliação financeira, é um processo minucioso, que envolve uma análise completa dos documentos e um correto lançamento. É uma ferramenta para a garantia e seguridade das informações financeiras de uma empresa, na qual os registros bancários e contábeis passam por comparações, a fim de identificar divergências e providenciar suas devidas correções. 

Para que serve a conciliação financeira?

É por meio dela que podemos identificar fraudes e erros nos processos financeiros, como por exemplo, em um pagamento feito em duplicidade, que implicará em duas saídas no banco e apenas uma na contabilidade. Por meio da conciliação, é possível fazer essa identificação e tomar medidas para corrigir e evitar esses erros. 

Além disso, podemos identificar clientes devedores, controlando as inadimplências, pois por meio da conciliação conseguimos notar a falta do pagamento dentro do período de previsão, seja via depósito ou liquidação de boletos bancários. Dessa forma, garantindo que se encaminhe o título ao departamento de cobrança.

Ainda, através da conciliação financeira, temos a posição completa dos saldos bancários e movimentações de aplicações financeiras. As informações têm conciliação em tempo hábil no sistema (ERP), permitindo gerar os relatórios necessários para otimizar a tomada de decisão dos gestores, sem a necessidade de entrar no internet banking para buscar tais dados.

Benefícios para a empresa

Uma conciliação financeira executada regularmente é capaz de proporcionar diversos benefícios para a empresa. A seguir, listaremos os principais:

• A conciliação minimiza a ocorrência de erros que possam apresentar alguma situação adversa da realidade financeira. Dessa maneira, garantindo que os registros contábeis estejam precisos e em conformidade com as normas e exigências legais.
• Por meio desse controle, é possível detectar fraudes financeiras, trazendo assim maior segurança para as transações.
• Outro benefício da conciliação financeira para a empresa é possibilitar manter o departamento financeiro organizado. Além disso, o mantém com informações de acesso rápido e fácil para os gestores, auxiliando-os no controle de indicadores.
• A conciliação permite um controle mais eficiente do fluxo de caixa, assegurando que os recursos estejam disponíveis conforme necessário, evitando assim problemas de liquidez.

Riscos de não realizar conciliação financeira

Executar a conciliação financeira regularmente traz uma série de benefícios. Por outro lado, a não realização dessa atividade, expõe a empresa à diversos riscos.

Sem a conciliação financeira, o acúmulo de erros nos lançamentos contábeis é inevitável. Isso pois não há uma conferência se o que se executa está em conformidade com a programação, comprometendo a exatidão dos demonstrativos financeiros.

Esses erros não detectados podem acarretar multas e penalidades (tanto contábeis quanto fiscais), problemas com auditorias e, ainda, problemas de liquidez. 

Riscos em relação às tomadas de decisões estratégicas, pela falta de clareza e acuracidade nas informações, comprometem as análises dos gestores e dificultam o planejamento financeiro e orçamentário. Dessa maneira, resultando em problemas com o gerenciamento de recursos.

Por fim, a falta de conciliação afeta o desempenho, pois sem monitoramento regular, é difícil avaliar a saúde financeira real da empresa e fazer ajustes conforme necessário e em tempo oportuno.

Quando fazer a conciliação financeira

Para que a empresa possa realizar a conciliação financeira corretamente, ela deverá analisar alguns fatores como por exemplo: 

• Volume de movimentação
• Complexidade das transações
• Equipe para a execução dessa atividade

No mínimo, recomenda-se a execução da conciliação financeira pelo menos mensalmente, ao final de cada período contábil, ao encerrarmos uma competência ou ciclo mensal das operações. Dessa forma, todas as movimentações serão devidamente escrituradas e conciliadas, com todos os saldos de acordo com os extratos bancários e outras fontes financeiras que a empresa possua. 

Porém, indica-se, idealmente, que a conciliação financeira ocorra todos os dias. Isso pois essa prática auxilia também no controle dos erros operacionais, garantindo assim que o fluxo de caixa seja contínuo e tenha monitoramento de maneira eficaz.

Passo a passo para a conciliação financeira

Para iniciarmos a conciliação financeira, devemos seguir os seguintes passos:

1: Preparação dos Documentos

• Coletar Registros Bancários: Reúna todos os extratos bancários do período a ser conciliado. Isso inclui todos os documentos com relação às contas bancárias da empresa.
• Reunir Registros Contábeis: Junte todos os registros contábeis internos, como por exemplo livros de contabilidade, lançamentos de entradas e saídas e relatórios financeiros.
• Organizar Documentos de Suporte: Inclua faturas, recibos, notas fiscais e outros documentos que suportem transações financeiras.

2: Comparação dos Registros

• Verificar Saldos Iniciais: Confirme se o saldo inicial do extrato bancário corresponde ao saldo inicial de registro nos livros contábeis.
• Conciliar Transações: Compare cada transação no extrato bancário com as transações registradas nos livros contábeis. Verifique depósitos, retiradas, pagamentos e outros lançamentos.
• Identificar Discrepâncias: Marque qualquer diferença entre os registros bancários e contábeis. Pode ser necessário investigar as causas de discrepâncias, como erros de lançamento ou transações pendentes.

