Chave de acesso e número da NFe são diferentes

Apesar da digitalização dos documentos fiscais emitidos pelas empresas ter sido implementada para facilitar a vida dos empreendedores e dos contadores, não são poucas as pessoas que ainda encontram grandes dificuldades na hora de emitir, consultar, baixar e armazenar suas Notas Fiscais eletrônicas (NFes).

Além disso, não é incomum que a chave de acesso seja confundida com o número de série da NFe.

Por isso, mostraremos as principais diferenças entre os dois documentos, como são compostos e se, de fato, é necessário ter uma chave de acesso para gerenciar as NFes emitidas por sua empresa.

Continue a leitura para conferir!

Nota Fiscal eletrônica (NFe)

A NFe é um documento emitido após qualquer transação de venda de produtos ou serviços. Sua emissão é obrigatória pela legislação para fins de recolhimento fiscal, monitoramento das atividades comerciais das empresas e proteção – tanto dos empreendedores quanto consumidores – de fraudes.

O número de série de Nota Fiscal eletrônica deve haver sequência obrigatória e a legislação não admite quebra nessa sequência, é necessário informar à Secretaria da Fazenda e inutilizar essa nota fiscal que esteja fora da sequência numérica até o décimo dia do mês seguinte à essa quebra.

O Portal da NFe diz:

O modelo da NFe é o 55. A série abarca a numeração 001 a 999, sendo que as séries de número 890 a 899 de uso exclusivo para emissão de NF-e avulsa (quando permitida pela SEFAZ); e as séries de número 900 a 999 de uso exclusivo de NF-e emitidas em contingência e autorizadas no Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN.

Independentemente do tipo de operação, a numeração da NFe será sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.

O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NFe, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO (modelo 6).

A NFe documenta a transação e pode ser consultada diretamente do portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou por meio de plataformas de gestão fiscal.

Chave de acesso da NFe

Se você está se perguntando se o número da NFe é o mesmo que o da chave de acesso, a resposta é: não.

A chave de acesso, basicamente, é um número com 44 posições que serve para identificar uma determinada NFe. Essa chave está presente tanto no arquivo XML quanto no Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica, o DANFe.

Entretanto, o número da NFe é um dos componentes da chave de acesso, contendo 9 posições.

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Como é formada a chave de acesso de um documento fiscal eletrônico?

Basicamente, a chave de acesso de um documento fiscal eletrônico – seja ele uma NFe, CTe, MDFe ou NFCe – é formada pelos seguintes dados:

• CNPJ: CNPJ do emitente;

• cUF: código da UF do emitente do documento fiscal;

• AAMM: ano e mês de emissão da NFe;

• Série: número de série do documento fiscal eletrônico;

• Mod: modelo do documento fiscal eletrônico;

• tpEmis: forma de emissão da NFe;

• nNF: número do documento fiscal eletrônico;

• cDV: dígito Verificador da chave de acesso;
• cNF: código numérico que compõe a chave de acesso.

É possível consultar, baixar e armazenar NFe sem chave de acesso?

Para facilitar o trabalho tanto do contador quanto do gestor responsável pelos documentos fiscais da empresa, a Qive possibilita que as consultas possam ser realizadas diretamente da Sefaz, sem que a inserção da chave de acesso seja necessária.

Para isso, é preciso acessar a plataforma de gestão fiscal automatizada da Qive. Por meio do software, é possível consultar, baixar e armazenar todos os documentos fiscais eletrônicos de forma automatizada, prática e eficiente.

Além disso, o programa oferece benefícios como:

• gerenciamento de documentos fiscais;

• fácil acesso aos arquivos no sistema – sistema de filtragem por número de CNPJ emitente, empresa emitente ou por notas específicas;

• sem limite de consultas de Ne por mês;
• diferentes usuários podem ser cadastrados no sistema, para facilitar a gestão e o acesso dos responsáveis pela administração de tributos da empresa.

Ainda tem dúvidas sobre como consultar seus documentos fiscais sem chave de acesso por meio de um sistema inteligente e automatizado? Então entre em contato com a gente para saber mais!