Contabilidade moderna: por que e como modernizar o seu escritório

A tecnologia e a internet vêm aprimorando a forma de fazer negócios, e com a contabilidade não é diferente. Se você deseja maximizar o sucesso da sua empresa de contabilidade, então você precisa ter certeza de que está utilizando ferramentas atuais e princípios da contabilidade moderna. 

O que é contabilidade moderna

Antes da invenção dos computadores e da internet, a gestão financeira e contábil das empresas eram feitas manualmente. Os cadernos de contabilidade eram usados ​​para registrar o dinheiro e produtos que entravam e saíam, e a maioria das transações eram pagas em dinheiro. Mas o mundo dos negócios mudou, e a tecnologia é um aspecto fundamental do suporte às necessidades de uma empresa. 

A contabilidade moderna, também conhecida como contabilidade digital, nada mais é do que utilizar tecnologia e programas de software de contabilidade para sistematizar seu acompanhamento financeiro.

Quer saber mais sobre a contabilidade digital? Então leia nosso artigo: Tendências da Contabilidade Digital.

Com a contabilidade moderna toda comunicação, transmissão, recepção, autenticação, validação e armazenamento dos livros contábeis se tornaram eletrônicos, transformando completamente a forma que a contabilidade é elaborada pelos profissionais da sua área. 

Além disso, as mudanças na área colaboraram para a integração dos fiscos, Receita Federal, postos fiscais e Previdência, padronizando as obrigações acessórias para uma melhora na eficiência dos processos fiscais e de controle, promovendo ainda mais a desburocratização por meio da eliminação de redundância nas declarações e consequentes ganhos e benefícios para as empresas.

Sua base digital atualmente é o SPED, constituindo-se também pela Escrituração Fiscal Digital (EFD), Escrituração Contábil Digital (ECD), Nota Fiscal Eletrônica (NFe), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), eSocial e EFD-Contribuições.

Para saber mais sobre o SPED, acesse nosso infográfico O que é e como funciona o SPED Fiscal

Características centrais 

É inegável que processos manuais da contabilidade drenam sua produtividade e dificultam a análise de dados financeiros e operacionais. 

Saiba como podemos ajudar na sua produtividade contábil. Leia nosso artigo: Como a Qive ajuda na produtividade contábil. E se quiser começar hoje mesmo a experimentar os benefícios da Qive, experimente fazer um teste grátis por 7 dias.

A modernização dos processos contábeis traz mais facilidades e vantagem competitiva para as empresas. Conheça quatro qualidades de uma gestão de contabilidade moderna:

1. Centralização das informações

Um sistema de contabilidade moderno torna mais fácil do que nunca acompanhar as responsabilidades financeiras. Como seus registros comerciais e informações financeiras são armazenados em um local de fácil acesso, você pode visualizar suas contas com o toque de um botão. Isso padroniza tanto o fechamento contábil quanto os fluxos de trabalho, garantindo maior consistência nos processos, além de mais eficiência e controle.

2. Automação de processos

A partir da utilização de uma plataforma online é possível integrar informações e aprimorar processos, gerando uma única visão de cada documento fiscal da empresa. 

Com o aprimoramento e automatização dos processos é possível eliminar as montanhas de papel em cima das mesas de cada analista. Com sistemas como o Qive, por exemplo, arquivos XML das NFes e CTes (Conhecimento de Transporte Eletrônico) são baixados automaticamente da Sefaz (Secretaria da Fazenda) – acabando a dependência de outros setores e empresas. O time tem mais tempo para se dedicar ao que realmente importa: fazer a empresa crescer.

Essa automação é a chave para liberar seu tempo. Não há razão para gastar horas do dia fazendo cálculos manuais. Em vez disso, você pode contar com o suporte que vem por meio do software de contabilidade certo. Esses programas são benéficos para melhorar a precisão e otimizar a produtividade de sua equipe. Quando as transações digitais estão passando por sua conta, você pode ter a certeza de que tudo é registrado, pois você está usando um sistema de contabilidade digital para registrar as informações.

3. Visão e inteligência de negócios

Um sistema de contabilidade moderno fornece uma visão profunda e em tempo real dos negócios, permitindo que você capitalize em novas oportunidades de negócios ou reconheça rapidamente a necessidade de ações corretivas. A tecnologia permite identificar as necessidades de evolução, usando como ponto de partida a inteligência de negócio gerada com o suporte do sistema.

4. Armazenamento em nuvem

Um dos maiores benefícios da contabilidade moderna é que as informações podem ser armazenadas na nuvem. Quando as transações são movidas pelo software de contabilidade, os dados podem ser visualizados em seu computador. Ao mesmo tempo, todas as informações são armazenadas com segurança em um computador externo. Esta solução de contabilidade baseada em nuvem minimiza o risco de perda de todos os dados contábeis devido a um mau funcionamento do sistema.

Os benefícios da contabilidade moderna

Com a aplicação dos recursos tecnológicos aos escritórios de contabilidade e departamentos contábeis, muitos hábitos tradicionais ou maneiras de se fazer as operações deixarão de existir, e outras ferramentas e práticas passarão a ser adotadas.

Mais produtividade

Como dito anteriormente, com o uso de tecnologias, os contadores podem melhorar a organização e gestão do tempo, podendo dar agilidade a outros processos, colaborando para um melhor desempenho da empresa cliente. Confira também o nosso conteúdo sobre como melhorar a produtividade de seu departamento fiscal.

O fim das pilhas de papéis impressos

A contabilidade moderna dispensa de impressão de documentos para a conferência e digitação, os quais passam a ser acessados digitalmente e armazenados em mídias ou nas nuvens. Além disso, a digitalização de processos também gera uma redução de custos em relação à aquisição de papel, toners e armazenamento em espaços físicos, além de diminuição do impacto ambiental.

Aumento da eficiência e valor do trabalho

Hoje, o serviço de contabilidade conta com ferramentas que permitem a integração e a visualização dos dados em tempo real por todas as partes, o que gera transparência. Isso agrega valor aos serviços, o que torna as empresas mais competitivas.

Além de outros benefícios, como redução nos custos; entrega de informações em tempo menor; escalabilidade; menor investimento em infraestrutura e hardware, entre outros. 

Qive na contabilidade moderna

Com o Qive, a consulta, download e armazenamento automático de NFes e CTes são realizados direto da Secretaria da Fazenda nacional, sem precisar de chaves de acesso. Assim, é possível conferir todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa e corrigir eventuais erros que possam existir no documento, como o código CFOP, por exemplo.

O software de gestão de notas fiscais da Qive é uma plataforma inteligente que automatiza processos para você e sua empresa ganharem mais tempo e produtividade.

Que tal experimentar a Qive agora mesmo? Você pode realizar um teste de 7 dias, sem nenhum tipo de compromisso. Se a experiência for boa, basta se unir a um time de empresas que inclui McDonald ‘s, Riachuelo, iFood, Volkswagen e outras 90.000 marcas que também agilizam e automatizam seus processos!