A eXtensible Markup Language é o significado da sigla XML. Trata-se de uma linguagem criada em meados da década de 1990. O World Wide Web Consortium (W3C), entidade que formalizou o WWW na internet comercial, começou a trabalhar em uma linguagem de marcação que combinasse a flexibilidade da SGML com a simplicidade da HTML.
O princípio do projeto era criar uma linguagem que pudesse ser lida por software, e integrar-se com as demais linguagens. Sua filosofia seria incorporada por vários princípios importantes, como separação do conteúdo da formatação, simplicidade e legibilidade tanto para humanos quanto para computadores, possibilidade de criação de tags sem limitação, criação de arquivos para validação de estrutura (chamados DTDs-Definição de Tipos de Documentos), interligação de bancos de dados distintos, além da concentração na estrutura da informação e não na sua aparência.
Este é o princípio da linguagem XML. Ele surgiu quando a internet TCP/IP se popularizou, funcionando descentralizada como é hoje, diferente da BBS e de outras redes.
Vamos saber tudo o que pode ser conhecido sobre XML online e como ele se envolve com as Notas Fiscais eletrônicas (NFes) e outros documentos fiscais importantes para todos os tipos de empresas.
Como abrir um arquivo XML
Se você abrir um documento XML no Bloco de Notas do seu sistema operacional, ele provavelmente será ilegível ou estará completamente desconfigurado, dificultando ou mesmo impossibilitando sua leitura. Para que sejam lidos de forma apropriada, eles necessitam de leitores específicos.
Caso o seu arquivo XML seja referente à Notas Fiscais eletrônicas (NFes), ele pode ser aberto pelo leitor disponibilizado pela Receita Federal que está disponível para Windows e Linux.
Trata-se do Visualizador de Documentos Fiscais eletrônicos (DFes), que roda tanto em Windows quanto Linux. Ele funciona para Nota Fiscal Eletrônica(NFe) e Conhecimento de Transporte Eletrônico(CTe).
Há também opções de leitor de XML na internet e alguns deles até dispensam a instalação e facilitam a vida de quem precisa visualizar o conteúdo destes arquivos rapidamente. Isso corta caminhos para otimizar a gestão dos seus documentos fiscais.
Temos um post com todos os detalhes de 6 leitores de XML e suas principais informações e links.
O Leitor XML permite ler e visualizar arquivos XML enviados para o site sem grandes opções de configuração, enquanto FreeNFE é usado para visualizar e converter o arquivo XML para PDF. E o XML Viewer, além de permitir a visualização, permite formatar e converter arquivos com facilidade.
Existem também outras opções de conversores de XML. Para converter arquivos nesta linguagem para outros formatos mais amigáveis para leitura em dispositivos móveis como o PDF, também é possível encontrar soluções online práticas como sites e páginas específicos.
Neles, o usuário só precisa enviar o arquivo e aguardar a conversão para depois baixar o arquivo XML no formato desejado e adaptado para leitura.
Saiba um pouco mais sobre eles.
O primeiro é o XML Grid, que permite converter arquivos XML no formato CSV de forma bem simples. O Cool Utils é outro programa que dá para converter arquivos XML para diversos tipos de formato. Alguns deles são PDF, TIFF, JPG, HTML, entre outros.
Consulta NFe em XML online através da Sefaz
O Portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) permite que você consulte suas notas num formato XML. Tudo é feito de forma online. E isso requer alguns passos. Veja:
Primeiro é necessária uma Chave de Acesso. Como isso funciona? Para você chegar até a NFe, deve fornecer o número de 44 dígitos presentes no DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica).
Deixe o código impresso ao lado e digite os seis caracteres da imagem. Essa informação ajuda a evitar consultas por programas automáticos, que dificultam a utilização do aplicativo pelos demais contribuintes. Trata-se do código captcha, colocado para sua segurança.
A consulta ocorre corretamente caso seu navegador esteja habilitado para gravação de “cookies”. O dado é necessário para a melhor performance do site da Sefaz.
Repositório online de XML
Aplicações e serviços pagos permitem que seus arquivos XMLs, criados pelos emissores de NFes, sejam enviados por email a mais de um destinatário. Os dados ficam armazenados em uma conta FTP dentro de servidores.
O que estes repositórios podem ajudar? Eles permitem configurar rapidamente os e-mails para os quais você desejar enviar o XML, possibilitando a adaptação em diferentes software. O único problema é que o servidor que guarda os dados precisa ter tecnologia de segurança para o correto sigilo de informações.
