5 erros que custam caro na sua gestão de boletos

O fluxo de caixa de uma empresa não sobrevive sem uma boa gestão de boletos, concorda? No Brasil, por exemplo, essa forma de pagamento ainda é muito utilizada. Mesmo assim, muitos administradores ainda cometem erros que podem custar caro e impactar negativamente a saúde financeira do negócio. 

Quer saber dos cinco erros comuns na gestão de boletos e como evitá-los? Você fica sabendo a seguir, além das boas práticas para melhorar seu processo e estar em dia com suas obrigações financeiras.

05 erros na gestão de boletos que impactam seu negócio

Multas e protestos por atraso

Um dos erros mais frequentes na gestão de boletos é a falta de controle sobre os prazos de pagamento. Isso ocorre quando não há uma organização interna e as datas passam despercebidas. O resultado pode ser desastroso, com atraso nos pagamentos e multas. 

O outro lado da moeda também é perigoso, pois se a sua empresa não envia os boletos a tempo, seus clientes podem atrasar o pagamento. 

Fraudes com boletos falsos e pagamentos indevidos

Outro tipo de erro é a falta de atenção à segurança dos boletos. Hoje, o Banco Central disponibiliza alguns elementos de segurança para os boletos, como o DDA, mas, infelizmente, tentativas de fraudes ainda são bastante comuns. 

A maneira mais comum usada pelos criminosos é enviando boletos com dados alterados e levando você a pagar valores errados ou até mesmo para contas bancárias fraudulentas. 

Gasto com impressão de boletos

Muitas pessoas ainda insistem em usar boletos impressos, principalmente as pessoas das gerações mais velhas. Saiba que hoje esse é um gasto desnecessário.

Os custos com papel, tinta e envio podem somar um valor relevante ao longo do tempo. Não só isso, documentos de cobrança impressos têm que chegar até o cliente para realizar o pagamento, mas e se não chegar antes da data de vencimento? O maior prejudicado será a sua empresa. Os boletos digitais são mais econômicos, instantâneos e ainda reduzem o uso de papel.

Excesso de tempo em tarefas operacionais

Gerir qualquer departamento demanda muito tempo e esforço, principalmente aquelas empresas com grandes volumes de dados e transações. Independente do tamanho, qualquer erro de preenchimento ou informações desatualizadas pode causar dor de cabeça e perda de tempo em tarefas operacionais.

Ao invés disso, considere automatizar tarefas manuais e operacionais para priorizar atividade mais estratégicas e produtivas. Mais adiante falaremos mais sobre uma boa solução para a sua empresa.  

Falta de previsibilidade de gastos

A falta de previsibilidade em relação aos recebimentos e gastos é uma queixa comum. Muitos não entendem onde estão errando e a verdade é que sem um controle adequado dos boletos emitidos e pagos, a dificuldade será a sua única certeza.

Estamos falando sobre planejar seu fluxo de caixa, enviar boletos aos clientes antes da data de vencimento e até programar o pagamento dos documentos vindos de fornecedores. O ideal é ter um sistema de gestão e monitoramento de boletos. Geralmente, eles são integráveis com inúmeros sistemas e ajudam no começo, meio e fim dos processos na empresa.

Como melhorar a sua gestão de boletos

Agora que você já conhece os principais erros que podem custar caro na gestão de boletos, é hora de pensar em soluções concretas. Reflita: a sua empresa enfrenta algumas dessas dificuldades abaixo?

• Processos manuais que consomem muito tempo e resultam em retrabalho e falta de controle;
• Geração e armazenamento de boletos impressos;
• Falha no fluxo de captação dos boletos com fornecedores;
• Recebimento dos boletos em diferentes canais;
• Dificuldade em conciliar boletos com as notas fiscais;
• Pagamentos indevidos ou multas por atraso;
• Dificuldade em identificar boletos sem registro e fraudados.

Se você respondeu, sim, para alguma das questões, saiba que a sua gestão de boletos pode ser otimizada a ponto de alavancar a sua empresa. Estamos falando da adoção da tecnologia para solucionar todos os problemas acima.

Na Qive, essa ferramenta se chama Boletos com Notas. Com ela, podemos automatizar a captura de boletos e conciliar com as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ, sem precisar esperar o envio do fornecedor. 

Assim, sua equipe ganha tempo para focar em atividades mais estratégias, enquanto o programa simplifica esse fluxo.  Pense como o processo de compras com os fornecedores ficará mais intuitivo e evitará equívocos de pagamentos. 

Além disso, o Boleto com Notas da Qive detecta fraudes antes mesmo da sua equipe arriscar realizar o pagamento, elevando a eficácia operacional do seu negócio.

Pequenas, médias e grandes empresas podem apostar nesse recurso para potencializar toda a gestão financeira. Veja bem: para pequenos negócios, a captura do boleto é simplificada, assim como a conciliação com as notas. Ou seja, dá para diminuir o trabalho manual e garantir transparência e precisão em cada transação. 

Para as médias e grandes organizações, o Boleto com Notas é essencial. Todo o ciclo de pagamento consegue ser otimizado, desde a recepção das centenas de boleto e notas fiscais até a conciliação final. Assim, não há erros e você ainda eleva a eficiência operacional em todas as etapas do processo de pagamento aos fornecedores.

Conclusão

A gestão de boletos é uma tarefa que, quando realizada de forma inadequada, resulta em muitos custos para a sua empresa. Ao adotar soluções para evitar os erros que mencionamos acima é possível ter mais eficiência e segurança nas transações. 

Não se esqueça que um bom controle financeiro pode ser a virada de chave para o sucesso do seu negócio. Por isso, invista tempo e recursos em uma gestão de boletos que traga benefícios reais para a sua empresa, como o Boleto com Notas da Qive.
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