Saiba mais sobre arquivo XML do que seu chefe

O arquivo XML da NFe é o documento digital válido que deve ser escriturado e armazenado pelas empresas, para controle do Fisco.

Muito já se sabe sobre o arquivo XML e seus benefícios, porém hoje mostraremos tudo o que você precisa saber para mostrar ao seu chefe que sabe mais sobre o arquivo XML do que ele.

O que significa arquivo XML

A sigla é um acrônimo para Extensible Markup Language. Trata-se de uma linguagem de marcação desenvolvido pelo W3C, um consórcio internacional que cria soluções para a web. As informações da nota ficam armazenadas em XML. A extensão permite que você guarde notas fiscais emitidas e recebidas por cinco anos com mais facilidade, sendo que o estoque é obrigatório por lei.

O XML é um pouco semelhante ao HTML. O primeiro é mais utilizado para dados, enquanto o segundo serve para exibi-los. Além disso, a linguagem HTML usa “tags” pré-definidas, como <p> ou <h1>, enquanto o XML usa as tags que o criador precisar, dependendo de um leitor.

Como criar uma Nota Fiscal eletrônica (NFe) ou um Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) em XML?

O arquivo XML da NFe é gerado na emissão de uma Nota Fiscal. As NFes podem ser emitidas gratuitamente, desde julho de 2017 o aplicativo para emissão está disponível no site do Sebrae e não mais no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). O CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) também é gerado da mesma forma.

Como criar uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe) em XML?

De maneira diferente, as NFSes são emitidas através de formatos específicos das prefeituras. A Nota Fiscal de Serviço eletrônica foi desenvolvida com o objetivo de substituir a Declaração de Serviço, relacionada à cobrança do Imposto sobre Serviços (ISS). Cada prefeitura tem a liberdade de desenvolver seu próprio projeto fiscal nesta organização.

Como consultar o arquivo XML da NFe, CTe e NFSe?

A Secretaria da Fazenda disponibiliza um aplicativo para a consulta gratuita do arquivo XML das NFes e CTes. Porém, para que essa consulta seja realizada, é necessário ter as chaves de acesso das notas, o certificado digital da empresa e a digitação do captcha, nota por nota.

Esse processo manual demora muito tempo e faz com que o contribuinte perca a produtividade.

Além disso, a NFSe deve ser consultada no portal de cada prefeitura, não existe um processo gratuito e centralizado.

Para resolver esse problema existe uma plataforma que consulta tanto NFes e CTes diretamente da Secretaria da Fazenda (sem a necessidade da chave de acesso), quanto as NFSes de mais de 150 prefeituras.

Segurança ao baixar XML

Fique atento pois, qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital merece atenção para a questão da segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal.

Sites como Fsist e outros basicamente quebravam o captcha e baixavam a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido.

Fazendo um procedimento sem segurança e sem o certificado digital a empresa pode estar expondo suas informações, e de seus clientes, a terceiros mal intencionados.

Se você baixa XML sem certificado digital em sites desconhecidos e que não têm a credibilidade dos usuários, você pode estar expondo suas informações a vírus e roubo de informações, já que não ocorre nenhuma autenticação da Sefaz. Com o Qive Lite o contador tem acesso aos XMLs sem certificado digital e essa autenticação ocorre.

O XML permite que seu negócio mantenha-se regularizado com a lei

Muitas dúvidas surgem quanto ao tempo que os documentos fiscais de uma empresa precisam ser guardados, o que leva a maioria dos gestores a acumularem volumosas pilhas de papéis em seus escritórios, gerando uma série de inconvenientes na gestão e, é claro, gastos adicionais com armazenamento.

Em muitos casos, as notas também acabam sendo extraviadas por conta de problemas na logística, deixando o negócio vulnerável a riscos com a lei, caso o Fisco decida visitar o empreendimento para realizar uma fiscalização.

Gerir os arquivos XML digitalmente permite que todos os arquivos sejam armazenados em forma de dados no sistema, descartando a necessidade armazenamento físico, além de facilitar a consulta das informações, que podem ser acessadas automaticamente pelo sistema.

Através dos documentos fiscais eletrônicos o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), entre outras obrigações, foram viabilizadas. A qualidade da autuação da Receita Federal melhorou muito, no primeiro semestre de 2017 foram cerca de R$ 73 bilhões de créditos tributários.

O arquivo XML deve ser armazenado

Imprimir o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) – que não tem nenhuma validade jurídica – serve somente para ver o arquivo XML em um layout resumido e acompanhar a mercadoria no transporte, não precisa ser armazenado.

