5 benefícios da automação contábil para a sua empresa

Muitos pesquisadores e analistas acreditam que os processos contábeis e a profissão como um todo estão na mira da automação. Pesquisas apontam que não é mais uma questão de se a automação contábil terá um papel na profissão — agora é sobre como exatamente a automação influenciará a contabilidade.

Basicamente, a automação contábil é o uso de softwares para concluir as tarefas contábeis tradicionais. Automatizar o fluxo de trabalho de contabilidade pode economizar tempo e ajudá-lo a garantir que suas finanças sejam o mais precisas possível. Por isso, vamos falar sobre alguns dos motivos pelos quais a automação contábil é uma das melhores coisas que já aconteceram para a profissão de contabilidade.

O que é automação contábil

A automação contábil pega os elementos mais manuais da rotina de contadores e faz automaticamente, muitas vezes instantaneamente. Também conhecido às vezes como software de contabilidade computadorizado, esses sistemas processam os números e rastreiam as transações para você.

O objetivo é simplificar as coisas que antes eram excessivamente complexas e tornar o processo de contabilidade mais suave em geral.

Vamos a um exemplo prático: já parou para pensar quantas horas os contadores gastam atrás de notas fiscais e seus processos? Uma pesquisa feita com os usuários da Qive, software de gestão de notas fiscais, mostra que, antes de usarem uma solução de consultas automáticas de NFes, colaboradores chegavam a gastar mais de 2 horas diárias buscando NFes.

Perceba que a solução de automação contábil proposta pela Qive consegue remover os aspectos menos eficientes do trabalho de um contador? Deste modo, o profissional ganha horas a mais para análise, estratégia e interações humanas.

Em suma, a automação pode fazer o trabalho pesado.

Agora, vamos examinar alguns dos grandes benefícios do software de contabilidade automatizado em um momento.

5 benefícios da automação contábil 

Maior produtividade 

Um dos aspectos mais interessantes da automação é o aumento da produtividade. Mesmo que sua empresa tenha uma equipe de contabilidade de apenas uma ou duas pessoas, as soluções automatizadas podem liberar seu tempo e energia. A automação contábil abre mais tempo para você fazer o que realmente deseja, seja orientando melhor os clientes, prospectando novos negócios ou oferecendo mais consultorias de outros aspectos contábeis.

Quer melhorar a produtividade do seu escritório ou setor contábil? Leia nosso artigo: Como a Qive ajuda na produtividade contábil.

Relatórios mais precisos 

Embora a produtividade seja um motivo importante para os contadores adotarem a automação, as falhas humanas também são uma razão do aumento contínuo da automação nessa profissão.

A tecnologia e a inteligência artificial são relativamente livres de preconceitos humanos e não são influenciadas por distrações que podem levar a erros de digitação ou arredondamento.

Claro que todos nós nos esforçamos para ser perfeitos em nosso trabalho, mas a realidade é que a perfeição é impossível. Os seres humanos cometem erros e a automação pode ajudar a reduzir o espaço para erros. 

Leia: 7 relatórios que um contador pode entregar aos seus clientes.

Mais foco na entrega de insights de dados

Ao automatizar o sistema fiscal, seu funcionário pode desenvolver melhor e mais rapidamente o trabalho, seja realizando gestão de custos, planejamento tributário, dando apoio de gestão aos clientes, entre outros. Um software pode fornecer insights aos contadores que, com as expertises, podem transformar dados em insights valiosos. 

Armazenamento seguro de arquivos

Empresas e escritórios de contabilidade precisam lidar com o armazenamento de diversos documentos fiscais importantes como NFes, CTes e NFSes, que exige um alto nível de segurança e organização. Além disso, a legislação brasileira exige que notas fiscais devem ser armazenadas por 5 anos mais o ano vigente. Não armazenar notas fiscais pode acarretar multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentada numa fiscalização.

Com a tecnologia e a digitalização desses documentos, hoje há a possibilidade de armazenamento em nuvem. Um tipo de armazenamento não apenas mais seguro, mas também acessível de qualquer lugar, permitindo que você mantenha o controle e compartilhe informações financeiras a qualquer momento. Portanto, não há mais necessidade de vasculhar papéis e gastar dinheiro com espaços físicos de armazenamento.

Integrações em tempo real

Quanto mais você digitalizar os processos da empresa, melhor poderá usar essas soluções em conjunto. Sua ferramenta de folha de pagamento se integra à sua plataforma de contabilidade, que também recebe informações do seu software de gerenciamento de despesas e assim por diante. Dessa forma, você tem dados atualizados e precisos em todas as plataformas.

A soluçãa Qive

A Qive é uma plataforma de consulta, download e exploração de documentos fiscais.

A plataforma baixa em formato XML sem a necessidade de Chave de Acesso e armazena esse e outros documentos fiscais, como NFSe, NFCe e CTe momentos após serem emitidos pelo fornecedor.

Isso permite à empresa ter autonomia sobre todos os documentos fiscais e não ficar dependente de e-mails para obter o arquivo XML das NFes que talvez nem chegariam ao seu conhecimento.

Uma solução como a Qive ainda permite um gerenciamento de Notas muito mais eficiente e poupa os departamentos fiscal e contábil de ter surpresas desagradáveis numa fiscalização da Receita Federal.

Consulte, faça download e armazene todas as Notas Fiscais emitidas contra o seu CNPJ em nuvem com segurança. Além disso, crie relatórios personalizados que te ajudarão a transformar os dados das Notas Fiscais em informações valiosas para gerar insights estratégicos. 

Você pode fazer o teste grátis na plataforma. Não há a necessidade de cartão de crédito e você pode começar a experimentar os benefícios agora mesmo!

Conclusão 

Já se foi o tempo em que se passava incontáveis ​​horas inserindo dados em uma planilha do Excel. Graças ao aprendizado tecnológico e à inteligência artificial, os processos contábeis foram completamente reinventados para a era digital. Soluções de automação contábil permitem a otimização do tempo e minimizam trabalhos manuais.

Essas soluções diminuem as chances de erros tributários e a falta de escrituração de notas, por exemplo, o que previne multas fiscais e financeiras, além de transtornos que envolvem outros departamentos, como a interrupção de entregas e serviços. 

A automação deve ser vista como algo altamente estratégico para a empresa, pois garante compliance fiscal, escrituração efetiva, redução ou readequação de headcount.

E, embora concordemos com os especialistas que as tarefas repetitivas serão substituídas pela automação, acreditamos que esse nível de automação amplifica o talento, em vez de substituí-lo.

Se quer saber mais sobre a automação contábil, leia nosso artigo “6 motivos para automatizar a consulta de XML”. 

E, para começar a experimentar os benefícios da automação contábil, faça o teste grátis da Qive!