Como gerir o grande volume de notas fiscais no varejo?

Olhar para os números significa constatar o quanto a tecnologia se tornou importante para o sistema econômico, financeiro e tributário brasileiro. Em 2006 foram emitidas as primeiras Notas fiscais Eletrônicas (NFe). Até meados de 2007, já tinham sido feitas 840 mil emissões desses documentos. Número que chegou a mais de 1 bilhão em 2010.

Hoje existem 1,34 bilhões de emissores e mais de 16 bilhões de NFe em circulação. Em uma década, o número de documentos gerados ficou quase dois milhões de vezes maior. Isso mostra como a adesão ao sistema de fiscalização se tornou eficaz. No entanto, gerar esse documento de modo eletrônico não estimula apenas o controle do Fisco, mas também a gestão da NFe no varejo.

A disponibilidade da NFe permite ao gestor financeiro pensar no desenvolvimento de estratégias que podem abranger, inclusive, a inteligência de mercado. Com o desenvolvimento de sistemas fiscais, a tecnologia se tornou primordial no arquivo, análise e rastreio de documentos. Mas ainda existem empresas que gastam tempo procurando manualmente documentos fiscais, ao invés de investirem em soluções que trazem a consulta da NFe completa e que tornam as rotinas mais produtivas.

Se você ainda tem dúvida quanto à importância da tecnologia na gestão fiscal, entenda quatro pontos que são consequência da melhor forma de gestão de NFe no varejo.

1. Evita erros

Você sabe que deve manter as notas por cinco anos. Em caso de fiscalização, elas podem salvar a sua empresa do pagamento de multas. Já pensou se um fornecedor está sendo fiscalizado e uma simples nota é o que separa a sua empresa de sofrer alguma autuação, sem querer?

Muitas vezes não é fraude, mas a falta de atenção que leva empresas a sucumbirem aos erros diante do Fisco. Não verificar a validade jurídica dos XMLs — que são os formatos de arquivo originais da NFe —, por exemplo, faz a gestão fiscal se tornar um problema administrativo.

Se o Fisco bater à porta, será preciso apresentar o XML validado, com assinatura fiscal e protocolo de autorização. Sem esse respaldo, é bem possível que a receita entenda a posse como contravenção da obrigatoriedade de manifestação do destinatário e como ato nocivo do uso de ferramentas para burlar o sistema e conseguir o XML sem que o caminho legal seja percorrido. Com uma solução de consulta de documentos fiscais automatizada, esses cenários se tornam apenas ficção e não geram drama à gestão de NFe no varejo.

2. Busca e relatórios inteligentes

Você precisa saber quanto de um produto X foi fornecido para a empresa Y. Como resolver essa equação? Cada item presente no XML é um filtro de pesquisa. Isso mesmo, você pode encontrar as NFes por meio de qualquer informação. O que facilita qualquer processo no qual a busca seja necessária, sem a dependência do conhecimento, de cor e salteado, do número de ordem da nota.

Uma plataforma online de gestão e inteligência em documentos fiscais eletrônicos permite a consulta de NFe completa em qualquer lugar. O acesso em nuvem também agrega a possibilidade de crescimento e de geração de relatórios independentemente do local de trabalho. A sua empresa precisa se tornar livre para pesquisar, gerar relatórios e compreender a NFe como documento estratégico, que está muito além da burocracia.

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3. Acaba com a correria em busca de NFes e XMLs

Ficar na mão do fornecedor para receber os documentos originais da NFe é algo impensável diante de um Fisco que se torna cada vez mais refinado quando o assunto é controlar o fluxo de dinheiro no mercado. É preciso ter a disponibilidade da NFe. Sem essa facilidade sua empresa está exposta e corre riscos.

Quando um fornecedor disser que emitiu a nota, não é necessário esperar. Basta acessar o sistema para consultar e fazer o download. Esse mesmo software pode ser usado para Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CTes) e para a DANFe, tudo com apenas alguns cliques. Assim, você pode ter as notas fiscais antes mesmo dos produtos chegarem ou dos serviços terem sido completamente oferecidos.

4. Reconheça a solução para o seu perfil

Busque uma solução que seja pensada para a sua empresa ou para o escritório de contabilidade, mas que, sobretudo, reconheça as diferenças de escopo entre os perfis e processos. Assim, é possível usufruir dos benefícios da automatização da disponibilidade da NFe sem ruídos.

Distinguir entre os dois perfis, da empresa e do escritório de contabilidade, é importante, pois facilita o trabalho de gestores e do especialistas. Tem coisas que não interessam ao CFO (Chief Financial Officer) de uma empresa, mas podem ser essenciais para o contador.

A solução deve oferecer facilidade de pesquisa, com a vantagem de recebimento da NFe antecipadamente e de não depender de fornecedores para ter em mão o XMLs das notas e dos CTe. Tudo isso em uma única interface, na qual seja possível fazer o download automático direto do sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Os sistemas gratuitos disponibilizados pelo governo não são suficientes para fazer a gestão de NFe no varejo, mantendo em dia as finanças da empresa ou dos vários negócios assessorados pelo escritório de contabilidade. Sem a solução certa, que permita o acesso e a transformação da informação em inteligência de mercado a sua empresa apenas alimenta a burocracia.

Experimente a tecnologia e entenda como a disponibilidade da NFe melhora a gestão fiscal e financeira da sua empresa!