Ao armazenar os seus arquivos XML é preciso preocupar-se com a segurança. Armazenar em um local físico, como o computador, pode ser uma cilada! Vírus podem atacar esse dispositivo a qualquer momento, além da perca de documentos, se não houver o devido cuidado.

Armazenar na nuvem, além de todos os profissionais da empresa, da contabilidade e do fisco terem acesso às suas notas de maneira prática, eficiente e segura, isso também garante a segurança contra as ameaças citadas acima.

Isso agiliza os processos da empresa de forma muito mais sustentável, reduz a possibilidade de perda dos dados e mantém os seus arquivos sempre à mão, permitindo que sejam acessados de forma automática pelo sistema.

É possível guardar inúmeros documentos fiscais em formato XML na nuvem e acessá-los posteriormente na internet, descartando a necessidade de guardá-los fisicamente em um HD ou em uma máquina.

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Existem multas por falta de XML

O que pode ocorrer se o contribuinte não guardar o arquivo XML por cinco anos, como pede a lei? Pode haver uma cobrança dos créditos fiscais e multa por falta de documento fiscal.

Neste caso, a ausência de arquivo XML conta como ausência de documentação. Cada unidade federativa do Brasil define o valor da multa por falta de arquivo fiscal.

Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.

No estado de São Paulo as multas estão catalogadas no artigo 527 do Regulamento do ICMS e são precificados por UFESP, a Unidade Fiscal do Estado de São Paulo. O Valor da UFESP em 2017 corresponde a R$ 25,07.

Confere o que diz o inciso IV do artigo 527 do RICMS/00 – Infrações relativas a documentos fiscais e impressos fiscais:

“j) extravio, perda ou inutilização de documento fiscal, bem como sua permanência fora do estabelecimento em local não autorizado ou sua não-exibição à autoridade fiscalizadora – multa no valor de 15 (quinze) UFESPs por documento.

XI – outras infrações:

f) não exibição à autoridade fiscalizadora de documentos comerciais, trabalhistas ou previdenciários, bem como de documentos que dêem suporte aos lançamentos efetuados nos livros contábeis – multa equivalente ao valor de 15 (quinze) UFESPs por documento, caso seja possível sua quantificação, ou de 500 (quinhentas) UFESPs nas demais hipóteses;

g) falta de prestação de informação sobre a confirmação da operação ou prestação de serviços – multa equivalente a 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 15 (quinze) UFESPs, por documento;

Assim, em 2017 no Estado de São Paulo, o contribuinte que deixar guardar o arquivo XML da NF-e poderá ser autuado em R$ 376,05 (15 x R$ 25,07) por documento (alínea J do inciso IV do Art. 527 do RICMS/00)”.

Reduz a burocracia para o contador

O primeiro a ser prejudicado quando os processos fiscais envolvem muita burocracia é o contador. Uma empresa que não adota as melhores práticas de gestão e não realiza seus processos digitalmente dificulta o trabalho desse profissional, fazendo com que ele precise realizar o serviço de forma manual, demandando muito mais esforço e reduzindo a produtividade.

Com controle digital e automatizado, o contador sequer precisa ter contato com o pessoal com a empresa, já que os dados são integrados a um único sistema, o que permite que ele tenha acesso a todos os arquivos XML da companhia sem precisar sair de seu escritório.

O arquivo XML pode gerar inteligência de negócio

Se você tem uma plataforma de consulta e armazenamento de documentos fiscais que pense no crescimento da sua empresa, conseguirá centralizar as informações das NFes emitidas e de todas as notas emitidas contra o CNPJ da empresa.

Com esses dados é possível filtrar as NFes recebidas e emitidas e avaliar o giro de estoque, ou seja, quanto de determinado produto você está comprando e o quanto tem vendido, assim como avaliar a margem de lucro dessa relação de compra e venda.

Se você é um analista fiscal e quer entregar valor ao seu trabalho, ofereça soluções funcionais e mostre como isso pode afetar positivamente no desempenho de todos da equipe.

Através da ideia desse primeiro relatório, ainda é possível avaliar se comprar certa quantidade de algum produto está sendo vantajoso para a empresa e assim reavaliar o contrato com o fornecedor.

Nas NFes transportadas você pode levantar os custos que tem com transporte separando por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte. Além disso ainda pode separar as mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais você mais usa, por custo e por volume de entregas.

Analisando o Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTe) é possível saber quantas e quais NFes foram carregadas naquele frete e também conversar com a transportadora para uma possível revisão de contrato, mostrando com provas concretas que isso favorecerá ambos os lados.

Se você ficou com alguma dúvida deixe sua mensagem nos nossos comentários.