Escritório contábil: 5 tarefas automatizadas que trarão independência!

No dia a dia de um escritório contábil a pressão é grande por conta dos prazos e também pela exatidão na entrega das obrigações fiscais dos clientes.

Em casos extremos, uma falha pode até significar o encerramento das atividades de uma empresa, o que nenhum profissional de contabilidade gostaria de ter no currículo, não é mesmo? Por isso, quanto mais você contar com a tecnologia para ganhar produtividade e segurança, melhor.

A automatização do escritório contábil traz inúmeras vantagens, liberando a equipe de trabalhos manuais, sujeitos a incorreções e retrabalhos, agilizando os processos e melhorando o atendimento aos clientes.

Confira cinco tarefas que tomam tempo dos contadores e que, com a tecnologia certa, você pode:

1. Receber documentos eletrônicos dos seus clientes: controle e independência

Padronizar a forma como os clientes enviam a documentação dos lançamentos ao escritório de contabilidade auxilia na gestão, agilizando o processo no recebimento da informação e no fechamento contábil.

Mas como manter todos os documentos eletrônicos sob controle e ter independência do cliente para obter os documentos fiscais?

Isso é possível por meio de uma solução que automatiza o recebimento de Notas Fiscais Eletrônicas emitidas contra o CNPJ do cliente e se conecta digitalmente com a base de dados da SEFAZ permitindo visualizar a NFe online.

E o seu cliente também pode enviar pela solução os documentos fiscais emitidos por ele. Com isso, você pode obter os documentos fiscais necessários para a conferência dos lançamentos e entrega das obrigações.

O Qive é uma plataforma online de gestão e inteligência em documentos fiscais eletrônicos , onde você tem acesso aos XMLs das NFes de seus clientes em apenas um clique. Experimente a Qive gratuitamente por 7 dias!

2. Apurar e conferir os impostos: agilidade com precisão

Veja este caso real de uso da Qive: antes de adotar a solução um escritório de contabilidade recebia as notas fiscais de entrada dos clientes por volta do dia 8 de cada mês.

Os profissionais da equipe tinham que digitar as notas no sistema contábil, conferir, apurar os impostos, escriturar e pagar os impostos até o dia 15. O prazo ficava muito apertado e, muitas vezes, acontecia de passar uma nota ou outra que ficava para o mês seguinte, gerando retrabalhos e multas por atraso no pagamento do imposto.

Com a Qive, no segundo dia do mês eles já visualizam a NFe online por conta da integração com a SEFAZ, fazem download dos XML e importam no sistema contábil, fazem a escrituração e apuram os impostos.

Através da Qive, esse escritório contábil ganhou seis dias para fazer todas estas atividades e com maior independência, pois não precisa depender do cliente para ter em mãos estes documentos.

E o que é melhor, com mais precisão, pois evita a possibilidade de erros ocasionados por processos manuais, como digitações e arquivamento de documentos físicos.

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3. Fazer o fechamento do mês de todos os clientes: praticidade em poucos cliques

Além de garantir a conformidade com o Fisco, com uma plataforma como a Qive você ganha autonomia e diminui o desgaste de não ter todas a Notas Fiscais Eletrônicas do clientes em mãos e ser obrigado a fazer esta solicitação várias e várias vezes enquanto vê os prazos encurtarem cada vez mais.

Como foi visto no estudo de uso citado, ao ter acesso e visualizar as NFe online, o processo de fechamento das obrigações fiscais fica muito mais facilitado, com ganho de tempo e sem retrabalhos.

Com a ferramenta certa é possível gerar o SPED  (Sistema Público de Escrituração Digital)  muito mais rapidamente e com mais assertividade, fazendo o fechamento do mês de todos os clientes em poucos minutos.

4. Manter o acervo fiscal: organização e facilidade de acesso

A organização é mais uma das vantagens da automatização do escritório contábil, assim como a precisão e a redução nos custos. Além das informações corretas de todas as Notas Fiscais Eletrônicas, é preciso também manter a integridade deste acervo de documentos e que ele seja de fácil acesso.

Com o uso do Qive você garante que todas as informações e documentos estarão acessíveis e disponíveis na nuvem, sempre que necessário, reduzindo o uso de espaço físico para arquivamento, sem falar no esforço e no investimento que a guarda e manutenção deste acervo requerem.

Com a plataforma na nuvem tudo fica centralizado e armazenado com segurança e os documentos estarão sempre organizados e arquivados corretamente, o que garante agilidade e conformidade.

5. Atender ao cliente: proximidade e valor agregado aos serviços oferecidos

A automatização do escritório contábil ajuda a uniformizar os processos, o que contribui para que você ofereça um atendimento de qualidade para seus clientes.

Como todos os documentos fiscais dos clientes ficam na nuvem, não há riscos de perder nenhum dado ou de atrasar uma declaração de imposto porque falta uma Nota Fiscal Eletrônica.

Em poucos cliques e segundos, o contador pode visualizar as NFe online para tirar dúvidas de clientes. Também pode imprimir relatórios fiscais com praticidade.

Contar com filtros e buscas inteligentes por qualquer conteúdo da Nota Fiscal Eletrônica garante maior precisão e eficiência nas análises gerando serviços de valor para os clientes: desde definir o melhor regime tributário, avaliar fornecedores e fazer a gestão financeira.

Com a automatização do escritório contábil proporcionada pelo Qive, você pode visualizar as NFe online e, com um clique, gerar relatórios em Excel com todas as informações em um determinado período obtendo o valor total de tributações, produtos, entre outras.

A aplicação de etiquetas personalizadas com termos, citações a áreas e unidades da empresa é outra funcionalidade bastante útil para você criar segmentações ainda mais avançadas.

Se os honorários que o seu escritório de contabilidade cobra são por volume de trabalho, pode ser uma tarefa bastante difícil dimensionar a equipe para adequar a demanda variável.

Dessa forma, você verá seus custos aumentarem, sua equipe ser exigida muito além das horas contratadas e sua margem de lucro se contrair.

Ao diminuir os processos manuais substituindo-os pela automatização do seu escritório contábil você consegue dimensionar melhor os recursos físicos e humanos, desenvolvendo pacotes de serviços e níveis de atendimento.

Mas para isso, é importante estimular que seu cliente também compartilhe da tecnologia. Quando ele adota a ferramenta certa, você consegue estabelecer um atendimento de qualidade, de acordo como nível de serviço contratado.   

Como foi visto, automatizar tarefas críticas e que tomam tempo na rotina da equipe no escritório de contabilidade é essencial para ter mais produtividade.

Confira como o Qive libera mais tempo para você investir em novos serviços para os clientes atuais e para conquistar novos contratos. Teste gratuitamente!

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