3: Análise e Correção

• Investigar Erros: Analise cada discrepância para entender sua origem. Pode ser um erro de lançamento, uma transação sem registro ou então uma diferença de classificação.
• Corrigir Lançamentos: Ajuste os registros contábeis conforme necessário para refletir, com precisão, as transações bancárias. Isso pode incluir adicionar lançamentos omitidos ou corrigir erros.
• Registrar Ajustes: Documente todas as correções que realizou, incluindo o motivo e a data da alteração. Isso ajuda a manter um histórico claro para auditorias futuras.

4: Revisão e Confirmação

• Recalcular Saldo Final: Após realizar ajustes, recalcule o saldo final, tanto no extrato bancário quanto nos livros contábeis. Certifique-se então de que ambos os saldos coincidam.
• Revisar Documentos de Suporte: Verifique se todos os documentos de suporte estão corretos e correspondem aos registros de transações.
• Obter Aprovação: Se necessário, obtenha a revisão e aprovação de um supervisor ou responsável financeiro para, dessa forma, garantir a precisão dos ajustes.

5: Documentação e Arquivamento

• Registrar o Processo: Mantenha um registro em detalhes de todo o processo de conciliação. Incluindo as discrepâncias, as correções e a correspondência entre os saldos.
• Arquivar Documentos: Armazene todos os documentos com relação à conciliação (extratos bancários, registros contábeis, documentos de suporte) com boa organização e de forma acessível para referência futura.

6: Monitoramento e Melhoria Contínua

• Revisar Regularmente: Realize conciliações financeiras regularmente (mensalmente, por exemplo) para garantir a identificação e correção de discrepâncias de forma oportuna.
• Avaliar o Processo: Periodicamente, avalie o processo de conciliação para identificar oportunidades de melhoria e implementar melhores práticas.
• Treinar a Equipe: Por fim, assegure-se de que a equipe responsável pela conciliação financeira tenha bom treinamento e atualização constante sobre os procedimentos e ferramentas que utilizam.

Dessa forma, o passo a passo desse processo ajudará a garantir a precisão das informações financeiras da empresa, reduzindo erros e melhorando a gestão.

Conte com o auxílio da tecnologia

A tecnologia está presente em quase todas as nossas atividades. Sendo assim, também devemos adotar ferramentas tecnológicas para nos auxiliarem nas operações de conciliação financeira

No mercado, atualmente, temos uma infinidade de softwares de gestão financeira, para todos os tipos e portes de empresas que contribuem com o processo de conciliação. 

Esses sistemas oferecem maior desempenho para essas atividades, melhorando muito o tempo nas execuções, uma vez que tudo já pode ser feito de maneira automatizada. Isso ocorre pois os sistemas conversam com o internet bank, possibilitando assim a importação de um arquivo para integração dos dados dos extratos. Os arquivos, no formato OFX, depois de inseridos no sistema, sugerem os lançamentos para a conciliação, de acordo com a comparação de lançamentos do sistema; eles apresentam a data, valores e histórico de lançamento que possuam similaridades. Dessa forma, é apenas necessário dar um “ok” nos lançamentos que realmente estão em concordância.

Já os que não forem localizados em ambos os lados - banco (extratos bancários) e sistema - serão as diferenças que, por possuírem identificação, facilmente serão ajustadas.

Muitos sistemas possuem recursos e ferramentas de inteligência artificial e machine learning, que são capazes de identificar essas divergências, auxiliando dessa maneira nas resoluções. 

Conclusão

Em suma, a conciliação financeira desempenha um papel fundamental no processo de gestão financeira de qualquer empresa, independentemente do seu porte ou setor, sendo essencial para a integridade e a eficiência das operações financeiras. Ao garantir que os registros contábeis e bancários estejam alinhados e precisos, a conciliação proporciona uma visão clara e confiável da saúde financeira da empresa. 

Sua boa execução garante integridade financeira gerando confiança para os diretores e stakeholders, além de potencializar a eficiência operacional e mitigar riscos.

Uma conciliação financeira eficaz ajuda a identificar e corrigir erros e discrepâncias, prevenindo problemas que podem se agravar com o tempo. É importante para a detecção de fraudes e irregularidades, protegendo a empresa contra perdas financeiras e danos à sua reputação. Além disso, ao manter um controle sobre o fluxo de caixa, ela assegura recursos necessários para cumprir suas obrigações e aproveitar oportunidades de crescimento.

Portanto, o processo de conciliação financeira contribui para uma gestão mais eficiente, fornecendo informações precisas e atualizadas que são vitais para a tomada de decisões estratégicas. Ela é uma ferramenta estratégica que sustenta a saúde financeira e o sucesso a longo prazo da empresa, muito necessária para garantir a solidez e a sustentabilidade das operações financeiras.