Segurança implica backups diários por um mecanismo automatizado, sem a intervenção do usuário. Isso normalmente permite acesso a um painel de consulta das NFe enviadas, acessível por um contador ou pelo cliente, o destinatário da nota fiscal.
Como você pode gerar o DANFE/DACTE
O site WebDANFe permite gerar o DANFe do XML de maneira gratuita. Basta colocar o próprio arquivo XML da NFe ou a sua chave de acesso para gerar o arquivo.
E para abrir uma Nota Fiscal eletrônica (NFe), gerar um DANFE e imprimir, é necessário obter do seu ERP, fornecedor ou cliente o arquivo XML da nota fiscal eletrônica (xxxxxx-proc-nfe.xml).
Além disso é necessário o arquivo XML da Carta de Correção (xxxxxx-procEventoNfe.xml) e o arquivo XML do CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) para o DACTe ou a chave da NFe (1111-2222-3333-4444-5555-6666-7777-8888-9999-0000-1234)
Tendo um dos itens, insira ou arraste no site para clicar em Gerar DANFe em formato PDF.
Como visualizar e gerar CCe centralizado
Para gerar o PDF usando o XML autorizado pela Sefaz, basta baixar e salvar em uma pasta do seu computador. Na opção abaixo basta clicar em Procurar e encontre o arquivo que salvou em seu computador
Por fim, basta clicar em Gerar CCe em PDF. Desta forma você gera a Carta de Correção eletrônica (CCe).
O que pode ser impresso e tem validade jurídica
XML é realmente o formato digital das notas e dos arquivos fiscais. Mas há outras informações que precisam ser conservadas impressas.
Documentos fiscais que continuam valendo em meio papel são: Nota Fiscal de Prestação de Serviço; Cupom Fiscal; Nota Fiscal de Venda a Consumidor (modelo 2); Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A, usadas exclusivamente para acobertar as prestações de serviços sujeitas ao imposto municipal.
As notas devem ser conservadas e armazenadas enquanto não se esgotar o estoque, desde que autorizado esse procedimento pelo município de jurisdição do fornecedor. Os documentos fiscais devem ser guardados por cinco anos, assim como os XMLs que precisam ser guardados também por esse período.
A identidade visual do DANFe
É importante saber o visual do documento fiscal. A identidade é fundamental para saber quais informações são importantes conter e como ele é importante para o gerenciamento dos XML.
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe) é uma síntese da NFe. Na prática, ele serve como forma de facilitação à consulta da nota no site da Sefaz ou Ambiente Nacional da Receita Federal do Brasil (RFB).
A folha do documento deve conter as seguintes informações:
- Dados do emitente (por exemplo: razão social, inscrição estadual, CNPJ e Inscrição Estadual de Substituto Tributário);
- Especificação de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;
- A série da NFe;
- O número da NFe;
- Total de folhas do documento;
- Se a operação é de entrada ou saída;
- Código de barras
- Chave de acesso
O documento normalmente está impresso em papel comum e tem o tamanho mínimo de A4 (210 x 297 mm) e máximo de ofício 2 (230 x 330 mm).
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Volume alto de arquivos XML
Quando se trata de um ou duas notas fiscais faturadas contra seu CNPJ diariamente, é possível consultar NFe manualmente, mesmo que essa opção não seja a mais indicada e segura.
Agora, quando se tem um volume mais elevado de documentos fiscais de compras, a consulta manual acaba se tornando um trabalho cansativo que abre brechas para erros e falta de documentos importantes para o fechamento do mês.
A consulta manual te impede de identificar se existem notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ de sua empresa e que você não esteja recebendo e-mail. Isso impede de escriturar documentos importantes, saber se sua empresa realmente realizou aquela compra ou contratou um serviço ou mesmo se os impostos citados na nota fiscal estão corretos e você não pagará tributos à mais ou à menos.
A facilidade de processos via Qive
A solução em documentos fiscais Qive permite consultar NFes, baixar as NFes em formato XML sem a necessidade de Chave de Acesso do DANFe e armazenar esse e outros documentos fiscais, como NFSe, NFCe e CTe momentos após serem emitidos.
Isso te permite ter liberdade e não ficar dependente de e-mails para obter o XML das NFes que talvez nem chegariam ao seu conhecimento.
Uma solução como a Qive te permite uma gestão de documentos fiscais muito mais eficiente e poupa seu departamento fiscal e contábil de ter surpresas desagradáveis numa fiscalização da Receita Federal.
Agora que você já sabe como funciona o XML, acesse o nosso guia completo e saiba tudo sobre as Notas Fiscais eletrônicas!
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