Como alcançar o compliance fiscal em uma grande empresa

Mais de 90 tributos, dezenas de obrigações acessórias, publicações diárias de aproximadamente 50 atos legais que impactam a legislação fiscal e uma média  2.038 horas por ano apenas dedicadas ao processo de apuração e pagamento de impostos. Essa é a realidade do departamento tributário de muitas empresas.

Diante desse quadro complicado é importante adotar procedimentos de conformidade tributária. Trata-se do chamado compliance fiscal e sua implementação permite conquistar vantagem competitiva de mercado, além de proporcionar sustentabilidade na organização empresarial.

Prioridade e desafio para muitas empresas, o compliance fiscal precisa ser atingido e ser mantido como a principal arma de defesa para evitar embaraços na área tributária. Essa é uma tarefa que exige planejamento tributário feito por uma gestão responsável e altamente comprometida.

A importância do compliance  fiscal no departamento tributário

As multas aplicadas pela Receita Federal cresceram 68,5% em 2017, chegando a uma arrecadação recorde de R$ 204,99 bilhões alcançados em mais de 390 mil fiscalizações realizadas. Entre os erros mais comuns relacionados à documentos fiscais estão:

• Não contar com uma solução para baixar XML de uma Nota Fiscal
• Falta de armazenamento das Notas Fiscais pelo prazo estipulado por lei
• Falta de Manifestação do destinatário.

Os principais setores autuados foram comércio, serviços e indústria. E o Fisco está de olho nos peixes grandes: do montante de empresas autuadas, 79,3% se refere a grandes contribuintes, com faturamento acima de R$ 200 milhões por ano.

O aumento significativo de arrecadação em multas pela Receita pode estar relacionado à Medida Provisória 765, que instituiu um bônus de eficiência para os auditores fiscais, que recebem de acordo com as autuações aplicadas.

Eles estão trabalhando mais e estão melhor qualificados para detectar fraudes e irregularidades.

O Fisco utiliza de sua expertise tributária para ter sob seu controle as mais diversas informações, realizando o cruzamento de dados dos documentos fiscais com as escriturações entregues mensalmente.

Percebeu como o cerco está se fechando contra irregularidades e fraudes? O compliance fiscal atua de forma preventiva auxiliando na adoção das melhores e mais corretas formas de cumprimento das obrigações tributárias ao mitigar riscos e adequar a empresa às legislações.

Como alcançar o compliance  fiscal

Enquanto o Fisco tem se aprimorado para, cada vez mais, controlar os documentos e informações fiscais, a grande maioria das empresas não consegue acompanhar os avanços.

O resultado é ficar sujeito a uma série de penalizações, entre elas multas e até a impossibilidade de exercer suas atividades.

Se você não deseja que isso aconteça na sua empresa o primeiro passo é investir tempo e esforço da sua equipe na realização do planejamento tributário, com a averiguação da situação fiscal da companhia.

Essa ação é essencial para conhecer o real cenário da empresa, apurando o que necessita ser readequado.

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A tecnologia também tem uma participação importante no processo de alcançar o compliance fiscal. Utilizar uma ferramenta de gestão de documentos fiscais proporciona uma melhoria dos processos de controle das entregas e no arquivamento de toda a movimentação fiscal de forma digital.

A partir do momento que o departamento tributário adota uma plataforma que controla os documentos fiscais é possível consultar NFes e verificar tudo que envolva seu CNPJ.

Sua equipe será capaz de visualizar os dados da nota e, caso haja alguma divergência, corrigir o erro antes mesmo do produto sair com a DANFe, para não haver erros em escala.

Um exemplo bem simples de como uma solução de gestão fiscal ajuda a identificar falhas que atrapalham o compliance fiscal é a identificação de notas emitidas contra o CNPJ e que seu departamento não reconhece. Sua utilização evita o pagamento indevido dos impostos referentes à nota e impede a empresa de até ser citada por participar de uma fraude.

Ganhos diretos do compliance  fiscal com soluções em NF

Ao utilizar uma solução de gestão de documentos fiscais sua empresa será capaz de:

• Baixar diretamente da Secretaria da Fazenda todas as NFes, NFSes e Conhecimentos de Transporte (CTes) emitidas para o CNPJ e as armazena em XML e DANFe;
• Acessar relatórios, filtros e buscas inteligentes por qualquer conteúdo das notas;
• Não depender de e-mails para receber e baixar os XMLs das NFes e CTes;
• Realizar a gestão de documentos em um painel que permite imprimir, buscar e filtrar por critérios que considere interessante para seu controle;
• Fazer a manifestação do destinatário;
• Gerar o fechamento do mês para enviar ao setor contábil ou dar acesso aos responsáveis para que consigam visualizar sua movimentação fiscal.

Ganhos indiretos do compliance  fiscal

Além de garantir o vigor fiscal da empresa, o compliance também traz benefícios indiretos. O primeiro deles é a valorização da marca da companhia.

Atender a todos os processos e controles aumenta o nível de confiança e credibilidade, um impacto extremamente positivo junto a clientes, fornecedores e investidores.

Estar em dia com o Fisco também é sinônimo de ser visto com bons olhos pelas e instituições bancárias. Isso significa limites maiores de crédito com taxas menores, possibilitando o investimento na ampliação dos negócios.

Permite também recuperar e usar créditos do governo sem se preocupar em chamar a atenção por isso.

Outro grande ganho é a padronização de todos os processos e controles dentro do departamento tributário. O compliance fiscal torna sua equipe muito mais produtiva ao melhorar a qualidade dos dados gerados.

O time deixa de correr atrás de papéis que se perdem durante o mês e notas que são esquecidas. O fechamento do mês não atrasa mais, pois acaba o retrabalho com cálculos de tributos que foram feitos de maneira errada e eles são pagos nas datas certas.

Ao alcançar o compliance fiscal você deixará de apagar incêndios e se preocupar com a saúde tributária da empresa. Seu papel se tornará mais estratégico, voltado ao apoio à tomada de decisões que levam crescimento ao negócio.

Para tomar decisões baseadas em informações confiáveis, é necessário contar com ferramentas seguras.

A solução em Notas Fiscais Qive consulta, baixa e armazena Notas Fiscais e outros documentos diretamente da Sefaz e torna o trabalho de compliance fiscal muito mais ágil e eficiente.

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